Clientes / Asana

Dropbox Business ofrece a Asana un método sencillo para aumentar su productividad y estar al día

Asana es una lista de tareas compartidas basada en la Web que ayuda a los negocios a comunicarse y organizarse. La aplicación principal hace que sea innecesario organizar reuniones y enviar mensajes de estado, lo que permite a los equipos trabajar de manera más eficaz para cumplir sus objetivos. Asana tiene su sede en San Francisco y emplea actualmente a 35 mentes innovadoras.

Centrándose

Siendo la productividad su objetivo final, Asana pone énfasis en optimizar los flujos de trabajo. Con el fin de simplificarlo todo, incluidos los recursos informáticos, los fundadores de Asana pronto decidieron evitar una gran inversión en servidores o en una infraestructura de TI. En su lugar, optaron por una estrategia de almacenamiento y archivos compartidos con un gasto general inferior. En general, este enfoque funcionó bien, especialmente porque la empresa podía depender de su propio software para organizar y controlar sus proyectos. Sin embargo, a medida que empezaron a circular hojas de datos, diseños de marketing y documentos, el almacenamiento de archivos se convirtió en un problema. Los empleados comenzaron a usar dispositivos USB y cuentas de Dropbox personales para guardar sus archivos, pero a menudo era difícil averiguar exactamente dónde se habían guardado. El jefe de operaciones, Kenny Van Zant, nos explica: "Había archivos en todas partes. Era una pesadilla". Con Dropbox Business, Asana pudo disponer de un lugar centralizado donde almacenar archivos. De esta forma, acceder a los archivos y trabajar en ellos era más sencillo. Van Zant recuerda: "Configuramos Dropbox, formamos a todo el mundo a través de un solo mensaje de correo, migramos nuestras carpetas compartidas más grandes y ya no hubo vuelta atrás".

"Un día cualquiera, alguien puede trasladarse de un ordenador de sobremesa a una sala de conferencias y trabajar con un portátil que no es suyo. Dropbox nos lo permite sin necesidad de preocuparnos sobre cómo accederemos a nuestros archivos".

Aumentando eficiencias

Ahora Dropbox Business es una parte integrante del flujo de trabajo de Asana. Es la primera parada de los nuevos empleados durante su proceso de integración y, además del acceso normal a archivos, Dropbox funciona como un lugar donde encontrar presentaciones, previsiones empresariales e, incluso, información financiera de Asana. "Dropbox nos ayuda a mantener una cultura de transparencia absoluta", explica Van Zant. Dropbox Business también facilita los desplazamiento de los empleados de la empresa, ya que les permite acceder a archivos desde cualquier ordenador. Van Zant explica lo siguiente: "Tenemos portátiles flotantes repartidos por la oficina. Por lo que un día cualquiera, alguien puede trasladarse de un ordenador de sobremesa a una sala de conferencias y trabajar con un portátil que no es suyo. Dropbox lo hace posible sin necesidad de preocuparnos sobre cómo accederemos a nuestros archivos". Incluso al trabajar desde casa, nuestros empleados pueden conectarse de forma rápida y eficaz a Asana a través de Dropbox. El mismo Van Zant cuenta con dos ordenadores en casa sincronizados con su cuenta de Dropbox de Asana. Nos explica: "Tener acceso a tus documentos estés donde estés, sin necesidad de estar atado a un equipo o una mesa, es muy valioso". Además de usar Dropbox para almacenar y compartir archivos internamente, Asana confía en él para trabajar con agentes externos. Al guardar, por ejemplo, documentos legales y presentaciones para la junta directiva en Dropbox, el personal de Asana y sus socios legales y financieros externos pueden intercambiar información sin necesidad de enviarse mensajes de correo electrónico, algo que Van Zant valora inmensamente. "Creo que los mensajes de correo electrónico son el lugar donde los archivos van a morir", bromea. Comprometido con la simplificación de los procesos internos, el deseo de evitar el correo electrónico significa que el personal de Asana debe utilizar para colaborar únicamente software de Asana y Dropbox. "Así, nos aseguramos de que la gente trabaje con la información más reciente y de que no estemos malgastando tiempo y energía", comenta Van Zant. "Es muy importante para la eficiencia de nuestra empresa".

Buscando libertad financiera y cultural

Una de las ventajas más importantes que Asana ha observado en el uso de Dropbox Business es un avance en su capacidad tecnológica sin necesidad de incorporar recursos tecnológicos adicionales. Van Zant confirma que Dropbox ha ayudado a Asana a mantener el número de empleados a raya. "Entre los costes de infraestructura y sueldos de jornada completa, hemos ahorrado cientos de miles de dólares", explica. "El retorno de la inversión es genial". Así, Asana puede centrarse en contratar personal para áreas clave que permitan el crecimiento del negocio. Van Zant cree que al aumentar la productividad por empleado, Dropbox ha ayudado a Asana a cumplir sus objetivos con un equipo más pequeño. Añade: "Las ventajas más importantes se manifiestan en términos de rentabilidad por empleado, métricas clave para nosotros". Un cuerpo de personal controlado también ha permitido a Asana adherirse a los principios que estableció cuando se creó. Van Zant explica que Dropbox Business ha ayudado a Asana a crecer en el momento adecuado sin un exceso de tecnología ni recursos que ralentizaran el proceso. Y añade lo siguiente: "Es una ventaja intangible que apreciamos enormemente".