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Centric Projects reduce sus gastos y aumenta su productividad con Dropbox Business

Centric Projects es una empresa de construcción comercial que concibe la construcción de un modo innovador, flexible, sostenible y artesano. Con experiencia en proyectos comerciales, empresariales, sanitarios e institucionales, Centric se diferencia de otras constructoras gracias al uso de un diseño exclusivo, ideas creativas y tecnología punta.

Estableciendo las bases

Cuando se fundó Centric Projects en 2010, la empresa contaba con tres socios, Courtney Kounkel, Steve Swanson y Richard Wetzel, que trabajaban en un mismo espacio en una oficina temporal. Compartir archivos y colaborar era tan sencillo como asomar la cabeza por encima de la pantalla del portátil y compartir unidades de memoria externas.

Sin embargo, el futuro de la interacción en Centric cambió para siempre cuando un colega le sugirió al equipo en ciernes crear una cuenta de Dropbox. El trío descargó la aplicación esa misma tarde y comenzó a usarla tanto que tuvieron que adquirir más espacio de almacenamiento pasadas dos semanas.

Con el aumento del número de empleados, también aumentó la necesidad de espacio para almacenar archivos, por lo que Swanson pasó a todo el mundo a Dropbox Business. Con los costes generales y la eficiencia como prioridades, estudió otras soluciones e incluso inició el "doloroso" proceso de subir archivos a otro producto de almacenamiento en la nube, pero finalmente decidió que Dropbox seguía siendo la mejor opción. "Dropbox Business actúa como nuestro servidor", explica. "Aloja todos los datos de nuestra empresa y podemos usarlos rápida y fácilmente para compartir mucha información con mucha gente".

"En el sector de la construcción, la mejor forma de seguir obteniendo beneficios es reducir al máximo los costes generales. Nuestra estructura de costes generales supone la mitad o una tercera parte de la de nuestros competidores y, en parte, es gracias a Dropbox Business".

Simplicidad y sensibilidad

Puesto que aproximadamente tres cuartas partes del equipo de Centric trabaja regularmente a pie de obra, es importante que la empresa pueda comunicarse y compartir archivos de forma fiable. Dropbox permite a los empleados a pie de obra y a los de la oficina conectarse instantáneamente. Por ejemplo, cuando se registran órdenes de cambio en un proyecto, se guardan en Dropbox, con lo que se garantiza que quien las necesite disponga de ellas a la vez. Wetzel añade: "Los usuarios que trabajan de forma remota solo tienen que abrir Dropbox y es como si estuvieran sentados con nosotros en la oficina. Nadie tiene que preocuparse de acceder a través de un servidor Citrix. La conexión se establece de inmediato y nuestros archivos siempre están actualizados".

Los miembros del equipo que trabajan de forma remota también confían en las aplicaciones de Dropbox. En lugar de tener que cargar con portátiles, pueden acceder rápidamente a archivos directamente desde sus iPhones o iPads. Wetzel cree que esta práctica accesibilidad representa la visión de la empresa en cuanto a tecnología. "Nuestra empresa no tiene un servidor gigante ni cables por toda la oficina", explica. "La tecnología sirve para facilitar la vida, no complicarla, y ese es uno de los motivos por el que usamos Dropbox Business".

Además de usar Dropbox internamente, el personal de Centric confía en los enlaces compartidos para enviar diseños importantes a subcontratistas y compartir ofertas y propuestas con posibles clientes. Swanson comenta: "Cuando creo una carpeta en Dropbox, puedo compartir archivos de gran tamaño con subcontratistas y estos puede subir sus presentaciones de inmediato. Es mucho más fácil que usar un sitio FTP".

En Centric, un elemento clave tanto para la colaboración interna como para la colaboración externa es la seguridad. Los tres socios han habilitado la autenticación en dos pasos en Dropbox y aprecian la capacidad de desvincular ordenadores, dispositivos y sesiones web rápidamente. Asimismo, se aseguran de que sus empleados configuran contraseñas tanto en sus dispositivos móviles como en la aplicación de Dropbox. De esta forma, nadie puede acceder a sus archivos. En lo que se refiere a la seguridad de sus datos, Wetzel bromea: "Prefiero tener mis datos en un sistema seguro, cifrado y redundante como Dropbox, que tenerlos en la oficina y arriesgarme a perderlos. Si nuestra oficina se viera afectada por algún tipo de desastre, podríamos volver a funcionar en otro lugar en un máximo de 30 minutos".

Ventajas competitivas

Puesto que la construcción es un sector de coste variable y los ingresos pueden fluctuar de mes en mes, Centric cree que es importante mantener los costes generales a raya. A través de Dropbox, Centric no necesita contratar a un técnico de TI ni invertir en caros servidores. Wetzel explica: "En el sector de la construcción, la mejor forma de seguir obteniendo beneficios es reducir al máximo los costes generales. Nuestra estructura de costes generales es la mitad o una tercera parte de la de nuestros competidores y, en parte, es gracias a Dropbox. La competencia utiliza sistemas antiguos que disminuyen la eficiencia y aumentan los costes. Comprar un servidor hoy en día no tiene sentido".

Otra ventaja que Centric tiene sobre sus competidores es la capacidad de sus empleados para trabajar con rapidez y eficacia a pie de obra. Los empleados de la mayoría de las obras de construcción trabajan de forma remota a través de sistemas basados en servidores, por lo que no pueden acceder a sus datos a la misma velocidad que los empleados de Centric. Kounkel, cuyo equipo trabaja esencialmente a pie de obra, explica: "Honestamente, Dropbox define actualmente a nuestra empresa en términos tecnológicos".

Dropbox se ha convertido en una herramienta fundamental para los procesos y la productividad de Centric. Es casi como si la aplicación se hubiera creado pensando en la empresa. Swanson admite: "Es posible que 'Dropbox' sea una de las palabras que más se oigan en nuestra empresa. Todos sabemos usar Dropbox; se ha convertido en parte de nuestra cultura".