¿Qué es DMAIC?

Aprende la metodología DMAIC para que puedas utilizar los datos a fin de crear mejoras de los procesos reales en tu organización.

¿Qué es DMAIC?

DMAIC es un enfoque de resolución de problemas basado en datos que ayuda a realizar mejoras y optimizaciones incrementales en los productos, diseños y procesos comerciales. Fue creado en los años 1980 como parte de la metodología Six Sigma por el ingeniero de Motorola, Bill Smith. El enfoque Six Sigma fue diseñado para impulsar la mejora continua de los procesos de fabricación utilizando datos y estadísticas.

¿Cuáles son los diferentes pasos del proceso DMAIC?

DMAIC tiene 5 pasos interconectados: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Cada fase está concebida para tener un efecto acumulativo: basarse en la información y los datos generados en las fases anteriores y repetirse en varias iteraciones.

  • Definir: la fase Definir establece qué es un problema y qué se necesita para lograr una solución. Esta parte del proceso es donde se establece claramente el problema, el objetivo final y el alcance que se necesitará para lograrlo. Esta fase ayuda a comprender el proceso en su totalidad y qué elementos son críticos para la calidad, también conocidos como “CTQ”. Las entradas y salidas se suelen trazar con un diagrama SIPOC, que es una sigla en inglés que significa proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Esta información se suele plasmar en un documento de definición de un proyecto, que establece la forma de tu proceso DMAIC.
  • Medir: una vez que hayas entendido el problema de tu proceso, debes definir cómo vas a observar los cambios que le hagas. Por supuesto, con un enfoque basado en datos, tener buenos datos es esencial para el proceso DMAIC. Como tal, el propósito de la fase Medir es establecer el rendimiento actual del proceso y los datos que se analizarán. A partir de allí, puedes utilizar un plan de recopilación de datos para supervisar tu rendimiento a medida que realizas cambios y para comparar al final del proyecto.
  • Analizar: ahora deberías tener una base de referencia de datos que puedas utilizar para comenzar a tomar decisiones sobre tu proceso. Como es de esperar, la fase Analizar es el momento perfecto para revisar esos datos. Aquí, los miembros de tu equipo y tú elaborarán un mapa de proceso actual usando tus datos para comprender dónde comienzan los problemas en tu proceso. Aunque algunos proyectos de Six Sigma utilizan herramientas más complicadas para ello, los diagramas de cola de pescado y los gráficos de Pareto son métodos perfectamente suficientes y que suelen utilizarse para realizar análisis de causas principales. Una vez que hayas identificado varias causas principales, es hora de incluir a tu equipo. Haz que voten para decidir dónde debe avanzar el enfoque de tu proceso DMAIC.
  • Mejorar: por último, es hora de empezar a hacer mejoras reales en tu proceso. En la fase Mejorar, debes trabajar con tu equipo para encontrar soluciones creativas que puedan implementarse y medirse dentro del proceso DMAIC. En este punto, la lluvia de ideas y las reuniones efectivas son críticas para tu equipo. Una vez que tienes soluciones en mente, debes probarlas, someterlas a prueba de fallas e implementarlas. Los ciclos Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o “PDCA” son un método común para esto, combinado con el Análisis de modo de fallas y efectos, o “FMEA”, para anticipar posibles problemas. Esta información debe incluirse en un plan de aplicación detallado, que puede utilizarse para guiar la aplicación de las soluciones en tus procesos.
  • Controlar: el último paso de la metodología DMAIC puede ayudarte a verificar y sostener el éxito de tus soluciones para el futuro. En la fase Controlar, tu equipo debe crear un plan de supervisión y control para reevaluar continuamente los impactos de los cambios de proceso implementados. Al mismo tiempo, debes crear un plan de respuesta para actuar en caso de que el rendimiento comience a disminuir de nuevo y aparezca un nuevo problema. Poder volver a mirar cómo se realizaron las mejoras y qué soluciones se diseñaron puede ser un recurso invaluable. En estos momentos, es fundamental tener la documentación adecuada y el control de versiones en el proceso de mejora.

Si ya sabes un poco sobre la DMAIC, puede que hayas oído hablar sobre un paso inicial diferente, conocido como la fase Reconocer. Este paso implica la selección del proyecto o problema correcto que se abordará en primer lugar, ya que es posible que no todos los proyectos necesiten un enfoque tan riguroso como la DMAIC.

¿Cuáles son las ventajas de la DMAIC?

En la industria, el atractivo de Six Sigma y de la DMAIC fue su capacidad para impulsar un enfoque de fabricación óptimo. El objetivo era eliminar los desechos, los defectos y la sobreproducción en la medida de lo posible; el nombre Six Sigma se deriva en realidad del modelo estadístico utilizado. En estadística, una desviación estándar también se denomina “Sigma” o σ. Los fabricantes descubrieron que cuantas más desviaciones estándar hubiera entre sus límites de calidad media y aceptable, menos probable sería que superaran esos límites. Así, Six Sigma, o seis desviaciones estándar, se convirtió en el patrón de oro para definir los límites de producción, reducir la cantidad de defectos y mejorar los procesos.

