Dropbox para Salesforce: Configuración de administración avanzada

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Secciones de este artículo:

Configurar la seguridad

Los administradores de Salesforce pueden configurar Dropbox para Salesforce de un modo que respete el modelo de seguridad existente.

De forma predeterminada, Dropbox para Salesforce no sigue el modelo de seguridad de Salesforce. Esto significa que, al compartir la carpeta "Documentos de Salesforce", compartes todo su contenido. Sin embargo, Dropbox para Salesforce se adapta al permiso de uso compartido seleccionado
:

  • Si seleccionas Solo lectura, el usuario solamente podrá ver los archivos.
  • Si seleccionas Lectura y escritura, el usuario podrá agregar, ver, eliminar y restaurar archivos.

Configura la seguridad ya mismo; para ello, haz lo siguiente:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En el menú desplegable, haz clic en Dropbox.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
  4. Marca la casilla Follow Salesforce Sharing ubicada junto a los objetos que quieres habilitar.
  5. Haz clic en Save.
    • Una vez que hayas habilitado la característica, se crea la carpeta Documentos privados de Salesforce, que solamente puede ver el propietario del registro.

Notas:

  • La nueva configuración de seguridad no es retroactiva, es decir, las carpetas creadas antes de implementar los cambios en la configuración de seguridad no respetarán las nuevas normas de seguridad.

Crear subcarpetas

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas para que uses carpetas de plantilla. Estas carpetas vinculan tus registros de Salesforce con las carpetas de tu Dropbox.

De forma predeterminada, las carpetas que crea Dropbox para Salesforce están vacías. Si quieres que contengan estructuras de subcarpetas propias, la característica de carpeta de plantilla te permitirá hacerlo.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Verifica qué dirección de correo electrónico está asociada con Dropbox para Salesforce.
    • Haz clic en la pestaña Dropbox Options en tu cuenta de Salesforce. Allí se muestra la dirección de correo electrónico.
  3. En dropbox.com, abre la carpeta Documentos de Salesforce.
  4. Haz clic en el nombre de la carpeta de objetos con la que quieres trabajar.
  5. Crea una carpeta nueva y asíganle el nombre plantilla.
  6. Crea la estructura que prefieras; para ello, agrega archivos y carpetas a la carpeta plantilla.
  7. En Salesforce, haz clic en la pestaña Dropbox Options.
  8. Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
  9. Marca la casilla Enable Templates junto al objeto con el que quieres trabajar.
  10. Haz clic en Save.

Notas:

  • Las carpetas de plantilla no son retroactivas. Es decir, no se modificarán las estructuras de carpetas que hayas creado antes de configurar la nueva estructura de carpetas de plantilla.
  • Para activar la generación de la plantilla en un registro, agrega un archivo a la carpeta de Dropbox de ese registro en la carpeta Documentos de Salesforce de tu Dropbox.

Habilitar el cambio de nombre automático

De forma predeterminada, al cambiar el nombre de un registro de Salesforce, no se modifica la carpeta de tu Dropbox. Sin embargo, puedes habilitar el cambio de nombre automático si lo deseas. El cambio de nombre automático garantiza que, al cambiar el nombre de una carpeta en Dropbox para Salesforce, también se modifique el nombre de la carpeta en Dropbox.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En las opciones desplegables, haz clic en Dropbox.
  3. Haz clic en la pestaña Dropbox Options.
  4. Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
  5. Haz clic en Rename junto a los objetos en los que quieres habilitar el cambio de nombre automático.
  6. Haz clic en Save.

Notas:

  • Si estás trabajando en una carpeta compartida que tiene habilitado el cambio de nombre automático, Dropbox para Salesforce actualizará los nombres de los registros para todos los miembros de la carpeta compartida.

Limitar el acceso únicamente a tu equipo


Los administradores de Salesforce pueden especificar un nombre de equipo de Dropbox Business a fin de configurar la forma en que los usuarios de Salesforce se vinculan a Dropbox para Salesforce.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En las opciones desplegables, haz clic en "Dropbox".
  3. Haz clic en la pestaña Dropbox Options.
  4. Desplázate hacia abajo hasta la sección Dropbox Business y haz clic en Restrict login to Business accounts.
  5. Haz clic en Edit.
  6. En Dropbox Business Access, haz clic en Team Members Only.
  7. Haz clic en Save.

