FTP

¿Cómo configuro el FTP?

Configurar un servidor FTP y preparar a los miembros del equipo para usarlo puede ser un proceso complicado. Por ejemplo, tienes que definir qué tipo de acceso remoto y permisos de sistema de archivos tiene cada cuenta FTP. Además, cada miembro del equipo debe aprender a usar un programa de cliente FTP.

FTP

  • Comprar un servidor FTP
  • Iniciar sesión en el panel de administración del servidor
  • Crear una cuenta de FTP para cada usuario
  • Instalar el software de FTP en la computadora de cada usuario

Dropbox

  • Registrarse en Dropbox
  • Descargar la aplicación de Dropbox

Comenzar a usar Dropbox es rápido y sencillo. Los archivos están almacenados en la nube, por lo que nunca tendrás que interactuar con un servidor. Y, debido a que la configuración del software es mínima, tu equipo puede hacer hincapié en las tareas importantes en lugar de lidiar con un software de FTP complicado.


¿Cómo hago para compartir un archivo con otro miembro del equipo?

La naturaleza manual del FTP genera muchas idas y vueltas entre los miembros del equipo. Cada vez que alguien cambia un archivo, debe volver a cargarlo al servidor FTP para compartirlo. Todos los que quieren tener acceso a la versión más reciente del archivo deberán descargarlo. Si tu equipo edita y comparte archivos con frecuencia, esto puede convertirse en un cuello de botella.

FTP

  • Abrir el software de FTP
  • Ingresar la URL del servidor, el puerto y el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de FTP
  • Conectarse al servidor
  • Usar el explorador de archivos del software de FTP para buscar el archivo en tu computadora
  • Cargar el archivo al servidor
  • Indicarle a los miembros del equipo que inicien sesión en el servidor FTP y descarguen el archivo en sus computadoras
  • Repetir el proceso cada vez que se actualiza el archivo

Dropbox

  • Crear una nueva carpeta en tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo
  • Hacer clic con el botón secundario en la carpeta y compartirla con los demás miembros del equipo
  • Guardar un archivo en la carpeta compartida de tu computadora; el archivo se muestra automáticamente en la carpeta de Dropbox de los demás miembros de tu equipo
  • Cuando alguien edita el archivo, la copia de todos los demás se actualiza automáticamente

Con Dropbox, una vez que configuras una carpeta compartida, la colaboración es completamente automática. Todos tendrán su propia copia editable del archivo, y sus actualizaciones se mostrarán directamente en la computadora de los demás cuando hagan un cambio. ¿Te preocupan los conflictos?


¿Cómo puedo compartir un archivo con un cliente?

Con un servidor FTP, es difícil permitir que los archivos estén disponibles para los clientes de forma segura. Es posible que no quieras que modifiquen tus documentos, por lo que sus cuentas de FTP deben tener acceso de solo lectura. Probablemente tampoco quieras que vean todos tus archivos internos. Esto requiere una cuidadosa configuración de los permisos del sistema de archivos del servidor FTP por parte del administrador de tu sistema.

FTP

  • Solicitar a tu cliente que instale el software de FTP en su computadora
  • Crear una cuenta FTP para tu cliente (esto puede ser complicado):
    • es necesario que tenga permisos de solo lectura;
    • solamente debe tener acceso a los archivos deseados
  • Brindar a tu cliente la información de inicio de sesión en FTP y la ruta al archivo en el servidor
  • Tu cliente puede descargar los archivos deseados, como lo hacen los miembros de tu equipo

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en cualquier archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Compartir vínculo de Dropbox para generar un vínculo que se puede compartir
  • Enviar el vínculo al cliente, quien puede verlo o descargarlo con cualquier explorador de Internet

Gracias a Dropbox, mantener los archivos de tu equipo separados de los archivos de tus clientes es mucho más fácil. Los vínculos de uso compartido son completamente independientes de las carpetas compartidas de Dropbox de tu equipo; es decir, tus clientes solamente pueden acceder a los archivos a los que les concedas acceso. Debido a que no se requiere software adicional, los clientes pueden acceder a los archivos sin tener que aprender a usar un nuevo sistema. También tienes la opción de agregar contraseñas y fechas de caducidad a los vínculos si usas Dropbox Pro o Dropbox Business. Además, puedes denegar el acceso a un documento en cualquier momento simplemente al inhabilitar el vínculo.


