Crea un espacio de equipo organizado
Descubre cómo trabaja tu equipo.
Antes de comenzar a crear carpetas, tómate un tiempo para comprender los flujos de trabajo de tu equipo. Crear una estructura escalable y una convención de nomenclatura para el equipo significará menos trabajo de mantenimiento en el futuro. Considera:
- ¿Los usuarios generalmente trabajan por su cuenta o en equipos?
- ¿Una persona trabaja en cada archivo o varias personas contribuyen con las ediciones de cada uno?
- ¿Esperas que los archivos se compartan con frecuencia fuera del equipo de Dropbox Business?
- Si Dropbox está reemplazando a un sistema existente, ¿deseas copiar esa estructura de carpetas?
- ¿Cómo prefieren agrupar sus archivos los diferentes departamentos ?
Selecciona una de estas tres estructuras de carpetas.
Por departamento
Si los departamentos tienden a dirigir sus propios proyectos, a diferencia de las iniciativas de toda la empresa, esta estructura es ideal. Trabaja con los gerentes para crear subcarpetas que satisfagan mejor las necesidades de cada equipo. Marketing tendría carpetas como Admin, Anuncios, Presupuesto y Logos, mientras que TI podría tener carpetas como Instaladores, Red e Inventario.
Por cliente
Las empresas basadas en clientes (como consultorías, corredores de bienes raíces y bufetes de abogados) suelen tener carpetas para archivos de propósito general en el nivel superior de su espacio de equipo, así como una para clientes. Dentro de la carpeta de clientes, puedes agregar una subcarpeta para cada cliente, con subcarpetas para proyectos individuales.
por proyecto
Si tu empresa tiene varias fuentes de ingresos —(ventas, soporte y consultoría, por ejemplo)— puede tener sentido dejar que guíen la estructura de su carpeta. Dentro de cada tipo, puedes elegir una estructura de subcarpeta. En este ejemplo, verás un proyecto organizado por año, mientras que el otro es por trimestre.
Configura grupos para simplificar el uso compartido
Los grupos te permiten compartir carpetas con una lista de personas preseleccionadas al instante. Configura un grupo para cualquier departamento cuyos miembros compartan archivos regularmente entre sí. Los grupos te permiten compartir carpetas rápidamente con un departamento, en lugar de invitar a los miembros a unirse de uno a la vez. Y, a medida que se unen nuevas personas al agregarlas a grupos, se les da acceso automáticamente a las carpetas compartidas de su departamento.
Organizar con nombres de carpetas estandarizados
Una vez que establezcas la estructura y grupos, comunícale con tu equipo cómo deben nombrarse los archivos y las carpetas. Establecer una convención de nombres efectiva facilitará que todos encuentren lo que necesitan, especialmente a medida que aumenta el número de archivos en el espacio del equipo. Aquí hay algunas sugerencias:
- Las carpetas mensuales se deben nombrar en el formato AAAA-MM para que aparezcan en orden cronológico.
- Si estás organizando por cliente y la compañía utiliza códigos de cliente, el prefijo del nombre de cada carpeta de cliente con su código ayudará a las personas a encontrar lo que necesitan.
Controla quiénes tienen acceso a cada elemento
Las carpetas creadas en el espacio de tu equipo están visibles para todos en el equipo, pero eso no significa que todos puedan acceder a ellas. Desde la consola de administración, los administradores pueden agregar y eliminar personas y grupos de las carpetas, y elegir si las carpetas se pueden editar o solo se pueden ver.
Utiliza las carpetas para controlar el acceso
Mantener el espacio de tu equipo
Una vez que hayas invitado a los miembros del equipo y agreguen contenido al espacio del equipo, estas son algunas sugerencias para mantenerse organizado:
- Mueve proyectos completados a carpetas de archivos. Luego utiliza Dropbox Smart Sync para marcarlos como "Solo en línea" y liberar espacio en los discos duros de los miembros del equipo.
- Los administradores pueden iniciar sesión como miembros de un equipo para acceder a los permisos de cualquier carpeta que el usuario haya compartido.
- Actualiza las membresías grupales cuando las personas se muden a diferentes equipos.
- Revoca el acceso a los datos de la empresa mediante la suspensión o eliminación de los miembros del equipo que han abandonado la empresa.
Ver un ejemplo
Aquí hay una estructura de carpetas inspirada en ejemplos compartidos por clientes de Dropbox Business. Los iconos de personas azules son miembros del equipo, mientras que los iconos de personas grises son miembros externos de la empresa.