En términos estadísticos reales, tener calidad Six Sigma significa tener una tasa de defectos de 3,4 por millón de oportunidades en tus procesos. Algunas industrias, como la farmacéutica o la aeronáutica, pueden utilizar un nivel Sigma aún más alto en la producción debido a las posibles consecuencias de los defectos.

Este enfoque estadístico para la mejora de los procesos, junto con otras metodologías, como Kaizen, fue fundamental para impulsar la mejora de la fabricación en los años noventa y en la primera década del 2000. Pero ¿cómo se aplica la DMAIC a otras industrias hoy en día?

El principal beneficio de la DMAIC es ser un enfoque increíblemente riguroso para solucionar problemas. Los experimentos con nuevos procesos o cambios en los flujos de trabajo a menudo pueden terminar no dando respuestas definitivas sobre lo que ha cambiado, sin importar el negocio del que se trate. Sin embargo, al utilizar la DMAIC, un enfoque basado en datos con objetivos y etapas definidos y diseñado para evaluar objetivamente si los cambios en el proceso han sido positivos, se está en mejor posición para evaluar el progreso mensurable. Ya sea que se trate de identificar las verdaderas causas de los problemas o los impactos reales de los experimentos, la DMAIC te equipa con los datos para hacerlo.

La DMAIC proporciona un marco estandarizado y estructurado para hacer el cambio, y el claro enfoque de 5 pasos mantiene a todos al tanto de cada etapa del proceso. Esto te permite producir documentación para resumir todas las decisiones adoptadas y los progresos realizados, de modo que puedas desplazarte sin problemas de un paso a otro. Y, al tener un proceso definitivo, puedes ayudar a guiar a los equipos en lo que se refiere a cuáles son sus objetivos actuales y hacia dónde se dirige su trabajo.

Una de las mejores cosas de la DMAIC es que es un proceso muy repetible diseñado para ser continuo. La fase Controlar del proceso requiere que los propietarios de este sigan supervisando los efectos de la optimización. Con un plan de supervisión de datos ya en marcha, los nuevos datos de proceso forman naturalmente la base de referencia de una nueva fase Medir. Tu plan de respuesta también podría combinarse con un nuevo proceso de la DMAIC en caso de que las mejoras iniciales no logren mantener el rendimiento. Como tal, la metodología DMAIC puede identificar continuamente problemas o impactos en el rendimiento, con un método para abordar de inmediato esos problemas.

De este modo, el marco de la DMAIC proporciona un enfoque estructurado que puede guiar a tu organización a través de optimizaciones repetidas e incrementales de los procesos comerciales. No importa en qué sector estés o el tamaño de tu equipo u organización, es un método probado para impulsar mejoras continuas en el rendimiento.

¿Cuándo debes usar la DMAIC?

Como ya se ha mencionado, un ajuste común de la DMAIC es la fase Reconocer agregada: un período para identificar si un problema es adecuado para la DMAIC. La razón de este paso es que la DMAIC es un proceso que necesita un nivel elevado de alineación y esfuerzo, así como tiempo para comprenderlo. Una organización debe implementar y practicar la DMAIC para ver cómo funciona mejor para sus equipos, su industria y con su cultura organizacional. Al mismo tiempo, las organizaciones deben considerar dónde asignar mejor sus recursos: ¿qué proceso o equipo se beneficia más de la DMAIC?

Como tal, no es necesariamente la opción a la que hay que recurrir por cualquier cuestión o problema. Si se puede identificar un problema de proceso y se dispone de una solución sencilla respaldada por datos convincentes, tal vez no sea necesario un proceso DMAIC completo.

No obstante, cuando el problema del proceso es complejo o implica un alto riesgo —quizás cuando no se puede permitir una disminución del rendimiento— la DMAIC es el enfoque preferible. Incluso si los costos de los recursos son más altos, la DMAIC asegura que se siga el procedimiento y que no se omitan pasos cruciales, lo que aumenta las posibilidades de una aplicación exitosa.

Mejora de los procesos con la DMAIC

Puede ser desalentador intentar un proyecto DMAIC por primera vez, sobre todo si hay problemas importantes que tu organización debe resolver. Lo que es fundamental comprender con la DMAIC es que no es un enfoque de prácticas recomendadas para tu organización o negocio. Más bien, es un proceso de descubrimiento que permite encontrar las prácticas recomendadas para tus equipos y organización a través de la iteración y la mejora incremental. Si bien no todos los problemas a los que se enfrenta tu organización requerirán la DMAIC, su introducción puede comenzar a impulsar un cambio real y mejoras en tus procesos, lo que, en última instancia, puede conducir a un éxito significativo para tu empresa.