¿Cómo puedo colaborar con otras personas en el mismo archivo?

Cuando varias personas trabajan en el mismo archivo, pueden presentarse conflictos: ¿qué ediciones deben aceptarse? Supongamos que dos usuarios editan el mismo documento al mismo tiempo. Un usuario finaliza su actualización y carga el archivo en el servidor FTP. Un momento después, el segundo hace lo mismo y borra todo el trabajo del primer usuario.

El FTP y Dropbox procesan estas solicitudes de formas muy diferentes.

FTP

  • El FTP no admite la resolución de conflictos
  • La copia más reciente del archivo sobrescribe el trabajo de todos los demás
  • Las soluciones consisten en confirmar el uso de los archivos para que una persona por vez pueda editarlos

Dropbox

  • Cuando hay un conflicto, Dropbox conserva ambas copias del archivo
  • Esto te permite ver las ediciones de ambos usuarios y decidir de qué forma deben combinarse

Con el FTP, los conflictos son peligrosos. La única forma de evitar este tipo de errores humanos es implementar un flujo de trabajo que permita que un usuario solamente edite un archivo en un momento determinado.

Por otro lado, las copias en conflicto de Dropbox te brindan la seguridad de que no perderás datos. Nadie debe preocuparse por confirmar archivos ni por la posibilidad de sobrescribir los datos de otra persona puesto que, cuando haya conflictos, Dropbox te advertirá la situación.


¿Cómo puedo administrar versiones anteriores de un archivo?

Un servidor FTP tiene una sola copia actual de cada archivo. No tiene noción del historial del archivo, y esto presenta el peligro de perder datos. Por ejemplo, si un usuario elimina información y vuelve a cargar el documento en el servidor, se pierde para siempre.

FTP

  • El FTP no admite la administración de versiones de archivos
  • Una solución común es copiar el archivo y cambiarle el nombre para incluir el número de versión

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Ver versiones anteriores para consultar el historial del archivo
  • Seleccionar la versión que desees y hacer clic en Restaurar

Cuando tus archivos están en Dropbox, se registra cada modificación guardada. Si detectas que se eliminaron datos importantes hace cierto tiempo, podrás recuperarlos en unos clics. Al igual que compartir archivos, esto es completamente automático. No necesitarás preocuparte por el control de versiones hasta que desees consultar una copia anterior del archivo.


¿Cómo puedo acceder a los archivos en mis dispositivos móviles?

El FTP aplica las mismas limitaciones a los dispositivos móviles y a las computadoras de escritorio. Necesitas un software dedicado de FTP en tu dispositivo móvil y debes sincronizar los archivos manualmente cada vez que alguien lleva a cabo una modificación.

FTP

  • Instalar el software de FTP en tu dispositivo móvil
  • Conectarte al servidor FTP y descargar el archivo
  • Cargar y descargar el archivo manualmente cada vez que deseas compartir una modificación con el equipo

Dropbox

  • Descargar la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Iniciar sesión en tu cuenta; puedes obtener una vista previa de los documentos en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Con aplicaciones para dispositivos móviles vinculadas con Dropbox, como Microsoft Office, los cambios que lleves a cabo se sincronizan en todos los dispositivos

Dropbox está disponible en la mayoría de los dispositivos móviles, incluidos los teléfonos y las tablets iOS, Android y Windows. También puedes acceder a tus archivos desde el sitio web de Dropbox. Con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles, puedes explorar archivos, editarlos con aplicaciones de terceros y crear vínculos para compartir con tus clientes.