¿Qué son los diagramas de flujo y cómo se usan?

Los diagramas de flujo pueden convertir flujos de trabajo complicados en gráficos fáciles de interpretar que resalten los obstáculos y las ineficiencias.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un diagrama que, por lo general representa un proceso, un sistema o un algoritmo de computadora y suele usarse para registrar, planificar, perfeccionar o visualizar un flujo de trabajo de varios pasos. Crear diagramas de flujo puede ayudar a definir el propósito y el alcance de un flujo de trabajo y a identificar cronológicamente las tareas necesarias. El concepto fue documentado por primera vez en 1921 cuando los ingenieros industriales Frank y Lilian Gilbreth presentaron la Sociedad estadounidense de ingenieros mecánicos (American Society of Mechanical Engineers, ASME) con un diagrama de flujo de procesos basado en gráficos. La popularidad de los diagramas de flujo creció durante los años 1920 y 1930. Art Spinanger y Ben S. Graham fueron unas de las eminencias que adoptaron el sistema. Basándose en el trabajo de Gilbreth, en 1947 la ASME adoptó un sistema de conjuntos de símbolos para diagramas de procesos de flujo. En 1949, se comenzaban a usar los diagramas de flujo en la planificación de programas informáticos. Aunque ahora esto se hace por lo general a través de pseudocódigos, los diagramas de flujo siguen siendo una herramienta de productividad popular y eficiente.

Los diagramas de flujo tal como los conocemos hoy usan diferentes formas para esbozar aspectos únicos de sus flujos de trabajo y flechas o líneas de flujos para describir sus secuencias paso a paso. Pueden ser desde simples diseños dibujados a mano hasta complejos patrones generados por computadora, según la necesidad de sus usuarios.

¿Qué representan las distintas formas de diagramas de flujo?

Si alguna vez antes viste ejemplos de diagramas de flujo, quizás hayas notado que se usan diferentes formas dentro de ellos. Si bien pueden parecer arbitrarias, estas formas en realidad representan procesos y subprocesos predefinidos. Los diagramas de flujo detallados, en particular los que se usan para la programación informática, usarán una gran variedad de símbolos, mientras que los diagramas más simples suelen requerir solo un puñado de formas. Aquí hay algunos símbolos de diagramas de flujo que puedes llegar a encontrar con mayor frecuencia:

  • Símbolo de proceso o acción: este símbolo se grafica con un rectángulo y representa un paso del proceso. Es la forma que se usa con más frecuencia en los diagramas de flujo.
  • Símbolo de inicio/fin o terminal: este símbolo es un rectángulo con bordes redondeados que aparece tanto en el punto inicial como final de un diagrama de flujo.
  • Símbolo de decisión: un símbolo con forma de diamante que indica una pregunta que debe responderse, por lo general sí/no o verdadero/falso. El diagrama de flujo luego se divide en varias ramas que proporcionan direcciones únicas para cada respuesta.
  • Símbolo de datos o de entrada/salida: un símbolo con forma de paralelogramo que representa los datos que se introducen o que se extraen del proceso, es decir, los recursos utilizados o generados.

Aunque puedes esperar que la mayoría de las plantillas de los diagramas de flujo sigan estos símbolos estándar establecidos, puedes ignorar estas reglas si estás diagramando tu propio mapa de procesos, en particular si simplemente estás creando un documento para uso propio o para ser usado por un equipo interno. Ser comprendido por tu audiencia es lo más importante. Si vas a utilizar símbolos de forma no convencional, es preferible que sigan siendo coherentes para no generar confusiones.

¿Cómo puedo usar los diagramas de flujo?

Los diagramas de flujo son herramientas versátiles con una gran variedad de casos de uso. Por lo general, los diagramas de flujo de procesos se usan para las siguientes funciones:

Simplificar y visualizar sistemas e ideas complejas

Las formas, los colores y las líneas de dirección de los diagramas de flujo hace que sean mucho más accesibles que el intimidante bloque de texto que suele haber en las evaluaciones de procesos comerciales convencionales. Al desglosar los flujos de trabajo y los conceptos en pequeños bloques, la tarea de analizar el proceso se vuelve mucho más manejable y es mucho más fácil ver el panorama general.

Documentar, describir y estandarizar procesos para construir una perspectiva compartida

Cuando se trabaja con un equipo, puede ser fácil solo centrarse en los aspectos del proceso de los que se es directamente responsable. Colaborar en un ejercicio de diagrama de flujo puede ayudar a analizar silos al reforzar el objetivo general para el que el equipo está trabajando. Garantizar que todos pueden mirar un problema con la misma visión contribuye considerablemente a que tu equipo aúne esfuerzos para encontrar una solución.

