La empresa de construcción más importante de Australia se adentra en la era digital con Dropbox.

Resultados principales de ADCO

Más de 3500 proyectos completados valorados en más 10 000 millones de dólares.

40 servidores de archivo obsoletos.

EL RETO

Dejar atrás lo heredado

Para ADCO, como para la mayoría de las empresas que se crearon en los 70, resultaba difícil dejar atrás los sistemas y tecnologías heredados. Hay empresas que ni siquiera lo intentan. Pero no es el caso de ADCO, una de las empresas líderes de Australia en el sector de la construcción. ADCO ha completado más de 3500 proyectos valorados en más de 10 000 millones de dólares desde su inicio, y está liderando el camino hacia la era digital en el sector de la construcción. 


Esta empresa, con más de 50 años de historia, tiene la misión de ser la primera opción para aquellos que buscan una constructora y ha sabido entender que, para mantener su competitividad, agilidad y eficiencia, era necesario embarcarse en un viaje de transformación digital. "Estábamos en una encrucijada", dice Doug Zuzic, director de información de ADCO. "Nuestra infraestructura tenía al menos 7 años y necesitábamos reemplazarla. El panorama era desalentador. Así que nos preguntamos si invertir en una infraestructura física era buena idea o debíamos buscar una opción basada en la nube".



La respuesta estaba clara para Doug y su equipo. Con la información desperdigada entre diferentes estados, una supervisión mínima del negocio a nivel nacional y una falta de movilidad por parte de los empleados sobre el terreno, ADCO necesitaba una solución de plataforma única que fuera fácil de usar y estandarizara procesos para todo el equipo. Tras considerar varias opciones disponibles en el mercado, se decidió por Dropbox, ya que les parecía la solución a su medida. 

"Cada estado almacenaba documentos relacionados con los proyectos de forma independiente, lo cual aislaba ciertos contenidos en nuestra empresa. La transición a Dropbox nos ha ayudado a asegurarnos de que trabajamos como un solo equipo".

LA SOLUCIÓN

Una estrategia orientada a la nube

Con la intención de progresar en sus nuevos planes, que priorizaban el uso de la nube, ADCO probó de forma gratuita Dropbox en dos proyectos diferentes de Nueva Gales del Sur. Los comentarios positivos de los empleados fueron lo que les hizo decidirse por la implementación de la plataforma.


Elizabeth Mackison, diseñadora gráfica de ADCO, trabaja con los equipos que operan en las fases previas a la construcción y fue una de las primeras personas en probar Dropbox Business. Como diseñadora, Elizabeth se coordina con los profesionales que realizan las estimaciones, los gestores de proyecto, los jefes de construcción y los arquitectos diseñadores a la hora de crear licitaciones y ofertas. 


“Nuestro equipo es, por naturaleza, muy colaborativo. En las licitaciones llegó a trabajar con hasta 10 personas diferentes. Con Dropbox Business podemos compartir documentos fácilmente con todos ellos. Además de tener la posibilidad de ver qué personas están trabajando en ello, la solución aporta mucha seguridad y visibilidad a nuestros flujos de trabajo",
"Dropbox Business ha contribuido a que nuestros equipos trabajen más rápido y podamos trabajar con mucha más flexibilidad que antes. Ha marcada una gran diferencia en mi día a día", dice Elizabeth.


Antes, la información relativa a los trabajos se almacenaba en servidores locales de cada estado. Esto significaba que no había un nivel superior de supervisión de proyectos, lo cual provocaba cierta fragmentación en la empresa. "El mayor problema que teníamos era que nuestra información se almacenaba por estados. Cada estado tenía un servidor. Debido a esto, no podíamos consultar los proyectos a nivel nacional", explica Zuzic. "Con Dropbox, estandarizamos por completo la forma de gestionar los proyectos entre estados. Tenemos una vista única y accesible de toda la información asociada a cada proyecto, ya sea pasado o futuro". 


Los empleados de ADCO también se frustraban mucho al no poder acceder a los archivos desde dispositivos móviles desde la obra y tenían que volver físicamente a la oficina para completar su trabajo. "Detestaban no poder trabajar de la forma que querían. Acceder a los archivos era un reto a diario", dice Zuzic. En particular, les costaba compartir archivos grandes como bocetos de BIM o CAD con los consultores. Cuando trabajaban sobre el terreno, hacían fotos con la cámara, transfiriéndolas a un USB y después subiéndolas a un servidor. "Se tardaba mucho, y el proceso era ineficiente y frustrante. Pero con Dropbox pueden abrir un boceto en la misma obra desde su dispositivo móvil y editarlo en tiempo real", dice Zuzic. "Apostar por los servidores de archivos no nos habría facilitado ninguna de las ventajas del trabajo flexible y a distancia".


La seguridad de la información también era un punto crítico para ADCO a la hora de evaluar su envejecida infraestructura. "Debido a la antigüedad de nuestros servidores, teníamos ciertos problemas durante las auditorías de seguridad", explica Zuzic. "Pero poder cumplir con la ISO 27001 y tener la capacidad de incorporar y dar de baja a usuarios de forma rápida supone una gran mejora en materia de seguridad para nosotros, y todo ha sido gracias a Dropbox". 

"Somos una empresa progresiva, entendemos que hay ciertos aspectos en los que debemos mejorar la eficiencia. Y Dropbox es una de las alternativas que nos lo permite".

LOS RESULTADOS

Todos para uno

Antes de asociarnos con Dropbox, ADCO disponía de datos desperdigados almacenados en diferentes estados. Lo cual dificultaba el suministro de información. "Teníamos información por todas partes: en discos duros, discos SAN, NAS y servidores", dice Zuzic. Antes, cuando los empleados necesitaban encontrar archivos correspondientes a una obra específica de otro estado, tenían que solicitar la información al equipo de TI, lo cual causaba retrasos a la hora de suministrarla. Ahora, con Dropbox, el equipo de obra y los gestores de proyecto pueden acceder a los archivos más rápido que nunca, tanto si están sobre el terreno o en la oficina, desde cualquier dispositivo, y pueden compartirlo con cualquiera desde un solo enlace. Dropbox también ha facilitado el archivo de trabajos anteriores al hacer que toda la información esté accesible desde un solo lugar.


Además, ADCO está en proceso de dejar atrás sus 40 servidores de archivo. "Reemplazar los servidores al migrar los datos a la nube significa que hemos reducido los costes operacionales. Como resultado de esta forma de pensar orientada a la nube, hemos reorientado a nuestro equipo de TI para que pasen de un segundo plano a un lugar más productivo donde pueden ser estratégicos y productivos", dice Zuzic. "El equipo de TI está trabajando en proyectos que realmente importan y que aportan valor al negocio".