El ciclo Planear, hacer, verificar y actuar

Haz que el proceso de resolución de problemas de tu equipo sea más refinado (y más satisfactorio) al utilizar el enfoque del ciclo PHVA.

¿Qué es el PHVA?

El PHVA es un enfoque de gestión simple e iterativo para probar cambios en procesos o soluciones a problemas, e impulsar su optimización continua a través del tiempo. Al igual que con muchos otros enfoques de control de calidad y procesos utilizados por diversas industrias de la actualidad, este ciclo nació de las prácticas de producción del siglo XX. El PHVA es muy sencillo y su éxito es muy fácil de reproducir, por lo que ha sido adoptado por muchas industrias no relacionadas con la producción, ya sean individuos, equipos u organizaciones enteras.

¿De dónde proviene el PHVA?

El ciclo PHVA deriva del Ciclo Shewhart de W. Edwards Deming, llamado así en honor a Walter Shewhart, un estadístico que muchos consideran como el padre del control de calidad moderno. Deming fue un ingeniero y profesor estadounidense que se hizo famoso por su trabajo en Japón, donde sus ideas influenciaron la recuperación y los procesos de la industria de posguerra de ese país. De hecho, el nombre "PHVA" fue acuñado por participantes de sus clases, que optimizaron el ciclo Shewhart a "Planear, hacer, verificar y actuar". Deming prefería "estudiar" en lugar de "verificar", lo llamaba "Planear, hacer, estudiar y actuar" (o "ciclo PDSA"), ya que la palabra subrayaba la idea de analizar resultados en lugar de simplemente verificar qué había cambiado.

Sin embargo, el enfoque se conoce en la actualidad como ciclo PHVA, porque está diseñado para completarse y repetirse en reiteradas ocasiones. Su diseño y su lógica pueden observarse en otros enfoques de gestión de calidad relacionados con la producción de la época, como Lean Manufacturing, Kaizen y Seis Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.

  • Planear: comprender el estado actual y el estado deseado. En pocas palabras, el propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo medir tu progreso hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro, ya que se basa en lo que intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de distintas maneras. Algunas personas suelen dividirlo en pasos intermedios adicionales, algo que ya hacen otros procesos como DMAIC.

    Si deseas aprovechar una oportunidad, tu planificación debe enfocarse en los procesos o acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder con un plan. En cualquier caso, el uso de datos, ya sean provenientes de procesos preexistentes o del análisis de ciclos PHVA anteriores, te ayudará a formular una hipótesis o un plan de acción.
  • Hacer: una vez que tengas un plan de acción o una potencial solución para un problema, pruébalos. El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento: no es el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Por lo tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. No debe verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos u operaciones de su equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar datos e información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas del proceso.
  • Verificar: luego de completar tu prueba piloto, deberás examinar si los cambios o soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos y metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para ver si se realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito, y qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.
  • Actuar: al llegar al final del ciclo, tú y tu equipo deberán haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados producto, proceso o problema resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.

Los equipos y los profesionales del PHVA generalmente conocen las herramientas que les sirven para cada etapa. Sin embargo, ya sea que estés haciendo una lluvia de ideas durante la etapa Planear o comprobando tus datos en la etapa Verificar, Dropbox Paper puede ayudarte a gestionar cada parte del proceso. Los documentos de planificación de proyectos compartidos te ayudarán a trazar tu proceso, mientras que las herramientas de colaboración ayudarán a que tu equipo permanezca involucrado y actualizado cuando repitas el ciclo PHVA. Y, por supuesto, todos tus documentos son archivos fáciles de compartir a través del almacenamiento de Dropbox.

¿Por qué deberías utilizar el PHVA?

En esencia, el PHVA proporciona un enfoque estandarizado y una filosofía guía para que los miembros del equipo y los empleados resuelvan problemas y mejoren su trabajo continuamente. Sin embargo, lo mismo puede decirse de muchos otros enfoques de gestión y control de calidad, con distintos niveles de complejidad y cantidad de historias de éxito. ¿Qué distingue al PHVA del resto?

El motivo principal es que el ciclo PHVA o "Planear, hacer, verificar y actuar" es un proceso simple, directo e intuitivo que las personas pueden adoptar e implementar en su trabajo. Esto no solo ha hecho que persista en el mundo del trabajo, sino que también ha hecho que se extienda por todas las industrias y en la mente de las personas. Si bien requiere cierto grado de aceptación de parte de tus colegas para que funcione en equipos, la simpleza del PHVA hace que sea fácil incorporarlo a tu cultura organizacional y a tus procesos generales.

Debido a su naturaleza cíclica e iterativa, el PHVA también te ayudará a corregir errores y a evitar que ocurran en el futuro. El ciclo está diseñado para ayudarte a identificar los errores y sus causas principales mientras optimizas un proceso en repetidas ocasiones. A medida que pruebas diferentes soluciones y las implementas con éxito, podrás acumular información y experiencia para comprender el proceso. En este punto, el PHVA se transforma en algo más que un enfoque de resolución de problemas, ya que puede añadir información valiosa e importante para diferentes procesos de tu equipo u organización.

El PHVA es una estrategia muy adaptable. Algunos requieren que algunos documentos o pasos se completen durante la etapa Planear, a fin de garantizar que estén listos para avanzar con el resto del ciclo. No obstante, tú y tu equipo deciden qué aspectos deben definir o planificar, siempre que puedan sostener el resto del proceso. Esta adaptabilidad hace que el PHVA sea escalable, ya que se puede adaptar a cualquier situación y a equipos de cualquier tamaño, incluso a un equipo de una sola persona.

¿Por qué deberías utilizar el PHVA?

Si bien la aplicación de algunos enfoques de gestión y resolución de problemas puede requerir de mucho tiempo y recursos, la adaptabilidad del PHVA hace que se pueda aplicar en la gran mayoría de los casos. Si deseas mejorar constantemente tus procesos de trabajo o los de tu equipo, el PHVA es una buena opción. Sin embargo, el enfoque metódico e incremental del PHVA implica que los cambios suceden gradualmente. Por lo tanto, podría no ser adecuado si tu organización tiene una emergencia o un problema urgente con un proceso. De la misma manera, si deseas ver cambios rápidos en el rendimiento y los resultados, el PHVA podría no ser lo que buscas. La fortaleza del PHVA está en su capacidad de identificar continuamente los problemas para luego refinar y encontrar los métodos óptimos. Es poco probable que solucione un problema o cambie el rendimiento después de una sola iteración.

Refinamiento continuo con PHVA

En esencia, el PHVA es una filosofía para abordar problemas. Primero, identificas un problema y estableces objetivos; luego, pruebas distintos enfoques para alcanzar dichos objetivos, analizas su éxito y adaptas tu comportamiento en consecuencia, antes de avanzar finalmente con los métodos que funcionaron. Por más que tu equipo u organización no puedan integrar directamente el PHVA de manera realista, este enfoque ofrece un principio guía para ayudarte a comprender y abordar cualquier problema que puedas enfrentar en el lugar de trabajo y más allá.

Aunque el PHVA es muy simple, sigue siendo un proceso que requiere rigurosidad y dominio para poder brindar beneficios reales. Sin embargo, adoptar y atenerse a este enfoque realmente puede cambiar la forma en que tú y tu equipo trabajan, con resultados cuantificables que podrás observar con el paso del tiempo y las iteraciones. Promover el PHVA con tus equipos y organización, con una aceptación exitosa, puede ayudar a que todos tus colegas avancen hacia una mentalidad de resolución de problemas y pensamiento crítico.