Control efectivo de versiones de documentos

Ayuda a tus equipos a establecer un sistema de control de versiones que les permita trabajar siempre con las versiones más actualizadas de sus archivos.

Trabajar con control de versiones

Hoy en día, los equipos de las organizaciones colaboran entre departamentos, oficinas, fronteras y zonas horarias, y todos trabajan a partir del mismo conjunto de documentos. A pesar de lo común que es esta configuración, estos mismos equipos todavía tienen dificultades para manejar las diferentes versiones de sus archivos de trabajo. ¿Cuántos documentos etiquetados como "FINAL" son seguidos rápidamente por "FINAL V2"? Si tu equipo está perdiendo tiempo localizando los archivos más recientes y rastreando los cambios, puede que se haya demorado mucho en establecer un sistema de control de versiones adecuado.

Entonces, ¿qué es exactamente el control de versiones?

El control de versiones es el proceso de administrar diferentes versiones de los archivos a lo largo del tiempo, lo cual se hace normalmente usando un sistema de control de versiones. Aunque pueden haber aparecido originalmente en el desarrollo de software para gestionar los cambios de código, los sistemas de control de versiones no son tan complicados como parecen. Podría ser simplemente un software que rastrea los cambios y permite acceder a todas las versiones anteriores de un archivo en cualquier momento. Un sistema de control de versiones también podría ser un conjunto de reglas para trabajar con archivos, como una arquitectura de carpetas para almacenar diferentes versiones por separado.

Estos diversos usos van mucho más allá de la creación de código. Por ejemplo, el control de versiones de documentos podría ayudar a un escritor a manejar diferentes borradores de contenido o a un diseñador gráfico a seguir los cambios realizados en un archivo de diseño.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos con control de versiones

Hay una variedad de enfoques que puedes adoptar para el control de versiones, dependiendo de las necesidades de tu equipo y el tamaño de tu organización. La mayoría de las personas simplemente le dirá a alguien qué versión de un archivo está enviando o etiquetará los documentos con iniciales o como "revisado". Cada persona etiqueta los documentos de manera diferente, por lo que este enfoque se puede volver confuso rápidamente cuando solo dos personas trabajan juntas, ni hablar de un equipo o una organización más grande. Cuando se llega a este punto, se necesita un enfoque definido para manejar los archivos de un equipo.

Convenciones de nombres

Puede parecer obvio, pero tener una rigurosa convención de nombres que tu equipo siga es esencial para el control de versiones. Para empezar, una convención de nombres debe ser coherente, y debe estar clara para cualquiera que acceda a tus archivos. Sin embargo, también debes basarte en cómo tu equipo interactúa con esos archivos. Si, por ejemplo, la datación de los documentos es el factor más importante para tu equipo en la organización de estos, entonces los nombres de los archivos deben comenzar con una fecha. Esta sería la forma más común de filtrar y buscar en esos documentos para tu equipo. A partir de ahí, los nombres de los archivos deben incluir la información más significativa para entender lo que hay en el documento. Por supuesto, si vas a usar solo una convención de nombres como sistema de control de versiones, también debe incluir un sistema de numeración para las diferentes versiones de los archivos.

Arquitectura de la información

Una vez que hayas establecido un método para etiquetar tus documentos que funcione para tu equipo, necesitas un sistema de fácil acceso para almacenarlos de forma segura. Ahí es donde entra en juego la arquitectura de la información, que es simplemente la disposición de las carpetas y los archivos que se utilizan para almacenar la información. Naturalmente, la convención de nombres también juega un gran rol aquí, no sirve de nada tener los nombres de los archivos estrictamente organizados si están en una carpeta titulada "Trabajo". Sin embargo, la arquitectura de la información también es una cuestión de quién tiene acceso a esos archivos, porque no todos los archivos deben estar disponibles para todos los miembros de tu organización.

La mejor manera de manejar esto es normalmente a través de una solución de almacenamiento de archivos compartidos. Las carpetas del equipo en Dropbox Business te permiten crear una arquitectura de información segura. Al asignar equipos específicos dentro de Dropbox, puedes crear repositorios para el trabajo con permisos de acceso específicos para personas dentro y fuera del equipo. A partir de ahí, puedes asegurarte de que los archivos no se cambien sin permiso y de que las diferentes versiones de los archivos se puedan archivar de forma segura.

Software de control de versiones

Las convenciones de nombres y la arquitectura de la información son las piedras angulares de un sistema exitoso de gestión de documentos. Sin embargo, también pueden llegar a consumir mucho tiempo cuando se utilizan como método principal de control de versiones. El software de control de versiones automatiza muchos procesos en torno a esto y proporciona beneficios adicionales que las convenciones de nombres por sí solas no pueden ofrecer.

Como mínimo, el software de control de versiones almacena automáticamente todas las versiones anteriores de un archivo. Se puede acceder a este o volver a la versión anterior en cualquier momento y también sirve como copia de seguridad de la versión actual del archivo. Los miembros del equipo también pueden trabajar simultáneamente en archivos separados con el software de control de versiones antes de actualizar a la versión vigente. Esto hace que sea simple fusionar los cambios y resolver cualquier conflicto de archivos.

En resumen: el software simplifica todo el proceso de control de versiones de archivos y proporciona beneficios adicionales a los equipos que trabajan con esos archivos.

¿Por qué el control de versiones es tan importante para los equipos?

