Crear una auditoría de las actividades de un equipo de Dropbox Business

En este artículo, se describe una característica disponible solo para los equipos de Dropbox Business suscritos a un plan Advanced o Enterprise.

Obtén más información acerca de los nuevos planes de Dropbox Business.

Los registros de actividad son auditorías de las acciones que llevó a cabo el equipo. Están disponibles para los administradores de los equipos de Dropbox Business suscritos a un plan Advanced o Enterprise; los registros se generan a través de la Consola de administración y ayudan a los administradores a hacer lo siguiente:

  • Observar con qué frecuencia se usa Dropbox Business, quiénes lo usan y con qué objetivo.
  • Investigar y corregir errores (como eliminaciones accidentales de archivos).

Secciones de este artículo:

¿Qué información se incluye en los registros de actividad?

En los registros de actividad, puedes consultar información diversa acerca de las acciones de los miembros. En cada entrada del registro, se muestra lo siguiente:

  • Fecha y hora: la fecha y hora exactas en que se llevó a cabo la acción.
  • Miembro: el miembro que inició la acción.
  • Actividad: los detalles de la acción determinada.
  • Ubicación: la ubicación desde la cual el usuario inició la acción y la dirección IP de la computadora en la que se encontraba.

¿Qué actividades se muestran en los registros de actividad?

El registro de actividades te permite ver los siguientes tipos de actividades:

  • Archivos: todas las acciones relacionadas con los archivos, como agregar, editar, mover y eliminar archivos.
  • Uso compartido: todas las acciones relacionadas con el uso compartido, como enviar vínculos a archivos o unirse a una carpeta, o bien compartir un archivo o una carpeta que sea propiedad de un miembro del equipo.
  • Contraseñas: un miembro del equipo cambia su contraseña o su configuración de verificación de dos pasos.
  • Grupos : un administrador crea un grupo o cambia la configuración de membresía de un grupo.
  • Membresía: una persona se une al equipo o se la quita del equipo.
  • Inicios de sesión: un miembro del equipo inicia sesión o no logra hacerlo en dropbox.com.
  • Acciones del administrador: tú u otro administrador cambian la configuración en la Consola de administración; por ejemplo, los permisos de las carpetas compartidas.
  • Aplicaciones: un miembro del equipo vincula una aplicación de terceros a su cuenta de Dropbox.
  • Dispositivos: un miembro del equipo vincula una computadora o un dispositivo móvil a su cuenta de Dropbox.
  • Paper: todas las acciones relacionadas con Paper, como compartir documentos de Paper que son propiedad de los miembros del equipo y la configuración de Paper que se aplica a todo el equipo.

Acceder al registro de actividad y usar filtros

Puedes filtrar la actividad de tu equipo para ver los tipos de actividad que te interesan.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en la pestaña Actividad.
  4. Escribe cualquier información pertinente para filtrar los resultados.
  5. Haz clic en Crear informe.

Notas acerca del filtrado:

  • Por actividad: usa el menú desplegable Explorar actividades para filtrar la lista por un tipo específico de actividad.
  • Por período específico: escribe un rango de fechas específico en el campo Fecha para consultar las actividades que ocurrieron durante un período en particular.
  • Por miembro: para ver las actividades recientes de un miembro específico del equipo, haz clic en Miembros y, a continuación, escribe el nombre de la persona.
  • Por archivo o carpeta: si buscas por palabra clave, se analizarán los nombres de archivo o carpeta, o bien la ubicación en la que se guardaron.

Exportación

Puedes exportar los resultados de una vista filtrada. Específicamente, puedes hacer lo siguiente:

  • Copiar y pegar los resultados filtrados en Excel.
  • Enviar una URL de los resultados filtrados a otro administrador.
  • Hacer clic en una actividad específica y agregarla como filtro para su uso futuro.

Nota: Los resultados filtrados no se truncan en el explorador. Esto significa que puedes desplazarte continuamente por el explorador para ver las actividades anteriores.

¿Cuánto tiempo demoran las acciones en mostrarse en los registros de actividad?

Por lo general, las acciones de los miembros del equipo se muestran en los registros de actividad en pocas horas. Como máximo, se mostrarán en un plazo de 24 horas.

¿Quiénes pueden crear auditorías de actividad?

Las auditorías de actividades están disponibles para los administradores de equipos y para los administradores de gestión de usuarios.

Obtén más información acerca de los niveles de administrador de Dropbox Business.

¿Cómo puedo usar los registros de actividad para buscar archivos eliminados?

Debes tener en cuenta dos aspectos al buscar archivos eliminados:

  • El nombre del archivo.
  • La carpeta en la que se encontraba el archivo.

Si se eliminó un archivo, simplemente busca su nombre. Si intentaste buscar un archivo, pero no logras encontrarlo, piensa si estaba incluido en una carpeta eliminada.

Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los archivos incluidos en ella. Sin embargo, los nombres de esos archivos eliminados no se muestran en los registros de actividades. Solo aparece el nombre de la carpeta.

Para buscar un archivo que se encontraba en una carpeta eliminada, busca la ruta de la carpeta en el registro de actividades. Por ejemplo, /Marketing/2016/03/01/Proyecto_1.docx.

Consultar la actividad en el panel de administración

El panel de administración te ofrece estadísticas generales de uso, como la cantidad de miembros activos, la cantidad de vínculos compartidos creados y la cantidad de dispositivos activos.

Más información acerca del panel de administración

Iniciar sesión en las cuentas de los miembros del equipo

Los administradores de equipos de Dropbox Business pueden iniciar sesión en las cuentas de los miembros del equipo mediante la característica iniciar sesión como usuario. Si eres el administrador del equipo, puedes acceder a las cuentas de Dropbox Business de los miembros del equipo para hacer lo siguiente:

  • Visualizar la estructura de carpetas del miembro del equipo.
  • Compartir archivos y carpetas.
  • Visualizar, abrir y descargar archivos.
  • Eliminar archivos o restaurar elementos eliminados.

Nota: En el caso de los miembros del equipo que hayan vinculado sus cuentas de Dropbox personales con sus cuentas de Dropbox del trabajo, la característica iniciar sesión como usuario no les permite a los administradores del equipo acceder a sus cuentas personales de ningún modo. Los administradores pueden acceder únicamente a las cuentas de Dropbox Business.

¿Este artículo respondió tu pregunta?

Lo lamentamos. Dinos cómo podríamos mejorar.

¡Gracias por tus comentarios!

Respuestas de la comunidad
    Respuestas de la comunidad

      Other ways to get help

      Comunidad

      Soporte en Twitter

      Ayuda guiada