Esta agencia digital crea contenido memorable y experiencias en línea impactantes para marcas del Sudeste Asiático, y utiliza Dropbox Business para facilitar la colaboración local y regional de los equipos y permanecer en conexión con sus clientes.

Bonsey Jaden, una agencia digital

Resultados clave de Bonsey Jaden

Fácil colaboración con un sistema de archivos altamente estructurado

Acceso a todos los archivos desde cualquier ubicación y dispositivo

La confidencialidad se puede mantener fácilmente mediante restricciones en el acceso a archivos

El reto

Apoyo a ideales en la nube

Cuando el cofundador y director general de Bonsey Jaden, Nic Robertson, se dispuso a formar una nueva clase de agencia de marca digital con sus socios, sabía que un elemento clave de las operaciones de la empresa giraría en torno a cómo gestionarían y compartirían archivos los empleados. Con los equipos repartidos entre seis oficinas desde Singapur a Australia, que todos estuvieran sincronizados sería esencial para el éxito de la agencia. Robertson tenía experiencia con servicios de intercambio de archivos como WeTransfer y YouSendIt, pero pensaba que estos presentaban demasiadas limitaciones para las necesidades de la empresa. Después de explorar otras soluciones centradas en la colaboración, Robertson y sus socios se pusieron de acuerdo en que Dropbox Business era la respuesta. Robertson recuerda: “Con Dropbox Business resultó muy fácil centralizar archivos, ofrecer un acceso rápido a estos y trabajar de manera acorde a nuestra visión de cómo debía funcionar el negocio”.

La solución

Procesos creativos sin límites

Como los equipos dispersos geográficamente de Bonsey Jaden suelen colaborar en proyectos, se hace crucial el acceso compartido a los archivos más recientes. Además de la distancia entre las oficinas, los equipos a veces tienen que viajar para ocuparse de ciertos proyectos. Por ejemplo, cuando la empresa asumió la campaña digital y de redes sociales para el reality show de televisión Asia’s Got Talent, envió un equipo de Filipinas a que grabara vídeos entre bastidores en Malasia, Indonesia y Tailandia. Con Dropbox Business, el equipo podía subir y compartir archivos de vídeo de manera instantánea para su edición con los compañeros de la oficina central. “Los plazos en televisión son especialmente ajustados y solemos gestionar un montón de archivos grandes”, añade Robertson. “Sin el almacenamiento sencillo y centralizado que nos ofrece Dropbox Business, sería realmente difícil hacer lo que hay que hacer para proyectos como Asia’s Got Talent”. Cuando los equipos no pueden conectar con clientes desde la oficina, utilizan Dropbox Business para compartir archivos externamente. Al compartir enlaces y establecer límites de acceso a archivos, Bonsey Jaden preserva su confidencialidad además de promover la colaboración entre agencia y cliente. Según Robertson, utilizar Dropbox Business de esta manera también permite a la empresa supervisar mejor el proceso de uso compartido. Explica: “El panel Dropbox Business me permite ver los enlaces que se han creado, algo muy importante. De un vistazo podemos saber exactamente qué se distribuye entre nuestras oficinas y con nuestros clientes".

LOS RESULTADOS

Una ejecución de proyectos rápida con tiempo para dormir

Al centralizar muchas operaciones en Dropbox Business, Bonsey Jaden ha podido ejecutar proyectos con rapidez y mantener equipos reducidos. Como explica Robertson: “Hago muchas cosas yo mismo. Creé una carpeta en Dropbox a la que todos tienen acceso para guardar algunos de nuestros procesos de incorporación de nuevos empleados. Cuando alguien abandona la empresa, soy el responsable de revocar su acceso a los archivos. No necesito tener un departamento informático ni un jefe de seguridad que me haga nada de esto". Esta manera ágil de trabajar se ajusta a la forma en la que Robertson siempre quiso que Bonsey Jaden funcionara. Robertson dice que él y los otros fundadores pueden gestionar personalmente equipos grandes, controlar procesos y proteger la propiedad intelectual a la vez que ”consiguen dormir unas cuantas horas todas las noches", en parte gracias a cómo agiliza Dropbox Business los procesos de la empresa. Robertson añade: “Dropbox Business no es simplemente una herramienta que utilizamos. Empezamos a usarlo como almacenamiento para los archivos, pero después todo lo demás partió de ahí. Es una parte integral de nuestro negocio”.

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