La empresa de tecnología del lenguaje utiliza Dropbox Business para compartir guiones y grabaciones de forma sencilla y segura de forma global, reduciendo considerablemente los gastos de envío y los discos duros que se pierden.

Resultados clave de Appen

Transferencia acelerada de archivos grandes

Ahorro considerable de tiempo y costes

Menos tiempo dedicado a solucionar problemas

EL RETO

Lo que se pierde en la traducción

Para captar patrones del habla, dialectos y pronunciaciones de palabras de calidad para tecnología de cliente, como sistemas de reconocimiento de voz y voz a texto, Appen envía regularmente equipos a África, Asia, Europa y Norteamérica. Los empleados pueden estar desplazados hasta seis meses grabando conversaciones y guiones que equivalen a cantidades ingentes de datos. Puesto que algunos clientes de Appen necesitan que sus proyectos estén listos en muy poco tiempo, los empleados desplazados deben poder devolver el material grabado a las oficinas de Appen en EE. UU., Australia y Filipinas rápidamente. Al principio, la empresa usaba soluciones de FTP codificadas a mano, enviaba los discos duros e, incluso, hacía volver a sus empleados con dispositivos de almacenamiento de datos para asegurarse de que nada se perdía o robaba. Pero estos sistemas fallaban en términos de velocidad y eficacia. Stephen Norris, vicepresidente de operaciones de recursos del lenguaje de Appen explica lo siguiente: "Las herramientas creadas para copiar datos requerían intervención manual y no eran muy fiables. Debido a las distintas zonas horarias y a dificultades logísticas, podíamos tardar tres o cuatro días en coordinar a nuestro equipo de TI con los equipos desplazados, lo que suponía una gran pérdida de tiempo". Durante un proyecto especialmente complicado, Norris se dio cuenta de lo sencillo que sería compartir archivos si "consiguieran funcionar como lo hace Dropbox". El equipo de desarrollo del negocio de Appen ya usaba Dropbox y había registrado resultados muy positivos. "Estaba un poco preocupado por cómo Dropbox haría frente a las cantidades de datos que transferimos", admite Norris. "Pero el equipo de desarrollo del negocio nos convenció de que era mucho más rápido que el antiguo sistema. Nos garantizaron que Dropbox simplemente funciona".

"Dropbox Business es tremendamente robusto. Llevo en el sector tecnológico desde la década de los 90 y es fascinante encontrar un producto que reivindique hacer esto y realmente funcione".

Stephen Norris, VP de operaciones para recursos del lenguaje, Appen

LA SOLUCIÓN

Sincronización fiable en acción

Norris decidió implementar Dropbox Business para todo el equipo de recursos del lenguaje y pronto se dio cuenta de que Dropbox podía sincronizar terabytes de datos sin problema. Ya que la sincronización de Dropbox acelera la transferencia de archivos al comenzar su descarga mientras estos aún se están subiendo, Appen puede compartir rápidamente miles de horas de audio de entrevistas con su sede en Sídney. "Dropbox nos permite transferir cantidades ingentes de datos sin que nadie tenga que dedicarle demasiado tiempo", explica Norris. "Antes era necesario preguntar si la transferencia había funcionado, pero ahora se puede saber si un archivo es el más reciente simplemente mirando dentro de la carpeta que lo contiene". No importa dónde se encuentre el personal de Appen ni los dispositivos que utilice, Dropbox Business los mantiene conectado. Norris comenta: "Dropbox Business es tremendamente robusto. Llevo en el sector tecnológico desde la década de los 90 y es fascinante encontrar un producto que reivindique hacer esto y que realmente funcione". Incluso cuando un empleado de Appen se encuentra en un lugar con una conexión lenta a Internet, o sin conexión alguna, la sincronización de Dropbox no falla. La tecnología reanuda la transferencia automáticamente, lo que garantiza que los archivos se sincronicen completamente. Tal y como Norris explica: "Si la conexión a Internet falla pero vuelve a activarse, Dropbox lo detecta y reanuda la sincronización donde la dejó".

"Tenemos oficinas en Sídney, Filipinas y Pakistán, así como personal en Nueva Zelanda, Australia, Europa y EE. UU. Coordinarnos tanta gente con una aplicación que no sea Dropbox Business sería una locura".

Stephen Norris, VP de operaciones para recursos del lenguaje, Appen

LOS RESULTADOS

Ahorro de tiempo y eficacia de costes

Cuando Appen usaba servicios de transporte para enviar unidades de disco duro, se veía forzada a gastar decenas de miles de dólares para garantizar el envío rápido de sus archivos. Y, según Norris: "Era necesario hacer una copia de seguridad de todo porque, inevitablemente, algunas unidades se perdían. Era una lata". Con Dropbox Business, Appen ya no tiene que preocuparse por la pérdida de archivos y, asimismo, se ahorra los gastos de envío. También evita el coste de mano de obra asociado a las soluciones de FTP. "Durante al menos un año, la persona encargada de mantener nuestra FTP dedicaba una tercera parte de su tiempo a solucionar problemas y a formar a otros a usarla", añade Norris. Con Dropbox, los empleados son más productivos y pueden centrarse en la evolución de los proyectos. Según Norris, Dropbox reduce el tiempo que se tarda en hacer llegar los datos a las oficinas de Appen, lo que aumenta la velocidad a la que pueden producirse los productos. También se reduce el riesgo de que los recopiladores de datos se adelanten demasiado a los encargados de la revisión de calidad, con lo que se evita tener que volver a grabar datos de mala calidad. "Realmente es una aplicación completa", explica. "Tenemos oficinas en Sídney, Filipinas y Pakistán, así como personal en Nueva Zelanda, Australia, Europa y EE. UU. Coordinarnos tanta gente con una aplicación que no sea Dropbox Business sería una locura".

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