Cuando se trata de trabajar en documentos de colaboración, es esencial tener alguna forma de control de versiones para estar alineados en un trabajo. Para firmar un documento completo, hay que saber qué archivo es la versión final después de todo, pero va mucho más allá de eso. Usar el software correcto y controlar las versiones de archivos de forma adecuada puede proteger contra la pérdida de tiempo y acelerar los procesos en organizaciones de todos los tamaños.

Conserva cada versión diferente de un archivo

El beneficio principal del control de versiones es poder conservar cada versión de un archivo a lo largo del flujo de trabajo de un proyecto, de principio a fin. Puedes comprobar si hay diferencias entre las versiones y asegurarte de que todos los cambios realizados se liquiden. Debes estar seguro de que lo que lo convierte en la versión final sea definitivo y que no se haya agregado a la 1 a. m. de la noche anterior.

Una vez que un proyecto se completa, el historial de versiones también puede ser crucial al revisar el trabajo de tu equipo en retrospectiva. En este caso, el control de versión de documentos puede servir como un seguimiento de auditoría del trabajo de tus equipos durante un proyecto, al detallar el progreso en cada etapa. Al tener esa información, puedes diagnosticar mejor los problemas en tus procesos, especialmente cuando se trata de cómo puedes agilizar tu trabajo en el futuro.

Manejo y edición segura de archivos

Nada retrasa más el trabajo de un equipo que alguien que sobrescriba un archivo sin permiso, o que borre un archivo accidentalmente. A partir de ese punto, no hay nada que puedas hacer más que buscar en tus correos electrónicos y esperar encontrar una copia del archivo original. En lugar de esperar encontrarlo, puedes contar con tener una copia de seguridad a tu disposición, porque los sistemas de control de versiones conservarán una versión del archivo en cada etapa del cambio. Con la recuperación de archivos de Dropbox, si un miembro del equipo hace cambios erróneos o elimina un archivo, siempre está disponible una versión anterior en caso de que necesites volver a esta. Nunca tienes que preocuparte de que un archivo desaparezca o se hagan cambios permanentes.

Supervisa los cambios de los miembros del equipo

Cuando tienes un gran equipo trabajando junto, es imperativo que sepas quién ha hecho cambios en qué y cuándo. Los documentos compartidos suelen incluir detalles sobre quién ha editado más recientemente el documento, pero puede que no incluya a ningún otro miembro del equipo en el archivo. En este caso, no pasa mucho tiempo antes de que pierdas el tiempo enviando correos electrónicos para preguntar quién revisó el archivo y qué ediciones hizo.

Los cambios en los archivos con huellas digitales y las diferentes versiones de un documento para un miembro del equipo es donde necesitas el software de control de versiones. Al usar el control de versiones en Dropbox, por ejemplo, todos los cambios en los archivos serán visibles y estarán directamente asociados con el correo electrónico y la cuenta de un miembro del equipo. Recibirás notificaciones cada vez que alguien edite un archivo, lo que muestra exactamente qué se ha cambiado, o si mueve o elimina un archivo de una carpeta compartida.

Este nivel de control de versiones crea un proceso más transparente para la gestión de tus archivos y en torno a la responsabilidad sobre ellos. Puedes ver cuando los miembros de tu equipo empiezan a trabajar en un archivo o si algo se cambia de forma incorrecta o accidental. Cualquier cambio en el archivo se puede comprobar inmediatamente con la persona pertinente sin necesidad de correos electrónicos incómodos, sin alertar a todo el equipo de Slack.

Crea una fuente de verdad en toda tu organización

Cuando trabajas con un equipo que opera en diferentes lugares o en espacios altamente regulados, la alineación es esencial. Pero, si la información no está centralizada ni es accesible, no toma mucho tiempo para que los equipos pierdan la sincronización y se formen los silos. Combinado con la arquitectura de información adecuada, el control de versiones puede ayudarte a crear y retener una fuente de información compartida en todas las áreas de tu organización.

En lugar de enviar constantemente directrices actualizadas, el control de versiones te permite mantener un documento centralizado al que todos los miembros de tu organización puedan consultar. Con Dropbox, tus directrices de RR. HH., por ejemplo, pueden almacenarse en una única carpeta compartida, con permisos de acceso específicos para los diferentes miembros del equipo. Al actualizar esos archivos, los miembros del equipo encontrarán la información más reciente en la misma fuente, mientras que los editores tendrán un registro de toda la información obsoleta. Es una forma simple de garantizar que la información se almacene de forma segura, con copias de seguridad y accesible para todos los que la necesiten.

Automatiza y acelera los procesos con el control de versiones

Por supuesto, el objetivo final de cualquier optimización de procesos debería ser hacer algo más fácil y menos costoso, tanto para los gerentes como para los miembros del equipo. Desde el principio, el control de versiones de documentos puede ayudar a tu equipo a ser más ágil. Mantiene a todos actualizados y alineados en los documentos, a la vez que proporciona un seguro contra el tiempo de inactividad causado por errores en el manejo de los archivos.

Con los beneficios adicionales de supervisión, transparencia y seguridad, los sistemas de control de versiones pueden hacer más que asegurar que tienes la última versión de un archivo. Puede proporcionar una visión de los procesos de tu equipo, ayudarte a perfeccionarlos y luego alinearlos mejor en toda tu organización en el futuro.