Crea un espacio de equipo organizado

Configura carpetas para ayudar a todos a encontrar rápidamente lo que necesitan. Esta guía proporciona las prácticas recomendadas y algunos ejemplos, para que puedas crear un lugar único y organizado para los archivos de tu equipo.

Descubre cómo trabaja tu equipo.

Antes de comenzar a crear carpetas, tómate un tiempo para comprender los flujos de trabajo de tu equipo. Crear una estructura escalable y una convención de nomenclatura para el equipo significará menos trabajo de mantenimiento en el futuro. Considera:

  • ¿Los usuarios generalmente trabajan por su cuenta o en equipos?
  • ¿Una persona trabaja en cada archivo o varias personas contribuyen con las ediciones de cada uno?
  • ¿Esperas que los archivos se compartan con frecuencia fuera del equipo de Dropbox Business?
  • Si Dropbox está reemplazando a un sistema existente, ¿deseas copiar esa estructura de carpetas?
  • ¿Cómo prefieren agrupar sus archivos los diferentes departamentos ?

Configura grupos para simplificar el uso compartido

Los grupos te permiten compartir carpetas con una lista de personas preseleccionadas al instante. Configura un grupo para cualquier departamento cuyos miembros compartan archivos regularmente entre sí. Los grupos te permiten compartir carpetas rápidamente con un departamento, en lugar de invitar a los miembros a unirse de uno a la vez. Y, a medida que se unen nuevas personas al agregarlas a grupos, se les da acceso automáticamente a las carpetas compartidas de su departamento.

Creación de una nueva carpeta en el espacio de equipo compartido con el grupo Desarrollo de negocio

Organizar con nombres de carpetas estandarizados

Una vez que establezcas la estructura y grupos, comunícale con tu equipo cómo deben nombrarse los archivos y las carpetas. Establecer una convención de nombres efectiva facilitará que todos encuentren lo que necesitan, especialmente a medida que aumenta el número de archivos en el espacio del equipo. Aquí hay algunas sugerencias:

  • Las carpetas mensuales se deben nombrar en el formato AAAA-MM para que aparezcan en orden cronológico.
  • Si estás organizando por cliente y la compañía utiliza códigos de cliente, el prefijo del nombre de cada carpeta de cliente con su código ayudará a las personas a encontrar lo que necesitan.
Haz clic en la subcarpeta de Marketing, cambia el nombre de la carpeta superior a Diseño, arrastra dos archivos

Controla quiénes tienen acceso a cada elemento

Las carpetas creadas en el  espacio de tu equipo  están visibles para todos en el equipo, pero eso no significa que todos puedan acceder a ellas. Desde la consola de administración, los administradores pueden agregar y eliminar personas y grupos de las carpetas, y elegir si las carpetas se pueden editar o solo se pueden ver.

Haz clic en Administrar para ver quién tiene acceso a una carpeta y agrega miembros con acceso de visualización o edición

Utiliza las carpetas para controlar el acceso

Carpeta azul con icono de edificio

Carpeta del equipo

Esto se comparte automáticamente con todo tu equipo, pero puedes controlar quién tiene acceso para ver o editar, y compartir con personas fuera de tu equipo.

Carpeta azul con el icono del signo menos

Carpeta limitada

Esta se crea cuando invitas a personas o grupos específicos a una carpeta dentro del espacio del equipo. Solo las personas o grupos que designes pueden ver o editar este contenido.

Carpeta morada con icono de persona

Carpeta de miembros del equipo

​​Cada miembro del equipo tiene una carpeta con contenido que es privado por defecto. Se nombran según el usuario, y los usuarios pueden elegir compartir archivos y carpetas dentro.

Carpeta azul con icono de dos personas

Carpeta compartida

Esto permite a los usuarios compartir contenido en la carpeta de miembros de su equipo. Cuando se les invita, los usuarios pueden agregar esto a su carpeta de miembros para mantenerlo privado, o a una carpeta de equipo para mantener a los demás al día.

Mantener el espacio de tu equipo

Una vez que hayas invitado a los miembros del equipo y agreguen contenido al espacio del equipo, estas son algunas sugerencias para mantenerse organizado:

  • Mueve proyectos completados a carpetas de archivos. Luego utiliza Dropbox Smart Sync para marcarlos como "Solo en línea" y liberar espacio en los discos duros de los miembros del equipo.
  • Los administradores pueden iniciar sesión como miembros de un equipo para acceder a los permisos de cualquier carpeta que el usuario haya compartido.
  • Actualiza las membresías grupales cuando las personas se muden a diferentes equipos.
  • Revoca el acceso a los datos de la empresa mediante  la suspensión o eliminación de los miembros del equipo que han abandonado la empresa. 
Resalta varios archivos y selecciona Sincronización inteligente > solo en línea, para que no ocupen espacio en el disco duro local

Ver un ejemplo

Aquí hay una estructura de carpetas inspirada en ejemplos compartidos por clientes de Dropbox Business. Los iconos de personas azules son miembros del equipo, mientras que los iconos de personas grises son miembros externos de la empresa.

Jerarquía de carpetas en toda la empresa con carpetas organizadas por departamento, clientes y proyectos, que muestran quién tiene acceso a qué