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Dropbox Business ayuda a USA Gymnastics y a sus miembros a ir a por el oro

USA Gymnastics es el organismo nacional de gimnasia de los Estados Unidos. Esta organización establece las reglas y políticas nacionales de gimnasia, selecciona y entrena equipos para los juegos olímpicos y los campeonatos mundiales, y desarrolla este deporte a nivel básico y nacional. USA Gymnastics organiza diversos eventos para gimnasia masculina y femenina, gimnasia rítmica, trampolín y tumbling, gimnasia acrobática y gimnasia de grupo, además de campeonatos nacionales y competiciones internacionales.

Ponerse en forma

Tras el campeonato de gimnasia estadounidense de 2008, los equipos de eventos de USA Gymnastics sufrieron un problema tecnológico que les hizo volver a evaluar seriamente su método de trabajo fuera de la oficina. Según el protocolo habitual, los empleados habían copiado todo en sus portátiles antes del evento, desde documentos de credenciales hasta planos de los estadios o programas. Pero cuando un empleado copió en el servidor sus documentos actualizados tras el evento, eliminó accidentalmente cientos de archivos.

Aunque el equipo fue capaz de recuperar muchas copias de archivos de otros ordenadores, el miedo a perder todo fue el catalizador del cambio. Jeff Smith, director ejecutivo de eventos y tecnología, empezó a explorar otras opciones esperando encontrar una solución que permitiera a los usuarios de portátiles guardar copias de seguridad e intercambiar archivos. Como muchos empleados de USA Gymnastics viajan con frecuencia, Smith buscó una forma de hacer posible que los empleados pudieran acceder y compartir información desde diferentes ubicaciones.

Tardaron un tiempo en encontrar la opción adecuada, porque muchas opciones solo ofrecían un sistema de copia de seguridad, pero no la posibilidad de compartir elementos. Finalmente, Smith encontró justo lo que buscaba en Dropbox. Su equipo empezó con diez cuentas de Dropbox Pro y luego se pasó a Dropbox Business en cuanto estuvo disponible.

"Muchos de nuestros empleados trabajan sin parar durante eventos internacionales. Tener acceso a nuestros archivos desde los teléfonos y poder abrir documentos en cualquier momento es realmente útil".

Demostración de fuerza

Para los miembros y empleados de USA Gymnastics, los eventos competitivos normalmente van acompañados de mucha prisa y una necesidad imperiosa de tener información logística a su disposición. El acceso fácil a los planos de los estadios y a los programas permite a los empleados asegurarse de que los atletas, entrenadores y representantes se encuentran en el lugar y el momento correcto. Además, los empleados necesitan tener documentos y hojas de cálculo a mano para controlar quién va a qué lugar y cuándo. "Con Dropbox Business, el personal involucrado tiene los archivos y la información necesaria al alcance de la mano", afirma Smith. "Ya no tenemos que utilizar unidades compartidas ni un servidor de archivos".

Las retransmisiones por televisión son otro factor importante de los días de competición, ya que tienen la cobertura de los eventos planificada al detalle. El equipo de USA Gymnastics tiene habitualmente un máximo de cinco personas que determinan qué atletas y eventos van a aparecer en televisión, y es frecuente que esta información cambie en cualquier momento. "Tener los programas de televisión en Dropbox Business nos ayuda a modificarlos en tiempo real", explica Smith. "Además, podemos almacenar archivos en Dropbox y acceder a esa información si volvemos a trabajar en ese evento en el futuro".

Centralizar el almacenamiento de archivos también le sirve a USA Gymnastics en otro tipo de tareas no relacionas con eventos. Con las carpetas compartidas, los ayudantes y directores de programa pueden sincronizarse fácilmente y controlar las versiones de los archivos. Y si se contratan empleados temporales para ayudar en algún evento específico, podrán acceder rápidamente a los documentos que necesiten y dejar los archivos intactos para que los empleados fijos sigan trabajando en ellos.

Como hay tantas personas que administran los archivos, la recuperación de eliminaciones es un componente fundamental para el equipo de USA Gymnastics. Como Smith comenta: "En ocasiones se han eliminado archivos sin querer. Es bueno saber que Dropbox Business nos protege en tales casos".

Rendimiento de ganador

Como los empleados de USA Gymnastics trabajan mucho fuera de la oficina, uno de los beneficios más significativos que Dropbox Business ofrece a la organización es la capacidad de ser eficiente cuando se trabaja de forma remota. Aunque la mayoría de los empleados trabajan con portátiles, muchos también confían en sus iPhones y en la aplicación de Dropbox. Smith comenta: "Muchos de nuestros empleados trabajan sin parar durante los eventos internacionales. Tener acceso a nuestros archivos desde los teléfonos y poder abrir documentos en cualquier momento es realmente útil".

El evento más importante para USA Gymnastics es, sin duda, los Juegos Olímpicos. En 2012, Dropbox Business estaba presente en los eventos de Estados Unidos y, además, ofrecía acceso al personal de Londres e Indianápolis. Smith comenta: "Dropbox fue un recurso esencial para la organización, ya que nos permitió compartir documentos e información durante nuestras competiciones y entre los empleados que trabajaban en Londres y en los Estados Unidos. Dropbox nos acompañó a lo largo de todo el proceso".