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Huge aumenta su colaboración y productividad con Dropbox Business

Huge, Inc. es una agencia de publicidad global que ofrece servicios de estrategia, diseño y desarrollo para clientes como HBO, PepsiCo, IKEA, y Toyota. Con oficinas en los Estados Unidos, Europa y Sudamérica, las operaciones de la empresa dependen de la capacidad para intercambiar ideas e información de forma eficiente con miembros del equipo de Huge de todo el mundo.

Compartir en la nube de forma sencilla pero potente

Debido a que el equipo de Huge está disperso en diferentes ubicaciones geográficas, la colaboración nunca ha sido una tarea fácil para ellos. La empresa necesitaba una manera sencilla de compartir de forma sencilla y rápida archivos de gran tamaño entre sus empleados y diferentes dispositivos sin importar la ubicación. "Como tenemos que mover datos de forma muy rápida, es importante que podamos trabajar sin pausa", explica el director técnico de Huge, Paul Doyle. "Los empleados están dispersos geográficamente y la información que se comparte es de gran tamaño, así que cada vez era más difícil hacer negocios de manera tradicional". Cuando la empresa se dio cuenta de que su sistema de intercambio de archivos simplemente no funcionaba, Doyle empezó a buscar opciones que abordaran la necesidad constante de mejores opciones de colaboración. Su prioridad era mantener intacto el proceso de trabajo, pero a la vez estaba interesado en un sistema sencillo de intercambio de archivos, el acceso desde diferentes dispositivos, la flexibilidad del tamaño de los archivos y los costes. Durante meses, Huge intentó modelar y probar una solución de código abierto, pero finalmente decidió que los requisitos de gestión y de costes, incluida la necesidad de empleados internacionales, eran demasiado. La empresa empezó a evaluar otras soluciones, pero el precio y las restricciones de tamaño de los archivos resultaron ser un problema.

"Tenemos muchos empleados que trabajan desde dos equipos. Al disponer de su información en Dropbox, pueden sincronizar sus portátiles y sus ordenadores. Por tanto, se reduce la necesidad de que el departamento técnico tenga que ofrecer una solución para sincronizar dispositivos múltiples. Dropbox se encarga de ello".

Una solución compatible con procesos establecidos

Cuando Doyle descubrió Dropbox Business, dijo que había encontrado "un sistema que encajaba con su proceso de trabajo en vez de que Huge tuviera que cambiar su proceso para encajar con el sistema". Además de ofrecer unos precios competitivos, Dropbox Business ofrecía a Huge el espacio y la libertad que necesitaba para compartir archivos de gran tamaño y adaptarse al número creciente de empleados y clientes en diversas ubicaciones. Funciones como la sincronización LAN permiten a Huge sincronizar de forma inmediata los archivos con sus oficinas globales en Londres y Río de Janeiro. Los usuarios tienen por fin la posibilidad de compartir gráficos y vídeos de alta definición de cualquier tamaño y dividir archivos sin formato para acelerar el trabajo. En cuanto a la administración, los archivos se pueden bloquear y controlar para que el trabajo esté correctamente distribuido, y los archivos eliminados se pueden restaurar. Por otro lado, resultó fácil realizar el cambio a Dropbox Business como sistema global de almacenamiento y de información compartida. Sam Gorney, director de asistencia técnica de Huge, comenta: "La transición fue muy sencilla. Siete de cada diez personas ya tenían cuentas de Dropbox, y estaban encantadas con la idea de obtener tanto espacio. A todos les pareció muy sencillo mover sus cuentas personales de Dropbox a nuestra cuenta de empresas".

Mejorar la eficiencia y la satisfacción de clientes

Dropbox Business ha tenido un impacto prácticamente en todos los departamentos de Huge, ya que ha supuesto un sistema nuevo y organizado para el desarrollo de las tareas importantes del día a día. "Tenemos muchos empleados que trabajan desde dos ordenadores", comenta Doyle. "Al disponer de su información en Dropbox, pueden sincronizar sus portátiles y ordenadores. Por tanto, no es necesario que el departamento técnico ofrezca una solución para sincronizar varios dispositivos. Dropbox se encarga de ello". Ahora, a los departamentos de la organización les resulta más fácil estar sincronizados. Por ejemplo, el grupo de diseño para usuarios considera que Dropbox Business es especialmente útil cuando colaboran en el esquema de desarrollo de sitios web. Compartir software en Dropbox ha facilitado la tarea de realizar actualizaciones al grupo técnico. "Cuando tengo que enviar software a sitios remotos, la verdad es que Dropbox es la mejor solución", comenta Gorney. "Tenía que distribuir una nueva versión del sistema operativo de MAC y, gracias a Dropbox, fue muy fácil compartir ese archivo con el resto del equipo". Además, la colaboración con las oficinas globales es ahora más eficiente. "Dropbox nos ofrece la flexibilidad de compartir información con nuestra oficina en Brasil sin tener que implementar ninguna infraestructura. Solía ser difícil organizar las cosas, pero Dropbox nos permite enviar archivos de forma sencilla a nuestros equipos en Sudamérica", comenta Gorney. Los gestores de proyectos son los usuarios más frecuentes de Huge, puesto que confían en Dropbox para crear presupuestos, archivos de proyecto y planes de trabajo, entre otras cosas. Una de las grandes ventajas que han observado los gestores de proyectos es la facilidad para compartir los resultados con sus clientes. Como Doyle comenta: "Dropbox nos permite compartir información de forma segura con solo enviar un enlace en vez de tener que crear directorios específicos cuando queremos enviar un archivo. Agiliza el proceso de colaboración entre nuestro equipo y los colaboradores externos, lo que claramente ha marcado la diferencia. Huge también se beneficia de un sistema de almacenamiento nuevo durante las reuniones externas con clientes. "Muchas veces recibimos una llamada de alguien del equipo que necesita colocar algún archivo en Dropbox para que se pueda descargar en el sistema del cliente. Dropbox ofrece la flexibilidad de mostrar trabajo que no traían, lo que antes hubiera supuesto utilizar el correo electrónico o subirlo a un servidor FTP", dice Doyle. Ahora, con Dropbox Business, Huge puede compartir de forma inmediata cualquier archivo en cualquier momento.