La técnica Pomodoro

Aprende cómo la técnica Pomodoro puede ayudar fácilmente a transformar el flujo de trabajo de cualquier miembro del equipo y reducir al mínimo las pérdidas de tiempo.

¿Qué es la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una solución de administración del tiempo desarrollada por un estudiante universitario, Francesco Cirillo, en la década de 1980. Formada por numerosos intervalos de tiempo espaciados a lo largo del día, la técnica recibe su nombre de la palabra italiana para “tomate”, basada en el temporizador de cocina en forma de tomate que Cirillo utilizó al perfeccionar su método de administración del tiempo.

Diseñada para ser fácil de implementar, pero con grandes recompensas en cuanto a productividad, la estructura básica de la técnica Pomodoro es la siguiente:

  1. Establece un objetivo o tarea en tu lista de tareas
  2. Programa tu temporizador Pomodoro
  3. Trabaja durante el plazo establecido
  4. Cuando suene el temporizador, marca tu intervalo de trabajo como una marca de verificación
  5. Después de cada sesión de trabajo, toma un descanso de 5 minutos
  6. Después de la cuarta sesión, toma un descanso más largo de entre 15 y 30 minutos
  7. Reinicia el temporizador y comienza el proceso una vez más

¿Qué es un pomodoro?

Además del nombre del temporizador en forma de tomate de Cirillo, “pomodoro” es también el término utilizado para referirse a cada período que, según la técnica original, es de 25 minutos. Así que la idea es trabajar durante un pomodoro de 25 minutos y luego tomar un pequeño descanso. Después de cuatro pomodoros seguidos, puedes tomar un descanso más largo. A medida que te acostumbras a trabajar por incrementos de 25 minutos y aumentas tu capacidad de concentración, puedes extenderlos a entre 60 y 90 minutos a la vez. ¡Solo asegúrate de levantarte y moverte, y no te sientes por mucho tiempo!

Métodos modernos de Pomodoro

Mientras que en el caso de Cirillo, el método clásico requería un temporizador específico –un temporizador de horno Pomodoro–, también puedes usar la alarma del teléfono. También es fácil programar tus pomodoros usando una aplicación. Usa un temporizador de horno si lo deseas. Pero ten presente que las aplicaciones pueden ofrecer funciones útiles extras, como las siguientes:

  • Informes y seguidores
  • Tablas de posiciones de competencia (grandiosas para los equipos)
  • Integración del teléfono y el escritorio
  • Límites de uso de las redes sociales, bloqueo de llamadas telefónicas y otras opciones de refuerzo del enfoque

Cómo usar la técnica Pomodoro en la oficina

Las oficinas modernas están más abiertas que nunca cuando se trata de maximizar la eficiencia y la cultura de la empresa. La técnica Pomodoro puede ayudar a elevar tu espacio de trabajo y tu cultura, y a motivar realmente a tu equipo. Puede ser ideal para autónomos y equipos virtuales que buscan permanecer concentrados y “en la zona”. Y, si quieres asegurarte de que tu equipo se centre en una sola tarea, anímalos a participar en pomodoros grupales. El trabajo compartido y los descansos pueden ayudar mucho a que tu equipo se sienta más unido, aunque los miembros estén muy separados.

Al recompensar pequeños bloques de tiempo de trabajo con descansos cortos pero refrescantes —y con un descanso más largo que esperan con ansias—, la técnica Pomodoro puede ser satisfactoria para alcanzar pequeñas metas. Los descansos importantes para el café y el almuerzo a lo largo del día se fomentan activamente en la estructura Pomodoro para ayudar a que el tiempo de trabajo esté más enfocado y sea también gratificante.

Aunque la técnica Pomodororo puede no ser para todo el mundo, especialmente para aquellos que ya son expertos en la administración del tiempo, es una herramienta valiosa cuando tu equipo realmente debe hacer el trabajo, como trabajar con agilidad y a toda velocidad en poco tiempo.

Pomodoros para el futuro

Una vez que tu equipo y tú se acostumbren a la técnica Pomodoro, es simple calcular cuántas sesiones de trabajo necesitas para el futuro. Esta puede ser una gran forma de planear tu semana o mes de trabajo. Intenta asignar las tareas más importantes en bloques de 25 minutos a primera hora de la mañana para asegurarte de que tus prioridades siempre se tengan en cuenta, incluso si no utilizas ninguna sesión de Pomodoro durante el resto del día.

Incluso tal vez quieras implementar una sesión de Pomodoro fija por semana. Decide la mejor hora para que tu equipo cumpla los objetivos y ponla en la agenda como una hora fija para usar el método Pomodoro.

Alternativas a la técnica Pomodoro

Si la idea detrás de este método te atrae pero no puedes ver que funcione en tu equipo, hay variaciones que puedes probar:

El método Eisenhower

Se puede utilizar en conjunto con el método Pomodoro y ayuda a decidir cuáles son tus prioridades. Luego puedes abordar estas tareas en pomodoros. El método Eisenhower requiere que se dibuje una cuadrícula de cuatro cajas. El eje horizontal nombra una casilla “Urgente“ y otra “No urgente“. El eje vertical nombra una casilla “Importante“ y otra “No importante“, lo que da como resultado cuatro casillas que crean una lista de tareas enumeradas:

  1. Urgente e importante, por ejemplo, plazos, bloqueos de proyectos, etc.
  2. No urgente e importante, por ejemplo, planificación de proyectos
  3. No importante y urgente, por ejemplo, almorzar con el equipo hoy
  4. No importante y no urgente, por ejemplo, bebidas después del trabajo
Agile

Agile es una metodología de trabajo que puede adoptarse para su uso a tiempo completo aunque fue diseñada para programadores y desarrolladores, y es mejor que sea adoptada por ellos. Sin embargo, para administrar el tiempo, todavía tiene valor. El aspecto más interesante viene en forma de “esprints”. Los esprints son un período en el que todos se juntan para realizar una determinada tarea. Un esprint pide a los miembros de los diferentes equipos que contribuyan con sus habilidades particulares a una tarea, con el objetivo de crear una entrega totalmente reconocida al final del período.

Haz que la técnica Pomodoro funcione para ti

El método Pomodoro es muy personalizable, por lo que puedes crear la herramienta de administración del tiempo perfecta para tu equipo. Úsalo para establecer un período de intensa colaboración una vez a la semana, para animar a tu equipo a que se quite de encima esas tediosas tareas, o para mantener a todos en buen camino a fin de cumplir con una fecha límite.

Supongamos que tu equipo trabaja de forma virtual y que una amplia variedad de temas nuevos puede hacer que desperdicies tus mejores esfuerzos: piensa en una mala conexión, interrupciones en otros lugares, etc. Al usar la técnica Pomodoro, puedes animar a tu equipo a que ponga manos a la obra durante 25 minutos seguidos y permitirle hacer progresos en pequeños, pero importantes, incrementos.

Al minimizar tu tiempo pero maximizar tu eficiencia, tampoco tienes que preocuparte por las interrupciones. Puedes mantener las cosas cortas, dulces y encaminadas usando la técnica Pomodoro.