Crear tu propia estructura de nombres de carpetas

Dropbox para Salesforce te permite crear una estructura de carpetas que copia tu configuración de Salesforce en Dropbox. Sin embargo, los administradores pueden cambiar la estructura predeterminada o las convenciones de asignación de nombres de las carpetas creadas en función de cada objeto.

La convención estándar de asignación de nombres a los objetos de contactos es Nombre, Apellido. Sin embargo, puedes cambiar este parámetro a Apellido, Nombre. Si implementas este cambio, la configuración de asignación de nombres respetará tus preferencias al crear nuevas carpetas.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup.
  3. En la sección Build en la columna izquierda, haz clic en Customize.
  4. Selecciona Contacts.
  5. Haz clic en Fields.
  6. Desplázate hacia abajo hasta la lista Contact Custom Fields & Relationships y haz clic en New.
  7. En Data Type, selecciona Formula.
  8. Haz clic en Next.
  9. Escribe "Ruta personalizada de Dropbox" en el cuadro Field Label.
  10. Escribe "ruta_personalizada_Dropbox" en el cuadro Field Name.
  11. En Formula Return Type, selecciona Text y haz clic en Next.
  12. Escribe tu fórmula y haz clic en Next.
  13. Selecciona la casilla Visible junto a los perfiles a los cuales quieres concederles acceso de edición.
  14. Haz clic en Next.
  15. Haz clic en Save.

Notas:

  • Estos cambios no son retroactivos. Es decir, solamente se aplican a las carpetas nuevas.
  • Puedes usar este proceso en todos los objetos estándares y personalizados, y puedes agregar campos, texto, números o fechas adicionales para personalizar aun más las rutas de tus carpetas.

Agregar Dropbox a Publisher Layouts

Puedes permitir el acceso a la interfaz de Dropbox en Chatter. Para ello, solo agrega Dropbox como una acción rápida en Global Publisher y sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup.
  3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en Global Actions.
  5. Haz clic en Publisher Layouts.
  6. En la columna Acción, haz clic en Editar, ubicado junto a la entrada Diseño global.
  7. Arrastra Dropbox desde la sección Quick Actions y suéltalo en la sección Global Publisher.

Desinstalar Dropbox para Salesforce

Puedes desinstalar Dropbox para Salesforce en cualquier momento. Si vinculaste Dropbox para Salesforce con diseños de páginas, o bien creaste páginas o desencadenantes personalizados de Visualforce, debes eliminarlos antes de desinstalar la aplicación.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Restablece Dropbox para Salesforce.
  3. Inicia sesión en el sitio web de Dropbox.
  4. Elimina la carpeta Documentos de Salesforce.
  5. Vuelve al sitio web de Salesforce y haz clic en Setup.
  6. En la sección Build, haz clic en Installed Packages.
  7. Busca Dropbox para Salesforce y haz clic en Uninstall.
    • Determina si quieres guardar temporalmente una copia de los datos de la aplicación de Dropbox para Salesforce (48 horas).
  8. Sigue las instrucciones que se muestran en la pantalla y, a continuación, haz clic en Uninstall.

Habilitar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile

Para usar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile, primero debes agregar una tarjeta móvil al diseño de página.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup.
  3. En Build, haz clic en Customize.
  4. Haz clic en Contacts.
  5. En Contacts, haz clic en Page Layouts.
  6. Junto a Contact Layout, haz clic en Edit.
  7. Desplázate hacia abajo hasta Mobile Cards (Salesforce1 only).
  8. En el cuadro de configuración que se muestra en la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages.
  9. Arrastra Dropbox para Salesforce - Mobile y suéltalo en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only).
  10. Haz clic en Save.

A continuación, puedes habilitar objetos personalizados en Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero habilita esta característica al configurar la página de Visualforce. Para que se muestren los objetos personalizados, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup.
  3. En App Setup, haz clic en Develop.
  4. Haz clic en Pages.
  5. Haz clic en New.

A continuación, crea la página de Visualforce; para ello, sigue estos pasos:

  1. Elige una Etiqueta y un Nombre para tu página.
  2. Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps.
  3. Copia y pega el siguiente código, y sustituye el contenido de insertar nombre de API por el nombre de API de tu objeto; por ejemplo:
  4. "<apex:page standardController=“insert API name” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
    <Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
    
  5. Haz clic en Save.
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