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La galardonada empresa de visitas en jeep descapotables utiliza Dropbox Business para colaborar en todo tipo de actividades, desde organizar visitas en grupo hasta pagar facturas.

Resultados clave de Desert Adventures

Aumento de la productividad de los empleados

Reducción en el mantenimiento de equipos informáticos que sustentan un servidor interno

Mayor seguridad para las copias de seguridad de archivos clave

EL RETO

A la búsqueda de mejores vehículos de colaboración

Desert Adventures lleva casi 30 años transportando a los visitantes de Greater Palm Springs en sus emblemáticos jeeps rojos para mostrarles la flora y fauna del extenso desierto de Colorado en Sonora. Como Palm Springs ha recuperado su posición privilegiada en los mapas del tiempo y de viajes, se ha disparado la demanda de visitas de turismo ecológico de la empresa de aventuras al aire libre. Aunque era una oportunidad excelente para hacer negocios, el aumento exponencial en el número de clientes (hasta 10 000 personas en un año) puso a prueba la capacidad de esta empresa de 35 empleados para adaptarse al crecimiento de la demanda. “Cuando teníamos que actualizar los documentos de ventas, lo único que hacíamos era enviarnos correos electrónicos y todos guardábamos copias”, afirma Kimberly Nilsson, propietaria/directora de Desert Adventures. “Pero, claro, cada uno trabajaba con diferentes copias y surgían todo tipo de conflictos.” El desafío era aún mayor por el hecho de que la oficina de la pequeña empresa es virtual: Bob Schneider, socio comercial de Nilsson, dirige las operaciones in situ en Palm Desert, pero Nilsson trabaja en Santa Bárbara. El representante de ventas del grupo, que resulta ser la madre de Nilsson, vive en Hawái. Para facilitarle el trabajo colaborativo a su equipo, Nilsson decidió abrir cuentas personales de Dropbox. “Resulta difícil compartir nuestros archivos y materiales entre todos cuando tienes gente repartida por diferentes sitios”, declara Nilsson. “Para nosotros, fue fundamental poder contar con Dropbox.” Nilsson decidió ampliar a Dropbox Business tras informarse sobre funciones como el historial de versiones ilimitado, que permite recuperar con facilidad archivos eliminados por error o restaurarlos a una versión anterior. “Me pareció algo fascinante porque algunas veces eliminas un archivo por error y piensas ‘¡Vaya! ¿Qué he hecho?’”, declara Nilsson. “Por eso decidimos cambiar a la cuenta Business, y nos alegramos enormemente de haberlo hecho”.

“Toco muchos palos a la vez y no me dedico a la informática de manera profesional. Por eso no tengo ni idea de cómo se configura un servidor seguro ni cosas del estilo. Con esto evitamos tener que pagarle a alguien para que lo haga o tener que contratar a otro empleado”.

LA SOLUCIÓN

Sentamos las bases del crecimiento

Desert Adventures utiliza ahora Dropbox Business en toda la empresa, puesto que la solución realiza copias de seguridad de archivos de manera automática y permite que los empleados accedan a ellos desde cualquier parte. “Tengo la política de no guardar nada en una ubicación local”, afirma Nilsson. “Todo reside en Dropbox.” La directora de ventas del grupo sube la correspondencia, las propuestas y los contratos de cada cliente a una carpeta que comparte con el resto de la empresa. De esta forma, los empleados no tienen que mandarle correos electrónicos ni llamarla para averiguar el estado de las ventas. “Todo el que necesite saber lo que pasa con ese grupo puede acceder a él inmediatamente”, afirma Nilsson. Los clientes que solicitan más información sobre las visitas reciben enlaces compartidos a carpetas de marketing que contienen imágenes, vídeos y otra información. “Es mucho mejor que intentar enviar por correo electrónico fotos en alta resolución, algo que nunca funciona”, afirma. “Solo tengo que enviarles el enlace a la carpeta de la visita a la Falla de San Andrés y escribir un mensaje del estilo: ‘Aquí tienes 20 fotos.’” Además, todas las facturas nuevas que se envían a la oficina de Palm Desert se escanean y suben a la carpeta de cuentas por pagar. “Ahora tengo copia de las facturas y puedo pagarlas desde Santa Bárbara”, afirma Nilsson. La aplicación de Dropbox para móviles resulta útil cuando los empleados tienen que resolver cuestiones acerca de las visitas mientras se desplazan de un lugar a otro. “Si un cliente llama, podemos buscar el documento de ventas que necesite y solo tenemos que enviarle un enlace desde nuestro teléfono”, afirma Nilsson. “De esa forma, podemos atender a nuestros clientes de manera inmediata”.

“La capacidad de tener todo lo que necesitas al alcance de la mano es un punto de inflexión. Dropbox permite ahorrar mucho tiempo y, cuando tienes una pequeña empresa, el tiempo lo es todo”.

LOS RESULTADOS

Ahorro en tiempo y dinero

Gracias a Dropbox Business, declara Nilsson, Desert Adventures puede centrarse en ofrecer sus galardonadas visitas a lugares como el Parque nacional de Árboles de Josué y la reserva natural Indian Canyons de Palms Springs. “Toco muchos palos a la vez y no me dedico a la informática de manera profesional”, afirma Nilsson, “Por eso no tengo ni idea de cómo se configura un servidor seguro ni cosas por el estilo. Con esto evitamos tener que pagarle a alguien para que lo haga o tener que contratar a otro empleado”.Para una pequeña empresa como Desert Adventures, el hecho de que Dropbox Business funcione en varias plataformas y dispositivos permite que la empresa no tenga que disponer de un entorno estándar. Nilsson utiliza Windows en su oficina, pero los empleados suelen acceder a las carpetas de Dropbox con sus dispositivos iPad y iPhone. “La capacidad de tener todo lo que necesitas al alcance de la mano es un punto de inflexión”, afirma Nilsson. “Dropbox permite ahorrar mucho tiempo y, cuando tienes una pequeña empresa, el tiempo lo es todo".