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Gracias a Dropbox Business, Distilled combina la experiencia del marketing con la eficiencia

Distilled es una consultoría de marketing en línea que se especializa en SEO, campañas de pago por clic y redes sociales. Desde sus oficinas en Londres, Nueva York y Seattle, la empresa ofrece servicios creativos y de consultoría, formación interactiva y conferencias educativas a los clientes. En última instancia, su objetivo es ayudar a las empresas a identificar e implementar estrategias de éxito en Internet. Encuéntralos en www.distilled.net.

Visión global

Al principio, Distilled trabajaba desde una oficina en Londres con un equipo pequeño que almacenaba todos los archivos importantes de la empresa en un servidor local. Una vez a la semana, un ejecutivo de Distilled traía un disco duro portátil y copiaba toda la información de la unidad de la oficina y lo guardaba a casa para mantenerlo a salvo. Distilled fue creciendo y abrió una oficina en Seattle, así que pronto fue evidente que algo tenía que cambiar. Las cuentas de Dropbox personales se adoptaron como solución rápida para permitir la colaboración entre los empleados de Londres y los de Seattle. Sin embargo, los ejecutivos de Distilled decidieron cambiar a un sistema de almacenamiento en red que sincronizara los archivos entre las oficinas. Desafortunadamente, el sistema no era muy fiable. "Fueron tiempos difíciles para nuestro almacenamiento y colaboración", bromea Rob Ousbey, jefe de operaciones. Con una oficina en Nueva York y muchos empleados trabajando de forma remota, Distilled sabía que necesitaba volver a evaluar sus opciones. Debido a que la empresa había trabajado satisfactoriamente con Dropbox, Ousbey decidió volver a evaluar la aplicación. Para empezar, pidió a algunos empleados que crearan cuentas personales de Dropbox y luego migró a todos los empleados a Dropbox Business una vez que estuvo disponible. Como recuerda Ousbey, mudarnos a Dropbox Business fue sencillo, "empezar fue fácil, no tuvimos que implementar ningún tipo de proceso tecnológico complejo".

"Dropbox Business evita tensiones en nuestros procesos cotidianos para que podamos centrarnos en el trabajo de verdad y en los proyectos importantes".

Marketing en movimiento

Hoy, Dropbox Business ayuda a los empleados de Distilled a colaborar eficientemente entre ellos y con sus socios externos. Cuando equipos multifuncionales tienen que trabajar juntos para procesar información, redactar informes y analizar resultados, pueden hacerlo desde una carpeta compartida sin tener que controlar la versión de los archivos ni hacer copias de seguridad. Ousbey añade: "Nunca nos preocupamos de enviar archivos por correo electrónico porque toda nuestra edición e interacción se produce dentro de Dropbox. Solo comunicamos a la gente qué carpeta tienen que consultar y encuentran exactamente lo que buscan". Esta forma simplificada de trabajar ha sido especialmente útil para Distilled en proyectos que abarcan diferentes franjas horarias y ubicaciones. Por ejemplo, cuando un empleado en Nueva York solicita materiales creativos del equipo de Londres, el equipo de RR. PP. de Seattle puede coger fácilmente esos materiales de Dropbox para promocionarlos. "Dropbox Business reduce los problemas de nuestros procesos diarios para que podamos centrarnos en el trabajo real y en los proyectos importantes", explica Ousbey. La posibilidad de tener archivos sincronizados y disponibles en los portátiles y dispositivos móviles también ha facilitado a los empleados trabajar desde casa, oficinas de clientes y cuando están de viaje. "Ya no me tengo que preocupar de enviar presentaciones de PowerPoint por correo o planificar qué archivos necesitaré cuando viaje en avión", comenta Ousbey. "Dropbox ha cambiado mi visión de los archivos". Dropbox Business también ha simplificado nuestra interacción con clientes y proveedores. Como muchos de los socios externos de Distilled utilizan Dropbox, están familiarizados con el funcionamiento de la aplicación. "Una de las ventajas de Dropbox es que tiene muchos usuarios", dice Ousbey. "Cuando menciono Dropbox a alguno de nuestros contables o proveedores, me dicen que ellos ya tienen cuenta. Así que solo tenemos que compartir una carpeta con ellos y listo. Es realmente útil para nosotros".

Seguridad y tranquilidad

Como se comparte tanta información de forma interna y externa, la seguridad es una gran prioridad para Distilled. Las opciones para compartir en equipo permiten a los administradores gestionar quién tiene acceso a información importante. Además, la verificación en dos pasos añade una capa adicional de protección y de tranquilidad. Estos controles de seguridad fueron muy útiles cuando robaron en la oficina de Londres y se llevaron 30 portátiles. Aunque la situación fue terrible, el personal pudo respirar tranquilo porque sabía que toda su información estaba segura en Dropbox Business. Ousbey añade: "Dropbox nos permitió trabajar de nuevo un solo día tras el robo. Fuimos a la tienda, compramos 30 portátiles nuevos, los pusimos en marcha, instalamos y sincronizamos Dropbox, y ya estábamos listos para trabajar". La facilidad y comodidad que ofrece Dropbox supone algo muy importante para Distilled: empleados y clientes más felices. "Cualquier cosa que nos haga ser un poco más eficientes nos permite generar valor añadido para nuestros clientes", explica Ousbey. "Así que si Dropbox ha mejorado nuestra eficiencia en un 3 %, eso ya es un gran logro para nosotros".