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Espíritu local: Foursquare elige Dropbox Business para estar al día

Foursquare es una aplicación para móviles basada en ubicaciones diseñada para unir a personas y lugares. La aplicación permite compartir y guardar los lugares que los usuarios visitan y obtener recomendaciones personalizadas basadas en los mismos. La comunidad Foursquare consta de más de 25 millones de usuarios y un millón de comerciantes. ¡Y sigue creciendo!

Una organización en crecimiento

Cuando Foursquare lanzó su primer producto en 2009, el pequeño equipo ocupaba una sola oficina. La plantilla inicial trabajaba mano a mano y compartía documentos e información de proyectos fácilmente. Eric Friedman, director de ventas e ingresos de Foursquare, lo recuerda: "Éramos pocos, por lo que resultaba sencillo estar al tanto de todo". Sin embargo, con el crecimiento del negocio, también aumentó la plantilla, y pronto fue evidente que Foursquare necesitaba una solución más sólida y fiable para compartir archivos entre diferentes ubicaciones y al otro lado del océano. Friedman nos lo explica: "Con oficinas en San Francisco, Nueva York y Londres, necesitábamos un sistema de archivos central viable que nos permitiera crear, organizar y gestionar nuestros documentos digitales fácilmente". Friedman se puso en marcha y evaluó distintos sistemas, siendo los requisitos principales la seguridad, la calidad y la fiabilidad. Como usuario de Dropbox, Friedman explica que pronto se dio cuenta de que "Dropbox era la mejor solución para la colaboración digital". A diferencia de los sistemas de archivos o las unidades en red, Friedman sabía por experiencia propia que Dropbox no solo hacía que los archivos estuviesen disponibles en cualquier dispositivo, sino que también los sincronizaba con el ordenador. Esto significaba que aunque los empleados de Foursquare estuvieran viajando y no tuvieran conexión a Internet, aún podrían acceder a documentos importantes.

"Tener todos nuestros archivos en los ordenadores de cada usuario y disponer de copias de seguridad periódicas y automáticas tiene un valor incalculable. Nuestra regla de oro es que si no está en Dropbox, no existe".

En terreno conocido

Puesto que Foursquare adoptó Dropbox desde un momento muy temprano, mucha gente de la organización tenía cuentas individuales antes de que se introdujera Dropbox Business. Cuando la empresa cambió a Dropbox Business, ya dominaba el sistema. "Todos nuestros clientes y socios tienen un sitio en Dropbox", explica Friedman. "Todo lo que hacen sucede en la aplicación y, asimismo, es donde nuestros representantes de ventas, gestores de cuentas y equipos legales y de diseño almacenan sus documentos más importantes". Contar con un lugar de almacenamiento para activos esenciales permite a los empleados de las tres oficinas de la empresa acceder rápida y fácilmente a contratos de clientes, presentaciones de ventas y documentos internos. Y cuando alguien necesita modificar un archivo grande en Adobe Photoshop o Microsoft Office, puede acceder a documentos y fotos rápidamente porque hay una copia guardada localmente en sus ordenadores. Asimismo, Dropbox Business ha ayudado a Foursquare a optimizar las tareas administrativas que solían quitarle tanto tiempo. Tal y como explica Friedman: "Dropbox nos ha sido muy útil durante la contratación de nuevos empleados. Me permite añadir integrantes al equipo, compartir una carpeta y así darles acceso a todo lo que necesitan durante el proceso de bienvenida". La interacción de Foursquare con clientes externos, como comerciantes y agencias, también se ha visto beneficiada gracias a Dropbox Business. En lugar de enviar documentos adjuntos y saturar la bandeja de correo electrónico, el personal de Foursquare envía enlaces a archivos de Dropbox. "Nos ahorra mucho tiempo, sobre todo cuando hay que tratar con veinte o treinta personas en una conversación por correo electrónico", comenta Friedman. "En definitiva, nos ayuda a trabajar de una forma mucho más rápida".

Un sistema indispensable

En cuanto a sus funciones favoritas de Dropbox Business, Friedman destacaría la posibilidad de compartir con un enlace, de anular la eliminación de un archivo y de restaurar versiones anteriores de archivos. Como nos explica: "Comprendí la utilidad de Dropbox Business cuando alguien eliminó accidentalmente unos archivos que necesitábamos. Afortunadamente, pude acceder a nuestra cuenta en línea y restaurarlos todos. Es muy tranquilizador saber que si ocurre una situación como esta, se puede corregir rápidamente". Por encima de todo lo demás, lo que Fousquare valora más de Dropbox Business es el acceso centralizado a sus archivos. "Con gente viajando y en distintas oficinas, para nosotros es muy importante asegurarnos de que nuestra información y nuestros documentos se alojan en un mismo sitio y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Tener todos nuestros archivos en los ordenadores de cada usuario y disponer de copias de seguridad regulares y automáticas tiene un valor incalculable". Friedman añade: "Nuestra regla de oro es que si no está en Dropbox, no existe".