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Búsqueda de una señal entre el ruido: cómo usa Radiolab Dropbox Business

Radiolab es un programa de radio pública y podcasts que analiza el funcionamiento fascinante del mundo. Producido en la ciudad de Nueva York y emitido cada semana en más de 300 emisoras públicas en EE. UU., Radiolab analiza temas trascendentales como el tiempo, la aleatoriedad, los límites de la mente y la física del universo.

Búsqueda de problemas en la antigua metodología

En los comienzos de Radiolab, su pequeña plantilla podía compartir ideas, borradores de guiones de experiencias y archivos en persona sin moverse del lugar. En palabras de la productora ejecutiva de Radiolab, Ellen Horne: "Éramos muy pocos en la oficina, por lo que se podía ir de una habitación a otra rápidamente para escuchar cualquier cosa". Con el aumento de la popularidad del programa, también aumentó el número de personas contratadas. Radiolab necesitaba encontrar una forma de mantener a todo el mundo informado de todo lo que ocurría. "El programa es muy interactivo", explica Horne. "No nos limitamos a leer guiones. Cuando desarrollamos un tema, redactamos muchos borradores que todo el mundo lee y recabamos los comentarios que pueda haber para volver a crear nuevos borradores. No es raro que hagamos cuarenta o cincuenta borradores". Compartir borradores y demás material se convirtió en un proceso complicado. "Malgastábamos horas creando CD e imprimiendo versiones para enviarlas por correo o fax", explica. Con el fin de facilitar el proceso, Radiolab invirtió en una cuenta con el servicio para compartir archivos de Apple, iDisk. Pero eventualmente, la empresa se percató de las limitaciones de esta aplicación, como la falta de acceso por móvil y los límites de espacio.

"Gracias a Dropbox, se simplifica la tarea de gestionar la comunicación y conseguir el material que necesitan nuestras 300 estaciones".

Desarrollo de una nueva fórmula de trabajo en equipo

Varios empleados de Radiolab ya usaban cuentas personales de Dropbox. "Tenía una cuenta de Dropbox que usaba esencialmente para compartir información con mi familia", cuenta Horne. Cuando Radiolab supo sobre Dropbox Business, les pareció la solución ideal. Ofrecía espacio de almacenamiento que podía crecer a la par que la empresa, así como la capacidad de compartir archivos rápida y fácilmente sin importar la ubicación física de los reporteros, presentadores o productores. Horne describe la transición a Dropbox Business como un proceso sencillo. "Fue muy intuitivo; el equipo al completo aprendió a usarlo rápidamente", explica. Las funciones más importantes para Radiolab son las capacidades para compartir una carpeta completa o un solo archivo, y para seleccionar y escuchar archivos a través de un smartphone. "La mayoría de nosotros pasamos casi una hora en el metro cada día, por lo que poder escuchar borradores de guiones en el tren a través de Dropbox hace que el trayecto sea mucho más provechoso y divertido", comenta Horne.

Resultados cualitativos que cuentan

Asimismo, Dropbox Business ha mejorado enormemente la colaboración en Radiolab. Comunicarse y compartir con colaboradores externos del programa ahora es mucho más sencillo gracias a los enlaces compartidos. Por ejemplo, cuando el equipo quiere entregar el borrador de un guión al presentador Robert Krulwich, que trabaja en la NPR, le envían un enlace a la grabación y reciben sus comentarios inmediatamente en lugar de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico que tarda en descargarse. Con Dropbox Business, ya no importa la ubicación de los trabajadores ni el nivel de sofisticación técnica. Horne explica: "Nos ha sorprendido cuánto nos ha ayudado Dropbox a trabajar juntos, sobre todo con los colaboradores que no están en la oficina con nosotros. Los empleados remotos ahora lo tienen mucho más fácil". La distribución del contenido es otra área que ha mejorado considerablemente con Dropbox Business. Horne explica: "Trescientas emisoras emiten nuestro programa y tenemos que ofrecerles contenido promocional y programas. Gracias a Dropbox, gestionar la comunicación y hacer llegar a nuestras emisoras el material que necesitan es ahora mucho más sencillo". Dropbox Business también es esencial en la planificación y ejecución de nuestras presentaciones, comenta Horne. Confía en Dropbox para distribuir material a colaboradores potenciales para darles una pista sobre cómo serán las presentaciones y, por último, determinar cómo será la siguiente presentación. Y cuando llega la hora de empezar la ronda de presentaciones, Horne no tiene que pensar en qué archivos debe llevar en su disco duro externo. Con Dropbox Business, nos explica: "No importa a dónde vaya, siempre tengo conmigo todo lo que necesito. No pierdo el tiempo en reunir ni preparar nada". Aunque Radiolab adoptó Dropbox Business inicialmente como reemplazo de iDisk, ahora lo considera mucho más útil. Horne comenta: "Nos hemos dado cuenta de que con Dropbox trabajamos mejor como equipo de lo que nunca antes lo habíamos hecho".