Supervisar las actividades de uso compartido del equipo

Si eres el administrador del equipo o el administrador de usuarios de un equipo de Dropbox Business, puedes hacer un seguimiento de la forma en que se comparten los datos dentro y fuera de la empresa. Dropbox registra todas las acciones de uso compartido internas y externas, incluso la creación de carpetas compartidas, la creación de vínculos compartidos, el uso compartido de documentos de Paper y los cambios implementados en los permisos de las carpetas y de los vínculos compartidos.

Consultar la actividad del uso compartido

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral.
  3. En la página Actividad, se muestran los eventos de uso compartido, junto con otros tipos de eventos. Para filtrar los eventos y ver solamente los de uso compartido, selecciona Compartir en el menú desplegable.

En la página Actividad, se muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo, pero no se incluyen todas las acciones llevadas a cabo por el equipo. Puedes generar un informe integral que muestre toda la actividad durante un período específico; para ello, haz clic en Crear informe completo en la pestaña Actividad. También puedes ver la actividad de uso compartido reciente de un miembro específico; para ello, haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda y, a continuación, haz clic en el nombre del miembro en la lista.

¿Qué puedo hacer si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?

Si una persona desconocida se une a una carpeta compartida, los administradores podrán verlo y también podrán ver quién envió la invitación en la pestaña Actividad.

¿Qué tipos de eventos se registran?

Se registran eventos de uso compartido de carpetas cuando una persona:

  • Crea una carpeta compartida
  • Invita a una persona a una carpeta
  • Se une a una carpeta
  • Quita a una persona de una carpeta
  • Modifica el rol de otra persona en una carpeta
  • Transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona
  • Deja de compartir una carpeta
  • Cambia los permisos de uso compartido de una carpeta
  • Cambia los permisos de uso compartido generales de las carpetas compartidas en la Consola de administración
  • Mueve una carpeta compartida de un Dropbox del trabajo a un Dropbox personal (o viceversa), específicamente cuando la configuración en el nivel de la carpeta y la configuración en el nivel del equipo permiten compartir elementos con personas ajenas al equipo.

Los eventos de uso compartido de archivos se registran cada vez que sucede uno de los siguientes eventos:

  • Se agrega un archivo.
  • Se descarga un archivo.
  • Se edita un archivo.
  • Se obtiene una vista previa de un archivo.
  • Se elimina un archivo.
  • Se elimina un archivo de forma definitiva.
  • Se restaura un archivo (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se mueve a su ubicación original).
  • Se restaura un archivo a una versión anterior (cuando se vuelve a una versión anterior antes de que se llevaran a cabo las ediciones).
  • Se cambia el nombre de un archivo.
  • Se mueve un archivo (cuando se mueve de una carpeta a otra),
  • Se copia un archivo.
  • Se revierte un archivo (cuando la cuenta de una persona se revierte a un punto anterior en el tiempo, y los archivos se ven afectados por esta reversión).

Se registran eventos de uso compartido de vínculos cuando:

  • Un miembro del equipo crea o comparte un vínculo
  • Una persona ajena al equipo crea o comparte un vínculo desde una carpeta compartida que es propiedad de un miembro del equipo
  • Se crea o comparte un vínculo a través de una aplicación de terceros
  • Un miembro del equipo elimina un vínculo
  • Un miembro del equipo cambia la visibilidad de un vínculo
  • Un miembro del equipo configura una contraseña o fecha de caducidad para un vínculo
  • Un administrador cambia los permisos de uso compartido generales de los vínculos compartidos en la Consola de administración
  • Una persona abre o guarda archivos de un vínculo que compartió un miembro del equipo

Se registran eventos de solicitud de archivos cuando se produce alguna de las siguientes acciones:

  • Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
  • Un miembro del equipo recibe un archivo cargado en una solicitud de archivos.

Se registran eventos de uso compartido de Paper cuando:

  • Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper con un miembro del equipo.
  • Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper de propiedad del equipo con una persona ajena al equipo.
  • Un miembro del equipo visualiza un documento de Paper.
  • Una persona ajena al equipo visualiza un documento de Paper.
  • Se menciona a un miembro del equipo en un documento de Paper.
  • Se menciona a una persona ajena al equipo en un documento de Paper propiedad del equipo.
  • Se modifica la configuración de uso compartido predeterminada de los documentos de Paper.
  • Se modifican los permisos para un miembro de un documento de Paper.
  • Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicitan acceso a un documento de Paper.

Cuando una persona abre un vínculo o agrega archivos a una cuenta de Dropbox, estos eventos solamente se registran en el informe completo de actividades. Se registrará un evento siempre que un miembro del equipo o una persona ajena al equipo abra o agregue el vínculo a su Dropbox.

En el registro de auditoría de uso compartido, no se indica si un miembro abandona una carpeta compartida o si agrega una carpeta compartida, debido a que ese miembro sigue teniendo acceso a la carpeta y podrá agregarla en cualquier momento.

Actividad de uso compartido y la carpeta Public

Es posible que algunos miembros del equipo con cuentas anteriores tengan una carpeta Público (o Public), que es una característica heredada de versiones anteriores de Dropbox. La actividad de esta carpeta no queda registrada; por lo tanto, te recomendamos desactivar la carpeta Public en las cuentas de los miembros de tu equipo.

Consultar el uso compartido en el panel de administración

Si deseas ver el panorama completo de uso compartido del equipo con el paso del tiempo, consulta el panel de administración. Ofrece estadísticas generales de uso, como la cantidad de vínculos compartidos creados y de carpetas compartidas activas. Obtén más información acerca del panel de administración.

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