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Clientes destacados: Brandt

La empresa de construcción optimiza el proceso de llamadas de servicio con Dropbox Business. Gracias a la aplicación, ahorra cientos de miles de dólares al año y consigue una rentabilidad de un 300%.

EL RETO

Ahogados en un mar de documentación

Brandt da fe de que todo es realmente más grande en Texas, pues la empresa, con sede en Dallas, ofrece servicios para equipos mecánicos, eléctricos e hidráulicos a algunos de los edificios comerciales más grandes del estado. Aunque la experiencia de la empresa, creada hace 64 años, en instalaciones de gran tamaño está sobradamente demostrada, una de las áreas que debía mejorar era el proceso de las llamadas de servicio. Los técnicos llevaban los formularios de servicio a las instalaciones, malgastando el preciado tiempo de los clientes con tareas de gestión. “Cuando un técnico permanece sentado en su furgoneta durante una hora rellenando formularios, al cliente no le gusta tener que pagar por ello”, explica Kevin Underwood, analista de negocio de servicio. Enviar los formularios por fax o correo electrónico a la sede central creaba confusión con respecto a la versión adecuada y, por este motivo, los documentos no siempre llegaban al departamento correcto. “Al final, facturábamos menos de lo que correspondía o simplemente no facturábamos”, comenta Underwood. Después de probar la velocidad de sincronización de archivos de varios proveedores en la nube, Brandt se decidió por Dropbox Business para complementar las tablets de su socio de siempre Dell. “Elegimos Dropbox Business porque su función de sincronización de archivos superaba a las demás en todas las plataformas”, explica Robert Everett, director tecnológico, “y cuenta con una función de recuperación de datos sencilla y eficaz”.

“Conseguir una rentabilidad de un 300% en tres años ha superado nuestras expectativas y ha transformado la forma en que funciona nuestra empresa”.

Kevin Underwood, analista de negocio de servicio

LA SOLUCIÓN

Colaboración más estrecha entre técnicos y supervisores

Con Dropbox Business, Brandt crea una carpeta compartida para cada técnico con las órdenes de trabajo abiertas que tiene asignadas. “En lugar de buscar entre montones de papeles, los técnicos disponen de una lista en Dropbox con las cosas que necesitan ese día”, explica Everett. Los técnicos rellenan formularios en tablets a medida que terminan trabajos y los clientes los firman digitalmente. Brandt también integra en Dropbox su aplicación ServiceTech creada especialmente para ellos, por lo que los técnicos pueden ver las órdenes de trabajo que tienen asignadas de forma incluso más sencilla. Los formularios entonces se guardan automáticamente en la carpeta compartida pertinente de Dropbox y el supervisor de los cambios recibe una notificación. “Nuestra forma de comunicación anterior era una fuente de frustración para nuestro equipo y clientes”, comenta Jennifer Groves, supervisora de negocio de servicio. “La velocidad y la fiabilidad de Dropbox nos han ayudado a trabajar juntos mejor”.

Brandt explica que Dropbox Business también está ayudando a proteger los datos de la empresa; un requisito esencial al tratar con información de clientes. “He dejado de preocuparme de la seguridad de los datos gracias al cifrado y los protocolos de capa de transporte que Dropbox proporciona”, comenta Everett.

“Nuestros técnicos son más eficaces, nuestros clientes obtienen lo que necesitan con mayor rapidez y ofrecemos resultados inimaginables cuando comenzamos este proceso”.

Jim Stagg, director of servicio

LOS RESULTADOS

Gasto amortizado y más

Gracias a la transformación del proceso de llamadas de servicio de Brandt, Dropbox Business se ha amortizado en un año, a la vez que ha proporcionado un rendimiento recurrente muy positivo en los próximos años. La empresa calcula que los 120 técnicos de Brandt ahorran al menos 15 minutos por trabajo gracias a Dropbox Business. “El tiempo de los técnicos es nuestro recurso más valioso”, explica Jim Stagg, director de servicio. “Podemos emplear el tiempo que ahorramos en atender mejor a nuestros clientes”. En consecuencia, la empresa ha visto un aumento apreciable de 400 000 USD en la productividad de los técnicos. Esto supone una rentabilidad de un 300% en tres años después de considerar el coste de Dropbox Business y otras inversiones relacionadas. “Nuestros técnicos son más eficaces, nuestros clientes obtienen lo que necesitan con mayor rapidez y ofrecemos resultados inimaginables cuando comenzamos este proceso”, comenta Stagg.

Brandt también utiliza Dropbox en las tareas de contabilidad y para maximizar los ingresos. La empresa declara unos ingresos mensuales de casi 500 000 USD un mes antes. “Nuestro flujo financiero es más limpio, por lo que tenemos una idea más clara sobre el rendimiento mensual”, afirma Underwood. Aunque el equipo está encantado con los beneficios, lo mejor estaría por llegar. Brandt prácticamente ha duplicado su fuerza técnica en los últimos dos años, y, sin embargo, formar al personal para usar Dropbox Business ha sido muy fácil. “El sistema es tan sencillo, que nos ha permitido crecer rápidamente”, comenta Underwood. “El rendimiento derivado de esta solución crecerá al ritmo de nuestro equipo”.