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Cliente destacado: Festival de Cine de Sundance de 2016

El Festival utiliza Dropbox Business para agilizar el proceso de selección del mejor trabajo de este año en cine independiente y de mostrarlo en uno de los festivales de cine más famosos del mundo.

EL RETO

Del DVD al formato digital

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh y Darren Aronofsky son solo algunos de los muchos directores famosos que tuvieron su gran oportunidad en el Festival de Cine de Sundance. Dirigido por el Instituto Sundance, fundado por Robert Redford, el Festival de Cine de Sundance cuenta con un proceso de descubrimiento de talentos emergentes que tiene en sí mismo un gran valor para la industria. Antes de que 50 000 aficionados al cine se reúnan en Park City, Utah, cada año en enero, los programadores del Festival tienen que filtrar los 12 600 envíos y elegir 200 ganadores en solo unos meses. Y la tecnología no siempre ha sido popular en este proceso. Los programadores solían enviar como adjuntos de correo hojas de cálculo de Excel que contenían actualizaciones relativas a las películas inscritas, lo cual solía causar confusión en cuanto a cuál era la versión más reciente. Los programadores del Festival intercambiaban constantemente películas en DVD y en unidades USB. Y ninguno de estos dos métodos era una forma segura de enviar películas que aún no habían salido a la luz. “No sabíamos si los programadores habían recibido las películas adecuadas a tiempo, o si las habíamos enviado a la dirección correcta”, comenta Adam Montgomery, jefe sénior de la programación. Los programadores del Festival empezaron a usar sus cuentas personales de Dropbox para trabajar, lo que supuso que el traslado a Dropbox Business fuera una solución fácil para el Festival. “Ahora que contamos con una herramienta que todos los usuarios conocen y adoran, podemos empezar a cambiar la forma en la que la gente trabaja”, explica Justin Simmons, director de tecnologías de la información.

LA SOLUCIÓN

Un nuevo guión para la colaboración

Actualmente, los programadores del Festival colaboran mediante carpetas compartidas de Dropbox. El servicio facilita a los evaluadores la tarea de ver las 25 películas que deben ver cada semana, gracias a una integración que carga cada vídeo compartido mediante Dropbox en el reproductor de vídeo de Vimeo. Con los archivos de Excel que incluyen el estado de evaluación en carpetas compartidas, sus múltiples usuarios pueden editarlos y añadir comentarios, asegurándose de que todos trabajan en la versión más reciente. “Siempre sé que la información de esos documentos se va a actualizar en tiempo real”, comenta Montgomery.

Mediante la función de previsualización de archivos, los programadores pueden confirmar rápidamente que han recibido el archivo correcto antes de iniciar la descarga de una película. Cuando se selecciona una película como finalista, los equipos de programación y de exhibición pueden recopilar fácilmente clips de directores para mostrarlos en el Festival. “Nos ponemos en contacto con directores de cines y panelistas mediante solicitudes de archivos de Dropbox, y ellos colocan la versión editada en la carpeta adecuada”, explica Holden Payne, director técnico de exhibición y producción. Durante el Festival, poder compartir enlaces de Dropbox a kits de prensa y a otros recursos evita al personal apurado de tiempo tener que enviar archivos por correo a cada uno de los periodistas.

Preservar la seguridad de los datos es una prioridad, pues el Festival utiliza trabajo que debe mantenerse confidencial antes del estreno, dice Montgomery. Con Dropbox, los empleados del Festival pueden otorgar acceso a carpetas solo a los programadores adecuados. “Es muy fácil cambiar los permisos o restablecerlos cuando es necesario”, dice Montgomery.

LOS RESULTADOS

La atención en las películas

La solución ha permitido a los empleados del Festival dedicar más tiempo a estrenar cine original, como las películas posteriormente galardonadas con un Oscar Boyhood (Momentos de una vida) y Whiplash, y menos tiempo a ocuparse de aspectos logísticos. “Gestiono miles de archivos que tienen un tamaño de dos a cuatro gigabytes”, comenta Montgomery. “Dropbox Business nos ha dado la oportunidad de mover esos datos de manera rápida, eficiente y segura. Realmente no sé cómo lo hacíamos antes”. La red del Festival de colaboradores externos, que incluye alrededor de 12 000 directores de cine, ya conoce la solución, lo cual resulta una ventaja al trabajar con tanta gente diferente. “Es muy raro que alguien utilice otro servicio que no sea Dropbox”, dice Montgomery. “Es la manera predeterminada de compartir datos de la comunidad”. Gracias al aumento de la productividad, ”podemos centrarnos en preparar el mejor programa de películas independientes posible”, comenta Montgomery.