VPN

¿Cómo puedo configurar una VPN como una solución de uso compartido de archivos?

La practicidad y la seguridad de una VPN requieren una configuración estricta y un mantenimiento permanente. Se recomienda que la mayoría de las empresas trabaje con un profesional de informática para configurar una VPN y llevar a cabo su mantenimiento.

VPN

  • Trabajar con el Departamento de TI para comprar el servidor para la VPN
  • Solicitar al Departamento de TI que configure una cuenta de VPN para cada usuario
  • Trabajar con el Departamento de TI para comprar el servidor de archivos que se usará con la VPN
  • Crear una carpeta compartida en el servidor de archivos y conceder permisos a los usuarios
  • Instalar un cliente de la VPN en la computadora de cada usuario y configurar el acceso
  • Asignar una unidad de red a la carpeta compartida de la computadora de cada usuario

Dropbox

  • Registrarse en Dropbox
  • Descargar la aplicación de Dropbox

Además de configurar los servidores de la VPN, el personal de informática debe crear una cuenta para cada usuario, agregar los permisos adecuados a las carpetas compartidas de los servidores de archivos, supervisar el rendimiento, prevenir el malware y capacitar a los nuevos usuarios para que se conecten a la VPN.

Aunque es posible usar tanto una VPN como Dropbox para facilitar el uso compartido de archivos mediante, por ejemplo, una carpeta compartida, configurar una carpeta de este tipo con Dropbox es mucho más intuitivo. Con Dropbox, no se requieren habilidades técnicas, y agregar nuevas cuentas de usuario implica tan solo ingresar una cuenta de correo electrónico; además, tu equipo requiere de mínimos conocimientos para usar el nuevo software.


¿Cómo hago para compartir un archivo con otro miembro del equipo?

Las VPN permiten que tu equipo trate los archivos compartidos como archivos locales en tu disco duro. Puedes editar los archivos donde están sin cargarlos ni descargarlos manualmente (como ocurre con los servidores FTP). En este aspecto, la desventaja reside en que todas las interacciones con el archivo ocurren a través de una conexión de red: el rendimiento depende de la conexión a Internet y de la capacidad del servidor de la VPN para procesar las solicitudes entrantes.

VPN

  • Abrir el software de la VPN
  • Ingresar la dirección del servidor y el nombre de usuario, y la contraseña de la cuenta de la VPN
  • Esperar hasta que el servidor de la VPN autentique tus credenciales
  • Conectarte al servidor de archivos
  • Agregar el archivo a la unidad de red compartida creada anteriormente
  • El archivo se mostrará automáticamente en las unidades de red compartidas de los demás miembros del equipo
  • Cuando alguien edita el archivo, los cambios están disponibles automáticamente para el resto del equipo

Dropbox

  • Crear una nueva carpeta en tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo
  • Hacer clic con el botón secundario en la carpeta y compartirla con los demás miembros del equipo
  • Guardar el archivo deseado en la carpeta compartida de Dropbox en tu computadora
  • El archivo se muestra en la carpeta de Dropbox de los miembros de tu equipo
  • Cuando alguien edita el archivo, la copia de todos los demás se actualiza automáticamente

En la superficie, Dropbox y las VPN parecen ofrecer experiencias similares para compartir archivos: los archivos pueden editarse directamente (sin descargarlos), y las modificaciones se muestran automáticamente en las carpetas compartidas de tu equipo. Sin embargo, Dropbox concede a cada usuario su propia copia local de cada documento. De este modo, explorar y editar archivos es mucho más fácil.

Además, a diferencia de lo que sucede con una VPN, donde solo puedes interactuar con los archivos con conexión a la red, con Dropbox puedes almacenar los archivos y acceder a ellos, además de editarlos, sin conexión: Dropbox cargará las modificaciones cuando vuelvas a tener conexión a Internet. Dropbox también creará una copia en conflicto si más de un usuario edita el archivo al mismo tiempo, en lugar de bloquear a los demás usuarios en el modo de solo lectura.


¿Cómo puedo compartir un archivo con un cliente?

Compartir archivos con clientes a través de una VPN puede ser difícil puesto que no se recomienda ofrecer acceso a toda la red sin restricciones a una persona ajena a la empresa. Es mucho más fácil y seguro configurar Dropbox u otro sistema para compartir archivos con un cliente.

Si todavía prefieres usar una VPN, una opción es usar una VPN con capa de sockets seguros (SSL), una versión menos común del estándar que permite que el administrador del sistema restrinja el acceso a servidores o archivos específicos de tu red privada.

