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El portal de empleo utiliza Dropbox Business para compartir fácilmente material de marketing con sus clientes, lo que mejora el servicio al cliente y reduce la carga sobre los recursos informáticos.

Resultados clave de ABSOLVENTA

Colaboración más rápida y sencilla

Mayor ahorro de tiempo gracias a una menor necesidad de asistencia informática

Mayor seguridad de los datos de la empresa

El reto

Los errores en servidores impulsan la demanda de una nueva solución

Antes de implementar Dropbox Business, ABSOLVENTA trabajaba con su propia infraestructura de servidores de archivos. Todos los recursos de la empresa estaban almacenados en esos servidores, lo que requería una gran labor de mantenimiento por parte del departamento informático. Con el tiempo, los discos duros empezaron a fallar. El servidor de archivos de la empresa tenía discos duros reflejados y la empresa tenía copias de seguridad, pero reemplazar el HDD defectuoso y recrear el RAID suponía tiempo y esfuerzo. “Si lo pienso ahora, creo que era una solución muy arriesgada. Cuando nuestros servidores empezaron a fallar, buscamos una solución fiable y de confianza que preservara la seguridad de nuestros datos", dice Markus Waitl, miembro del equipo de desarrollo de la empresa.

“Dropbox Business ofrece suficiente espacio y dispone de funciones administrativas muy sencillas que permiten a los administradores de cuenta gestionar rápidamente los derechos de acceso a documentos y carpetas”.

La solución

Transferencia de datos sin interrupciones

Muchos empleados ya estaban familiarizados con Dropbox y tenían cuentas privadas, así que ya conocían sus funciones y características. Al final, ABSOLVENTA decidió adquirir Dropbox Business por su sencillez y usabilidad. La transferencia de datos desde los antiguos servidores de datos se realizó sin interrupciones a través del cliente de Dropbox. La empresa pudo mantener la estructura de carpetas que tenía y reflejarla en la nube. Actualmente, todos los empleados cuentan con su propia licencia de Dropbox Business, así que todos los equipos de ABSOLVENTA se han pasado a la nube sin interrupciones. Además de Dropbox Business, el equipo de marketing de ABSOLVENTA utiliza Paper para compartir sus conocimientos de manera externa e interna. Las notas de prensa y el material fotográfico se distribuyen de forma externa mediante Dropbox, y todos los meses se confecciona y comparte con los empleados un boletín de marketing interno a través de Paper. Los equipos de ventas comparten material con sus clientes a través de Dropbox. Como Markus apunta: “Los clientes reconocen Dropbox cuando les enviamos un enlace compartido, lo que facilita considerablemente compartir de manera externa”.

“Si buscas una solución de servidor de archivos fiable que a la vez mejore la colaboración entre los empleados, entonces Dropbox es el socio que estás buscando”.

LOS RESULTADOS

Más tiempo para el desarrollo

La implementación de Dropbox Business ha ahorrado mucho tiempo a todos, pero especialmente al departamento informático. Como es normal en una empresa pequeña, los expertos informáticos de ABSOLVENTA no solo tienen como responsabilidad gestionar problemas con los servidores y los ordenadores. Los desarrolladores se encargaban de toda la administración del servidor de archivos, pero ahora estos programadores han quedado libres para dedicarse al producto. Tareas como el mantenimiento de los servidores de archivos, las copias de datos y la recuperación de archivos perdidos han quedado obsoletas. “Ahora la responsabilidad la comparten todos los empleados porque, al almacenar sus datos en Dropbox, pueden recuperar archivos fácilmente sin la ayuda del departamento informático. La gestión de riesgos ha desaparecido completamente, [porque] puedes llevar un control de todo lo que ocurre y porque Dropbox proporciona la seguridad necesaria”, añade Markus. Ahora puede invertir en el desarrollo el tiempo que ha ganado, que es importante para la innovación y el progreso en ABSOLVENTA. La empresa también ha eliminado totalmente la necesidad de conexiones VPN para acceder a los archivos de la empresa. Todo está disponible siempre que haya conexión a Internet. Markus aconseja a otras empresas: “Si buscas una solución de servidor de archivos fiable que a la vez mejore la colaboración entre los empleados, entonces Dropbox es el socio que estás buscando”.