Correo electrónico

¿Cómo puedo configurar el correo electrónico como una solución de uso compartido de archivos?

Lo bueno de colaborar por correo electrónico es que la infraestructura ya está implementada. Probablemente ya usas el correo electrónico, al igual que los miembros de tu equipo, quienes saben cómo enviarse archivos.

Correo electrónico

  • Tu solución existente de correo electrónico ofrece una funcionalidad básica

Dropbox

  • Registrarse en Dropbox
  • Descargar la aplicación de Dropbox

Registrarse en Dropbox es muy fácil, pero el botón para adjuntar archivos está en la parte inferior de todos los mensajes de correo electrónico. No es necesario que los miembros de tu equipo hagan el esfuerzo de dejar de enviarse archivos por correo electrónico. Sin embargo, este esfuerzo es una recompensa enorme si consideramos que la colaboración tiene mayor escala.


¿Cómo hago para compartir un archivo con otro miembro del equipo?

El correo electrónico es una opción aceptable cuando tienes solamente uno o dos documentos estáticos para enviar. Lamentablemente, no ofrece ninguna actualización de los archivos: cuando deseas compartir un nuevo cambio, debes volver a enviar el archivo a todos los miembros del equipo.

Correo electrónico

  • Redactar un nuevo mensaje de correo electrónico
  • Adjuntar un archivo
  • Enviar el mensaje
  • Repetir el proceso cada vez que se actualiza el archivo

Dropbox

  • Crear una nueva carpeta en tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo
  • Hacer clic con el botón secundario en la carpeta y compartirla con los demás miembros del equipo
  • Guardar el archivo deseado en la carpeta compartida de Dropbox en tu computadora
  • El archivo se muestra en la carpeta de Dropbox de los miembros de tu equipo
  • Cuando alguien edita el archivo, la copia de todos los demás se actualiza automáticamente

La configuración de una carpeta compartida de Dropbox requiere algo de esfuerzo, pero solamente es necesario hacerlo una vez. El resultado es una carpeta similar en aspecto y funcionalidad a cualquier otra carpeta de tu computadora, con la ventaja adicional de que se actualiza cada vez que alguien modifica un archivo. Vale la pena si tu equipo trabaja con muchos archivos, ya que los mantiene actualizados. También es de utilidad para almacenar todos los documentos de la empresa en un mismo lugar.

Además, al usar una solución dedicada para compartir archivos, se crea una separación clara entre tus comunicaciones y la colaboración en tus documentos. Dropbox se ocupa de tus archivos, y puedes usar la bandeja de entrada para su función principal: la comunicación con el equipo.


¿Cómo puedo compartir un archivo con un cliente?

Compartir archivos con tu equipo o con tus clientes es igual a usar el correo electrónico: en ambos casos, adjuntas un archivo y envías el mensaje. Esto puede ser un problema de seguridad si, involuntariamente, envías un adjunto a una dirección de correo electrónico equivocada (o, incluso peor, a una lista de correo errónea).

Correo electrónico

  • Redactar un nuevo mensaje de correo electrónico
  • Adjuntar un archivo
  • Enviar el mensaje

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Compartir vínculo de Dropbox para generar un vínculo que pueda compartirse
  • Opción de agregar una contraseña y una fecha de caducidad al vínculo con Dropbox Pro o Dropbox para empresas
  • Enviar el vínculo al cliente, quien podrá ver o descargar el archivo con cualquier explorador de Internet

Dropbox permite que un usuario distinga entre estos dos grupos. Los miembros del equipo pueden colaborar en una carpeta compartida y concederles a los clientes acceso de solo lectura a carpetas y archivos específicos o a través de vínculos compartidos. Esto permite que tu equipo aproveche el poder de la sincronización automática de archivos a la vez que conserva la opción de enviar copias no editables a personas ajenas a tu organización.

Estas copias de solo lectura pueden estar protegidas con contraseñas con Dropbox Pro o Dropbox para empresas, lo que ayuda a evitar que se compartan involuntariamente documentos confidenciales. Si envías por error información que no deseas compartir con otras personas, puedes inhabilitar rápidamente un vínculo e interrumpir el acceso al archivo.


¿Cómo puedo compartir archivos de gran tamaño?

