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Dropbox Académico ayuda a esta institución educativa de Carolina del Norte a centrarse aún más en la enseñanza pues permite a su personal trabajar en distintos dispositivos, ahorrando tiempo en tareas técnicas y administrativas.

Resultados clave de Cleveland Community College

Adopción rápida, ya que todo el mundo ya utilizaba Dropbox

Acceso fiable a material necesario entre dispositivos

Copia y recuperación de archivos mejorada

EL RETO

Una mejor forma de compartir y acceder a archivos

Para preparar sus más de 13 000 titulaciones y a sus alumnos para el futuro, Cleveland Community College siempre ha hecho uso de la tecnología más puntera. El centro académico, localizado en Shelby, Carolina del Norte, recibió hace poco la beca federal tecnológica más elevada otorgada a un centro de educación superior del estado. La mayor parte del personal docente y administrativo del centro utiliza varios dispositivos, incluidos iPads y tablets Surface, para enseñar en todas las ubicaciones donde el centro ofrece sus cursos. Pero acceder a archivos y compartirlos a veces resultaba complicado al trabajar con varios dispositivos y plataformas. Es más, en el antiguo sistema de servidor del centro, los empleados debían realizar la copia de seguridad de los archivos de forma manual, un proceso en el que a menudo se eliminaban archivos por error y suponía un quebradero de cabeza para el equipo técnico. Para superar estos obstáculos, muchos empleados ya usaban cuentas de Dropbox personales, lo que hizo que el centro considerase implementar una solución para compartir y sincronizar archivos de empresa que todo el campus pudiera adoptar. Después de considerar varios proveedores, el centro decidió implementar Dropbox Académico. “El listón se puso muy alto en términos de funciones, como poder colaborar, compartir, acceder desde varias ubicaciones y todo ese tipo de cosas”, explica Athena Smith, la coordinadora de desarrollo pedagógico del centro. “Era difícil encontrar algo que se aproximara siquiera a esto”.

“Desde un punto de vista técnico, si una persona pierde sus archivos, tenemos que actuar para restaurar los archivos a su estado original. También debemos proporcionar asistencia a un servidor dedicado exclusivamente a la copia de seguridad de archivos. Cuando movamos todo a Dropbox, ya no tendremos que hacerlo. Esto nos permitirá ahorrar una cantidad de tiempo tremenda”.

LA SOLUCIÓN

Enseñar dentro y fuera del campus es más sencillo

Con Dropbox Académico, el centro puede servir mejor a la comunidad de alumnos. El profesorado ahora puede ir con el dispositivo que quiera a escuelas secundarias y otras ubicaciones fuera del campus, y acceder de forma instantánea al material que necesitan. “Los profesores no tendrán que preocuparse sobre el dispositivo en el que se encuentra el archivo”, explica Smith: “Porque estará en todos sus dispositivos. Pueden acceder a él desde cualquier lugar: desde el campus, fuera del campus, en la playa, estén donde estén”. El profesorado está dejando de lado el papel para compartir carpetas con los alumnos, lo que, a su vez, permite asignar y recoger los trabajos de clase de forma más sencilla. Y la insignia de Dropbox facilita la colaboración al personal que trabaja en grupos de trabajo y en otras iniciativas de planificación escolar. La función permite a los usuarios compartir archivos y actualizarlos a la versión más reciente cuando otra persona los modifica, todo desde Microsoft Office. “En los centros de educación superior, siempre hay un equipo de personas trabajando en algo”, explica la Dra. Shannon Kennedy, vicepresidenta ejecutiva de educación y desarrollo del alumnado. “Es una gran ventaja cuando hay varias personas colaborando en el mismo documento”. Howard Roberts, director de información del centro, explica que Dropbox Académico también proporciona las funciones de seguridad necesarias. El servicio se integra con el proveedor de inicio de sesión único del centro SecureAuth, lo que supone que el personal educativo y administrativo puede iniciar sesión en Dropbox con sus credenciales académicas. “Nadie más que la persona en cuestión puede acceder a un documento desde el punto de vista de la seguridad”, comenta.

“Los profesores no tendrán que preocuparse de en qué dispositivo está el archivo, porque estará en todos sus dispositivos. Podrán acceder a él desde dentro o fuera del campus, en la playa o desde cualquier lugar”.

LOS RESULTADOS

Ahorro de tiempo para el equipo técnico y profesores

Dropbox Académico reduce el número de horas que el personal técnico normalmente emplea en solucionar problemas relacionados con el uso compartido y la copia de seguridad de archivos, explica el centro. Profesores y personal administrativo pronto comenzarán a realizar copias de seguridad de todos sus archivos en Dropbox Académico en lugar de en el antiguo servidor del centro, un paso que facilitará la recuperación de archivos cuando alguien los elimine por error, o abandone el centro. “Nos permite ahorrar una gran cantidad de tiempo”, comenta Roberts. ¿Conclusión? Los educadores pueden dedicar más tiempo a enseñar y menos a realizar tareas administrativas. “Conozco a un profesor que pidió a los alumnos que crearan una carpeta y que la compartieran con él”, cuenta Smith. “Podía pasearse por la clase, echar un vistazo a la carpeta de ese alumno, decir: ‘sí, he recibido tus deberes’, y seguir paseándose”.