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Experiencias de clientes: Monarch

Los jefes de patrimonio acceden y comparten el contenido más reciente de forma inmediata con Dropbox Business, permitiendo a la inmobiliaria evaluar y atender de forma segura las propiedades a la vez que se reduce el tráfico de correo.

EL RETO

Reemplazo de herramientas anticuadas

Como inmobiliaria, Monarch Investment Group se enorgullece de cómo recibe y gestiona su cartera de inversores, así de cómo mantiene los edificios para los inquilinos. Por este motivo, Monarch se sorprendió cuando se dio cuenta de que sus flujos de trabajo no siempre permitían una colaboración óptima entre sus casi 1000 empleados encargados de propiedades en 15 estados. Los jefes de patrimonio viajaban con frecuencia, pero aún así no podían acceder a documentos clave como planos de planta, contratos legales y acuerdos de refinanciación en el servidor interno de Monarch, explica Curtis Pottle, analista. “Teníamos que enviar archivos a los jefes de patrimonio, lo que a menudo iba precedido de otro mensaje preguntando por la ubicación del archivo”, cuenta Pottle. Las bandejas de entrada de correo electrónico eran tal caos que muchos empleados preferían llevar carpetas con los documentos que necesitaban. Monarch también quería un mayor control sobre la información más confidencial, sobre todo cuando los empleados abandonaban la empresa. “Necesitábamos saber que no se marchaban con números de la seguridad social”, explica Pottle. Después de revisar varias soluciones, Monarch eligió Dropbox Business después de concluir que era el servicio que ofrecía la mayor seguridad y la mejor adopción de usuarios. “La plataforma es tan fácil de usar que no nos sentimos intimidados por ella”, afirma el analista Greg Hidlay.

“Dropbox Business hace la vida de todos más sencilla. Los jefes de patrimonio pueden centrarse en las propiedades en lugar de perder tiempo en buscar documentos. Y no tengo que enviar tantos correos electrónicos, lo que me permite ahorrar mucho tiempo”.

Curtis Pottle, analista, Monarch Investment Group

LA SOLUCIÓN

Mejores funciones para compartir y controles

Con Dropbox Business, Monarch organiza los archivos de las propiedades como acuerdos de operación y especificaciones de construcción en carpetas compartidas. Dropbox ayuda a los jefes de patrimonio a ahorrar tiempo al evaluar una venta o refinanciación, ya que pueden consultar estas hojas de cálculo Excel y archivos PDF en cualquier lugar en sus teléfonos. Ahora que todo se guarda en una jerarquía de carpetas coherente organizada por nombre de cliente y tipo de contenido, no es necesario que los jefes de patrimonio se pongan en contacto con la oficina central para obtener la información que necesitan. “Ahora pueden encontrar fácilmente sus archivos, enviar un enlace directamente desde la aplicación para móvil y pasar a otra cosa”, explica Pottle. La solución ahorra a Monarch tiempo al permitir a los administradores gestionar permisos para grupos de empleados en lugar de un empleado a la vez. “La función de Grupos es muy eficiente y eficaz”, explica Hidlay. “Cuando alguien cambia de equipo, solo hay que moverlo al grupo nuevo y el acceso a su carpeta cambia automáticamente”. Los permisos se personalizan como de edición o solo lectura, garantizando así que solo las personas adecuadas podrán introducir cambios en los documentos.

Monarch ha dejado de preocuparse de lo que le ocurre a los archivos cuando los empleados abandonan la empresa gracias a funciones como la transferencia de archivos y el borrado remoto. “Transferir los archivos de un empleado que se va a su sustituto es muy fácil, así como lo es asegurarse de que no tiene acceso desde otros dispositivos”, explica Pottle.

“Ya usábamos cuentas personales de Dropbox, pero las ventajas en cuanto a la seguridad con Dropbox Business no tienen precio”.

Greg Hidlay, analista, Monarch Investment Group

LOS RESULTADOS

Habilitación de una fuerza de trabajo más productiva

Monarch explica que Dropbox ayuda a los jefes de patrimonio a ser más productivos cuando no están en sus oficinas, a la vez que proporciona a la empresa una mayor seguridad. “La vida de todos es mucho más fácil”, afirma Pottle. "Los jefes de patrimonio pueden centrarse en las propiedades en lugar de perder tiempo en buscar documentos". La recuperación de archivos ilimitada también ha sido un salvavidas. “Varias veces se han eliminado documentos importantes”, explica Hidlay, “y en tres clics los hemos recuperado. Gracias a Dropbox, descansamos mejor por la noche”. En general, la gente trabaja de forma más eficaz, comenta Pottle. “El uso de Dropbox se ha implementado como por arte de magia”, explica. “La gente lo ha adoptado naturalmente y lo ha recomendado a sus compañeros. Nadie ha obligado a utilizarlo, y es la mejor forma de aumentar la productividad”.