Dropbox para Salesforce: Configuración y uso para los miembros del equipo

Dropbox para Salesforce les permite a los equipos acceder a sus archivos de Dropbox y compartirlos en Salesforce. Esta guía para el usuario le permitirá a cada uno de los miembros del equipo comenzar a usar la integración después de que el administrador vincule el equipo de Dropbox con Salesforce.

Guía para el usuario

En esta sección, se responden preguntas básicas del tipo “¿Cómo hago para…?”. Para consultar las Preguntas frecuentes más avanzadas, omite esta sección y continúa leyendo.

Vincular Dropbox con Salesforce

Los administradores de equipos pueden vincular un equipo de Dropbox con Salesforce. Una vez vinculado el equipo, cada uno de los miembros del equipo de Dropbox Business podrá vincular Dropbox con Salesforce.

  1. Haz clic en la pestaña Opciones de Dropbox en Salesforce.
  2. Haz clic en Vincular con Dropbox. Deberías acceder a dropbox.com.
  3. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de Dropbox Business.
  4. Haz clic en Permitir. Deberías volver a acceder a las Opciones de Dropbox en Salesforce.

Notas:

  • Si los miembros del equipo visitan un componente de Dropbox en Salesforce, también se les solicitará que vinculen sus cuentas.
  • Una vez que estén vinculadas las cuentas, los miembros del equipo regresarán al registro en el que comenzaron. En este momento, se cargará la carpeta de Dropbox.

Agregar archivos de Dropbox a Salesforce

Puedes agregar archivos de Dropbox a Salesforce de dos formas.

Si usas una versión más reciente del explorador, puedes arrastrar y soltar los archivos en el asistente de Dropbox de tus registros de Salesforce.

Como alternativa, puedes cargar archivos desde tu computadora; para ello, sigue estos pasos:

  1. En el asistente de Dropbox para Salesforce, haz clic en el botón Agregar archivos.
  2. Desplázate hasta el archivo que quieres cargar desde tu computadora, y selecciona los archivos que quieres cargar.
  3. Haz clic en el botón Listo.

Ver o descargar un archivo en Salesforce

Puedes ver, descargar y compartir tus archivos directamente en Dropbox para Salesforce.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Desplázate hasta el asistente de Dropbox en el registro que te interesa y busca los archivos que quieres descargar.
  3. Para abrir el archivo en Dropbox, haz clic en el icono de archivo.
  4. Haz clic en el nombre del archivo para descargarlo.

Crear carpetas de Dropbox en Dropbox para Salesforce

Con Dropbox para Salesforce, puedes crear nuevas carpetas en Salesforce.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en el botón Nueva carpeta y, a continuación, escribe un nombre para la carpeta.
  3. Presiona Entrar en el teclado.

Eliminar o restaurar archivos de Dropbox en Dropbox para Salesforce

Eliminar archivos

  1. En Salesforce, haz clic con el botón secundario en el archivo.
  2. Haz clic en Quitar.

Restaurar archivos

  1. En Salesforce, haz clic en Mostrar archivos eliminados.
  2. Haz clic con el botón secundario en el archivo que quieres recuperar.
  3. Haz clic en Restaurar.

Compartir un archivo o una carpeta de Dropbox con Chatter

  1. Abre una entrada de cuenta o el perfil de un contacto.
  2. Haz clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haz clic en el icono de Chatter.
  3. Agrega el mensaje que quieres compartir en Chatter.
    • Puedes usar menciones (@) o hashtags (#).
  4. Haz clic en Post.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre “All of Dropbox for Object” (Todo Dropbox para objeto) y “Dropbox for Object” (Dropbox para objeto)? 

Las opciones “All of Dropbox for Object” (Todo Dropbox para objeto) y “Dropbox for Object” (Dropbox para objeto) ofrecen una visibilidad diferente en la cuenta de Dropbox de un usuario que inició sesión desde Salesforce.

  • La opción “All of Dropbox for Object” (Todo Dropbox para objeto) ofrece acceso a toda la carpeta de Dropbox del usuario, independientemente del registro que esté visualizando. Los usuarios pueden ver y modificar todos sus archivos de Dropbox en la integración de Dropbox para Salesforce.
  • La opción “Dropbox for Object” (Dropbox para objeto) solo ofrece acceso a los archivos asociados con el registro específico del objeto de Salesforce que el usuario está visualizando. Los usuarios pueden ver y modificar los archivos en la carpeta de ese registro de objeto en la integración de Dropbox para Salesforce.

Por ejemplo, ten en cuenta las siguientes estructuras de carpetas de Dropbox:

Tu raíz de Dropbox > Documentos de Salesforce > Nombre del objeto > registro_objeto_1 > foto1.jpg
Tu raíz de Dropbox > Documentos de Salesforce > Nombre del objeto > registro_objeto_2 > foto2.jpg

La opción de acceso “All of Dropbox for Object” (Todo Dropbox para objeto) te permite ver toda la estructura de carpetas, a partir de la carpeta “Tu raíz de Dropbox”.

La opción de acceso “Dropbox for Object” (Dropbox para objeto) limita la visualización solo al registro del objeto. En este ejemplo, la opción de acceso “Dropbox for Object” (Dropbox para objeto) te permitiría ver “registro_objeto_1” en Salesforce y todos los archivos que contiene, incluso “foto1.jpg”.

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¿Qué ediciones de Salesforce son compatibles?

Dropbox para Salesforce es compatible con la mayoría de las ediciones de Salesforce, entre ellas las siguientes:

  • Grupo
  • Professional
  • Enterprise
  • Sin límites
  • Force.com
  • Developer
  • Performance

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¿Qué son los archivos .sfdb en mi Dropbox?

Si usas Dropbox para Salesforce, es posible que se muestren archivos con la extensión .sfdb en la carpeta "Documentos de Salesforce" de tu Dropbox. Son archivos de marcadores que se usan para vincular tus registros de Salesforce con tus carpetas de Dropbox.

Nota: No elimines los archivos, ya que Dropbox para Salesforce no funciona si se eliminan los archivos .sfdb.

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¿Qué hago si elimino un archivo .sfdb por error?

Dropbox para Salesforce no funciona si se eliminan los archivos .sfdb. Si eliminas archivos .sfdb por error de tu Dropbox, puedes restaurarlos como harías con cualquier otro archivo de tu Dropbox.

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¿Cómo me doy cuenta si mi versión de Dropbox para Salesforce está actualizada?

Sabrás que la versión de Dropbox para Salesforce está actualizada si no hay ninguna actualización disponible:

  1. Inicia sesión en Salesforce AppExchange.
  2. Haz clic en tu nombre y, a continuación, selecciona Mi cuenta.
  3. Haz clic en Actualización disponible y, a continuación, sigue las instrucciones en pantalla.
    • Si no se muestra un botón, significa que ya cuentas con la versión más actualizada de Dropbox para Salesforce.

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