Plantilla para actas de reuniones y agenda

Ya sea que se trate de la reunión mensual de la junta directiva, una reunión personal semanal o una sesión de lluvia de ideas, usa esta plantilla intuitiva para actas de reuniones y tendrás lista la mitad del trabajo.
Plantilla de actas de reuniones que detalla los asistentes, una agenda y los puntos de debate

Mantén a todos en sintonía

Solo tienes que agregar tu contenido

Con el texto preformateado como guía, puedes utilizar esta plantilla de actas de reunión gratuita y lista para usar para rellenar la fecha de la reunión, los asistentes, el orden del día, el debate y los elementos de acción tan pronto como comience la reunión.

Invita al equipo a usar el documento

Con esta plantilla de notas basada en la nube, compartir es fácil. No es necesario guardar la información en tu disco duro ni adjuntarla a un mensaje de correo electrónico. Solo tienes que invitar a los participantes de la reunión al documento.

Editen el documento juntos y en tiempo real

Después de invitar a los miembros del equipo al documento, pueden ver las notas de la reunión y agregar comentarios. Incluso podrán actualizar el texto o agregar una fotografía de la pizarra si les concedes privilegios de edición.

4 sugerencias para que mejores las notas de las reuniones

Plantilla de notas para reuniones de Dropbox Paper
1. Configura tu documento para tomar notas antes de la reunión

Ya sea que se trate de una reunión formal o informal, esta plantilla está diseñada para que te organices y pongas a todos en la misma página incluso antes de que te encuentres con elementos claros de la agenda. Como se trata de un documento de Dropbox Paper, puedes vincularlo con los eventos del calendario y usar métodos abreviados del teclado que te permitirán ahorrar tiempo. 

2. Agrega vínculos para dar una idea del contexto

Si ya tienes documentos que contienen información anterior sobre el proyecto, agrega vínculos a estos documentos para que tu equipo esté al tanto. Antes de la reunión, comparte tu documento con notas de la reunión para brindarle contexto a la discusión.

3. Destaca los puntos importantes

Si deseas darle más visibilidad a una nota, agrégale imágenes o archivos de Dropbox que proporcionen argumentos y ejemplos. Con la aplicación para dispositivos móviles de Paper, puedes tomar fotografías de pizarras y notas adhesivas, y estas se agregarán de manera automática a tus notas de la reunión.

4. Anota las decisiones y las tareas

La función de tareas de la plantilla le muestra a tu equipo los pasos siguientes y te ayuda a hacer un seguimiento y a llevar un registro de las acciones antes de la próxima reunión. Para crear casillas de verificación de manera rápida, escribe corchetes (“[ ]”) seguidos de un espacio. Para asignar las tareas, etiqueta a un compañero de equipo con el símbolo @ seguido de su nombre. 

Crea y comparte las ideas iniciales

Esta plantilla de actas de reuniones se crea en Dropbox Paper, un espacio de trabajo colaborativo que les permite a los equipos crear y compartir ideas desde el inicio. Paper simplifica los procesos de toma de notas de reuniones, asignación de tareas, desarrollo de ideas creativas y administración de proyectos. Si usan Paper como la herramienta central de su proyecto, no es necesario que los miembros del equipo estén en la misma sala para que estén en sintonía.

Varios usuarios que comparten ideas y recursos visuales en una reunión

Preguntas frecuentes

Para tomar notas en una reunión, comienza simplemente por concentrarte en qué es importante acerca de esa reunión y en organizarte sobre cómo transmites esa información a los demás. Si llevas las actas de las reuniones eficazmente, todos pueden revisar lo que se discutió y pueden estar en sintonía. La mejor manera de tomar notas eficazmente en una reunión es tener una estructura sólida vigente mucho antes de que comience la reunión. Para ello, simplemente comienza con la plantilla para actas de esta reunión en Dropbox para crear tu propio documento con el cronograma de la reunión y la lista de participantes. Luego, mientras la reunión se desarrolla, puedes agregar lo que se está discutiendo específicamente y quiénes son los interlocutores. Al final, puedes agregar los puntos a seguir y los plazos que desees mediante @menciones, al igual que los enlaces necesarios para más contexto. Finalmente, comparte el documento con quienes participaron en la reunión. 

Es fácil crear una plantilla para actas de reuniones en Dropbox a través de Dropbox Paper. Simplemente puedes usar la plantilla para actas de reuniones existente en Paper. También puedes crear tu propia plantilla personalizada para actas de reuniones o agendas de reuniones si creas un documento nuevo de Paper. En la esquina superior derecha de tu documento de Paper, verás tres puntos que indican que hay distintas opciones entre las que puedes elegir. Haz clic en los tres puntos y desplázate hacia abajo hasta 'Convertir en una plantilla'. A partir de allí, tu documento de Paper se convierte en una plantilla hecha a medida que puedes reutilizar una y otra vez para mantener tus notas organizadas y sin necesidad de iniciarlas desde cero nunca.

Realizar un seguimiento de tus notas de las reuniones es algo natural en Dropbox, ya que puedes organizar todo allí mismo. Una de las mejores maneras de realizar un seguimiento de tus notas de las reuniones es crear un sistema organizado de archivo para todas tus notas de las reuniones y demás documentos clave, de modo que tú y tu equipo puedan verlos y compartirlos fácil y simplemente. La creación de un sistema de archivo para tus notas de las reuniones también es una excelente manera de que tu equipo colabore de forma más eficaz también. Los miembros del equipo pueden interactuar más fácilmente con tus notas de las reuniones, agregando comentarios al documento para aclarar algunas de las notas o para agregar importantes puntos a seguir. 

Puedes mantener las notas de las reuniones más organizadas si las separas según temas. Es probable que las reuniones que tengas en el trabajo no sean de un solo tipo. Por ejemplo, puedes tener reuniones bianuales de la junta, reuniones mensuales o trimestrales de lluvia de ideas, reuniones personales semanales, entrevistas a candidatos para puestos de trabajo o quizás sesiones de estudio y trabajo en las que necesitas tus notas para tener un desempeño riguroso. Crea una carpeta con el nombre "Reuniones" en Dropbox y luego, un subsistema de tipos de reuniones para que siempre sepas dónde buscar las notas importantes de las reuniones; independientemente del tipo de reunión. 

Maximiza tus actas de reuniones con Dropbox

Importante: No todo el contenido está disponible en todos los idiomas

Colaboradores que están parados en una oficina y hablando mientras miran una computadora portátil

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Crea tu propia plantilla de notas para la reunión

¿Quieres personalizar tus notas para la próxima reunión de tu equipo? Paper te permite crear tu propia plantilla de aspecto prolijo y profesional para actas de reuniones o agendas, con los subtítulos y las secciones que elijas.