VPN

  • Trabajar anticipadamente con el Departamento de TI para asegurar que el servidor se pueda configurar como VPN con SSL
  • Indicar al Departamento de TI que cree una cuenta de VPN con SSL para el cliente, con acceso únicamente a los servidores y archivos necesarios
  • Brindar a los clientes la información de la cuenta de la VPN
  • Los clientes pueden iniciar sesión en la VPN con SSL a través de cualquier explorador de Internet
  • Todos los recursos autorizados, como servidores de archivos, carpetas compartidas y archivos, se mostrarán en la interfaz de Internet

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Compartir vínculo de Dropbox para generar un vínculo que pueda compartirse
  • Enviar el vínculo al cliente, quien podrá ver o descargar el archivo con cualquier explorador de Internet

Los vínculos compartidos de Dropbox te permiten determinar con exactitud qué archivos pueden ver tus clientes. Acceder a esos archivos es sencillo: simplemente se debe hacer clic en un vínculo. Esto evita la necesidad de interactuar con el complejo software de una VPN. También tienes la opción de agregar contraseñas y fechas de caducidad a los vínculos si usas Dropbox Pro o Dropbox Business. Además, puedes denegar el acceso a un documento en cualquier momento simplemente al inhabilitar el vínculo.


¿Cómo puedo compartir archivos de gran tamaño?

Los archivos de gran tamaño pueden ser un problema para las VPN. Cada vez que se guarda el archivo, todo el archivo se envía a través de la conexión de la VPN al servidor de archivos de la red privada. Esto puede ser ineficiente para archivos de gran tamaño.

Una solución es mover el archivo de la unidad de red a un disco duro local para llevar a cabo los cambios y, después de terminar, moverlo nuevamente a la unidad de red. El resultado es el mismo flujo de trabajo ineficiente de descarga/carga del FTP. Esto dificulta la sincronización de archivos con los demás miembros del equipo.

VPN

  • No hay restricciones de tamaño para transferir archivos a través de una VPN
  • El trabajo con archivos de gran tamaño puede ser difícil debido a que las VPN dependen de las conexiones a Internet
  • Los archivos de gran tamaño deben volver a enviarse en su totalidad cada vez que se lleva a cabo una modificación

Dropbox

  • No hay restricciones de tamaño al cargar archivos a través de la aplicación de Dropbox
  • Al sincronizar, solamente se envían a Dropbox las partes modificadas del archivo

La administración de versiones incorporada en Dropbox admite el registro de todas y cada una de las ediciones en segundo plano. Puedes recuperar el historial completo de un documento en unos pocos clics y asegurar de este modo que no elimines información definitivamente de forma accidental.


¿Cómo puedo administrar versiones anteriores de un archivo?

Un servidor de archivos tiene una sola copia actual de cada archivo. No tiene noción del historial del archivo, y esto conlleva el peligro de perder datos. Por ejemplo, si un usuario elimina información y vuelve a cargar el documento en el servidor, se pierde para siempre.

VPN

  • Las VPN no admiten la administración de versiones de archivos
  • Una solución común es copiar el archivo y cambiarle el nombre para incluir el número de versión

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Ver versiones anteriores para consultar el historial del archivo
  • Seleccionar la versión que desees y hacer clic en Restaurar

Cuando tus archivos están en Dropbox, se registra cada vez que se guardan. Si detectas que se eliminaron datos importantes hace un tiempo, podrás recuperarlos en unos clics. Al igual que compartir archivos, esto es completamente automático. No necesitarás preocuparte por el control de versiones hasta que desees consultar una copia anterior del archivo.


¿Cómo puedo acceder a los archivos en mis dispositivos móviles?

La mayoría de los clientes de VPN se dedican únicamente a configurar una conexión cifrada. Esto es útil para explorar Internet de forma segura, para el correo electrónico y para VoIP, pero no ofrece una gran ventaja para el uso compartido de archivos. En general, es necesaria otra aplicación para asignar una unidad de red y acceder a los archivos compartidos de la empresa; a veces, es incluso necesaria una configuración especial del Departamento de TI.

VPN

  • Usar la compatibilidad integrada para VPN o instalar una aplicación de VPN en el dispositivo móvil
  • Ingresar la dirección del servidor para establecer conexión con la VPN y, a continuación, ingresar el nombre de usuario y la contraseña
  • Asignar una unidad de red con una aplicación de terceros y acceder al archivo al igual que lo haces en tu computadora
  • Editar documentos requiere una conexión estable a Internet

Dropbox

  • Descargar la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Iniciar sesión en tu cuenta y abrir en vista previa los documentos en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles
  • Con aplicaciones para dispositivos móviles vinculadas con Dropbox, como Microsoft Office, los cambios que lleves a cabo se sincronizan en todos los dispositivos

La aplicación de Dropbox para dispositivos móviles evita la molestia que implica configurar una conexión de VPN. Simplemente inicia sesión en Dropbox la primera vez que abras la aplicación. Inmediatamente después, tendrás un sistema de archivos a tu exclusiva disposición en tu dispositivo móvil. Puedes explorar los archivos, editarlos con aplicaciones de terceros y crear vínculos compartidos, al igual que lo harías desde la carpeta compartida en tu computadora.

Las conexiones del software de VPN para dispositivos móviles también son muy inestables (p. ej., cuando atraviesas un túnel). Según el software de VPN y la aplicación de edición, esto puede impedir que trabajes con los archivos si no tienes una conexión muy estable. Dropbox resuelve el problema: te permite descargar los archivos y usarlos sin conexión a Internet.