El correo electrónico no es una opción al trabajar con archivos de gran tamaño. Las limitaciones técnicas del correo electrónico implican que, si el archivo es demasiado grande, no puedes enviarlo como un adjunto. Si el servicio de correo electrónico del destinatario tiene límites para adjuntos de tamaño más reducido, es posible que el destinatario directamente no reciba el archivo.

Correo electrónico

  • Los tamaños de archivo varían entre los distintos servidores de correo electrónico
  • Los archivos de gran tamaño deben volver a enviarse en su totalidad cada vez que se lleva a cabo una modificación

Dropbox

  • No hay restricciones de tamaño al cargar archivos a través de la aplicación de Dropbox
  • Al sincronizar, solamente se envían a Dropbox las partes modificadas del archivo

La mayoría de los servidores no permite adjuntos superiores a 25 MB, y algunos imponen limitaciones a la cantidad total de datos que pueden enviarse desde cada cuenta. La solución más sencilla reside en cargar el archivo a un servidor o a un sistema de uso compartido de archivos basado en la nube (como Dropbox). Incluso en el caso de los archivos que no superan el límite, podría ser tedioso tener que esperar hasta que se carguen si necesitas compartir con frecuencia distintas versiones.

Dropbox también se ocupa de cargar únicamente las partes del archivo que se modificaron; de este modo, es más eficiente que el correo electrónico.


¿Cómo puedo administrar versiones anteriores de un archivo?

El correo electrónico no se diseñó para registrar revisiones de archivos y, con frecuencia, se convierte en un sistema de versiones ad hoc para las empresas que no implementaron soluciones más especializadas. Esto se traduce en la necesidad de explorar muchas conversaciones de correo electrónico y esperar que todos hayan usado las mismas convenciones de nomenclatura.

Correo electrónico

  • El correo electrónico no admite la administración dedicada de versiones, aunque las bandejas de entrada contienen un registro rudimentario del historial del archivo
  • Una solución común es incluir un número de versión en el nombre del archivo cada vez que envías un documento

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Ver versiones anteriores para consultar el historial del archivo
  • Seleccionar la versión que desees y hacer clic en Restaurar

Con Dropbox, la administración de las versiones de los archivos está estructurada y es automática. A diferencia de las soluciones basadas en el correo electrónico, permite asociar versiones anteriores de un archivo con la versión actual. De este modo, es mucho más intuitivo ver el historial de un archivo. Además, debido a que Dropbox hace esto sin necesidad de que el usuario lleve a cabo ninguna acción, ya no te preocuparás por el control de versiones hasta que tengas que restaurar una copia anterior de un archivo.

Con frecuencia, el correo electrónico es una opción suficiente para los equipos pequeños, pero es más práctica y más segura una solución formal para administrar versiones. Es fácil eliminar los correos electrónicos y, si tu servidor de correo electrónico incluye límites de almacenamiento, directamente es una necesidad. Después de eliminar un mensaje que contiene un adjunto, esa versión del documento se pierde para siempre. Si tu equipo no tiene mucho cuidado, se podrían perder datos.


¿Cómo puedo acceder a los archivos en mis dispositivos móviles?

Usar el correo electrónico para compartir archivos en dispositivos móviles conlleva las mismas ventajas y desventajas que las computadoras de escritorio. Por un lado, si tu equipo usa dispositivos móviles para el trabajo, probablemente el acceso al correo electrónico esté configurado. Sin embargo, mantener actualizados los documentos representa un problema.

Correo electrónico

  • Abrir la aplicación de correo electrónico en tu dispositivo móvil
  • Buscar el mensaje que contiene el archivo
  • Descargar el archivo y editarlo en la aplicación deseada
  • Después de finalizar, enviar por correo electrónico los cambios al equipo

Dropbox

  • Descargar la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Iniciar sesión en tu cuenta y abrir en vista previa los documentos en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Con aplicaciones para dispositivos móviles vinculadas con Dropbox, como Microsoft Office, los cambios que lleves a cabo se sincronizan en todos los dispositivos

La principal ventaja de Dropbox en comparación con el correo electrónico en los dispositivos móviles es un sistema de archivos sencillo. En lugar de buscar el adjunto que necesitas en los mensajes, Dropbox te permite organizar los documentos en una estructura familiar de archivos y carpetas. Con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles, puedes obtener fácilmente una vista previa de las versiones más actualizadas de los archivos y liberar tu bandeja de entrada de nuevos adjuntos cada vez que se lleve a cabo una modificación.