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Clientes destacados: Chapman University

El departamento técnico de la universidad implementa Dropbox Education para ayudar a los profesores a colaborar mejor y de manera más segura, lo que supone un aumento de la productividad y del ahorro de costes.

EL RETO

Mantenerse fieles a las raíces progresistas

Chapman University se fundó el 4 de marzo de 1861, el día de la primera investidura presidencial de Abraham Lincoln. Esto no fue una coincidencia, puesto que horas después del discurso de Lincoln, el centro educativo de Los Ángeles abría sus puertas a los estudiantes de cualquier raza o color, lo que entonces fue un acto radical. Más de 150 años más tarde, Chapman mantiene ese espíritu progresista en muchos aspectos. “Está en nuestro ADN desafíar los límites y aplicamos ese enfoque a nuestra visión de la tecnología", comenta Armando Diaz, ingeniero de servicios técnicos. Es por ello que los profesores sabían que tenía que haber una mejor forma para colaborar en proyectos de investigación y en planes docentes que intercambiando CD y unidades USB. “Había que enviarlos a través del correo interno del campus o directamente llevarlos al despacho de alguien", dice Diaz. “No empleábamos el tiempo de manera eficiente". Muchos utilizaban cuentas personales de Dropbox para compartir documentos de forma rápida, y el departamento técnico se dio cuenta. “Debido a que muchos profesores ya utilizaban Dropbox, sabíamos que podíamos asegurar el entorno con Dropbox Education”, explica Helen Norris, directora de información. “De todas las opciones que revisamos, era la más flexible y fácil de usar".

“Debido a que muchos profesores ya utilizaban Dropbox, sabíamos que podíamos asegurar el entorno con Dropbox Education. De todas las opciones que revisamos, era la más flexible y fácil de usar".

Helen Norris, directora de información, Chapman University

LA SOLUCIÓN

Posibilitar una colaboración más segura

Chapman introdujo Dropbox Education a través de un portal web donde los usuarios se podían registrar ellos mismos. “Queríamos medir la tasa de adopción real, en vez de forzar que la gente se uniera”, comenta Paul Kang, director adjunto de infraestructuras. Una semana después de que arrancara el portal, el equipo creció hasta llegar a más de 300 usuarios, lo que representa casi un tercio del personal y de los profesores de Chapman. Kang indica que la tasa de adopción por parte de la universidad de una solución anterior solo llegó al 20% tras cuatro años. “Superamos ese objetivo con Dropbox Education en siete días”, añade. “Y, además, la gente no solo se unió, sino que se convirtieron en usuarios activos. Fue un gran éxito.”

Para fomentar la colaboración en la investigación, los profesores ahora graban sus clases y las colocan en carpetas compartidas de Dropbox. Los profesores pueden acceder a ellas desde cualquier lugar del campus o del mundo. El Departamento de Farmacia a diario sube ocho horas de clases de cinco asignaturas diferentes en Dropbox. Un profesor del departamento utiliza una carpeta compartida como espacio de trabajo colaborativo para socios de investigación en Brasil, Egipto y Sudáfrica. “Puedo revisar informes del laboratorio, publicaciones y solicitudes de becas”, comenta el Dr. Ayman Noreddin, profesor de Farmacia y vicedecano de Gestión Académica. “Todo lo relacionado con mi producción científica reside en Dropbox, porque es realmente fácil compartir y buscar archivos”.

Los profesores valoran que Dropbox también les permita trabajar de manera segura en cualquier dispositivo en el entorno de plataformas mixtas de Chapman. “Tanto si se trata de un PC, Mac, iOS o Android, la información está disponible en cualquier lugar”, indica Kang. “Es uno de los puntos fuertes de Dropbox". Como la adopción de la solución se ha extendido más en Chapman, la Consola de administración permite al departamento técnico llevar un control de todas las cuentas nuevas y dispositivos conectados. “El panel es fantástico. Podemos identificar cualquier uso que se salga de lo común", explica Kang. “Y gracias a los estándares de conformidad y de cifrado de Dropbox, nos sentimos muy seguro guardando todos nuestros archivos importantes en la plataforma".

“La tasa de adopción de nuestra solución anterior era del 20% después de cuatro años. Superamos ese objetivo con Dropbox Education en siete días".

Paul Kang, director adjunto de infraestructuras, Chapman University

LOS RESULTADOS

Más ahorro y productividad

Dropbox Education ha facilitado el trabajo en el campus del equipo técnico de Chapman así como del de investigadores y profesores. “Solía administrar servidores de correo electrónico y el tiempo y los costes eran significativos”, dice Kang. “Gracias a Dropbox Education, la gente utiliza el correo mucho menos. Esto supone un gran ahorro para nosotros, y menos dolores de cabeza". El rectorado de la universidad dice que la facilidad de uso de la solución tiene como consecuencia menos solicitudes de servicio de los usuarios. “La formación no es necesaria con Dropbox", afirma Ramiro Landeros, gestor web. “La gente aprende a utilizarla de manera autónoma, lo que ahorra mucho tiempo y recursos". Para los investigadores de Chapman, Dropbox Education ha generado otro efecto positivo: está aumentado la red de compañeros. “Hace que mi trabajo esté mucho más organizado", dice Noreddin. “Tengo más concentración y productividad, y también he notado la diferencia en mis compañeros. Compartimos ideas de manera más rápida y eso hace que nuestra producción científica sea mejor".