Organizar equipos, identificar elementos innecesarios y colaborar para mejorar los procesos

Algunas veces, tener una representación visual del trabajo que se debe realizar y ver quién debe hacerlo puede ayudar de inmediato a identificar problemas en el proceso. Quizás notes que un miembro de tu equipo tiene demasiado trabajo o que tiene tiempo libre que podría asignarse mejor. Al describir detalladamente el propósito de cada parte de tu proceso, estás en una buena posición para reconocer qué elementos son realmente necesarios y cuáles podrían optimizarse mejor.

Hacer un seguimiento del progreso de un vistazo con una única fuente fidedigna, en una ubicación central

Los diagramas de flujo, en especial los que son detallados y complejos, por lo general serán documentos que consultarás con frecuencia en diferentes etapas de tu proceso de flujo de trabajo. Saber que tienes un documento maestro con la descripción de cada detalle y el seguimiento de cada fase de producción será invaluable, tanto durante la producción como al momento de analizar el proceso una vez terminado. Usar diagramas de flujo de proceso como herramientas de seguimiento y de evaluación ayudará a garantizar que tu proceso siga sin inconvenientes, ya que conoces más los elementos variables de tus tareas y los aspectos del flujo de trabajo que probablemente vayan a salir mal.

A pesar de su amplia gama de usos, hay ocasiones en las que se necesitan tipos más específicos de diagramas de flujo. Un diagrama de carriles o diagrama de funciones cruzadas destacan los procesos del flujo de trabajo al agruparlos en columnas categorizadas. Estas columnas por lo general están divididas por función, departamento o etapa del proceso. Visualmente, crea divisiones en el diagrama de flujo parecidas a las que se encuentran en una piscina, de allí el nombre del diagrama. No siempre se necesitan diagramas de carriles, pero pueden ser muy útiles cuando se quiere comparar de un vistazo las demandas en diferentes divisiones de un flujo de trabajo. Por otra parte, existen diagramas de flujo de datos que difieren de los diagramas de flujo generales, ya que no tienen reglas de decisión, bucles ni flujo de control. En cambio, se centran exclusivamente en cómo se mueven los datos dentro de un sistema. En particular, de dónde vienen, a dónde van y cómo se almacenan.

Otro diagrama de flujo es el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN), que es la forma estandarizada de presentar vistas gráficas de los flujos de trabajo de las empresas. Se convirtió en el lenguaje de modelado visual aceptado para el análisis empresarial y tiene normas y prácticas recomendadas que se deben seguir. Si bien está basado en técnicas conocidas de diagramas de flujo, el BPMN solo es compatible con conceptos de modelado que se pueden aplicar a procesos comerciales y no están previstos para ningún otro uso.

A pesar de sus formas variadas, los diagramas de flujo no son la única manera de visualizar información. Los diagramas que a primera vista pueden parecer diagramas de flujo por sus formas parecidas o por las líneas de flujo, a veces, pueden ser muy diferentes. Dentro de los diagramas para casos de uso específicos con características únicas, se puede optar por árboles de decisión, mapas mentales, líneas de tiempo o diagramas de espina de pescado, por nombrar solo algunos.

¿Cómo puedo hacer un diagrama de flujo?

Hacer un diagrama de flujo puede ser tan simple o tan complejo como quieras hacerlo. Puedes esbozar un proceso técnico con un software especializado diseñado para ajustarse a una norma industrial o comenzar a garabatear formas conectadas por flechas en una hoja de papel borrador. La elección es toda tuya. Si estás tratando de esbozar un proceso de negocios o coordinar un trabajo dentro de tu equipo, quizás puedas elegir una opción que se almacene y comparta con facilidad. Para ello, un software de diagramas de flujo especializado como Lucidchart puede ser una excelente manera para que tú y tu equipo puedan visualizar procesos complejos y desmitificar flujos de trabajo complejos.

Lucidchart proporciona diagramas de flujo, mapas mentales, organigramas y una variedad de otros diagramas y gráficos técnicos, lo que te permite tener un esquema inmediato de tus procesos y un panorama claro de la organización de tu equipo. La integración de Lucidchart con Dropbox Paper te permite tener una vista previa sin inconvenientes de los documentos de Lucidchart en Paper y compartirlos fácilmente con tus colaboradores. No requiere ninguna instalación. Solo debes copiar un enlace de publicación de Lucidchart en un documento de Paper y Dropbox Paper generará automáticamente una vista previa del material. Esto implica que los miembros de tu equipo pueden dejar comentarios y hacer cambios en tiempo real en un mismo documento compartido y, al mismo tiempo, garantizar que están viendo la versión más actualizada del archivo. Incluso esbozar procesos complejos es mucho más simple al poder compartir fácilmente los esquemas de diagramas de flujo con las mismas personas que participan del proceso para garantizar que no falte nada.

Los diagramas de flujo tienen una rica historia y son una herramienta atemporal para evaluar sistemas de lo más variados. Si alguna vez te encuentras atascado en un proceso que te desconcierta, piensa en cómo harías un esquema visual de tu flujo de trabajo. Quizás hayas tenido la solución justo frente a ti todo el tiempo.