La empresa de diseño estratégico está acelerando y simplificando la colaboración global con equipos y clientes utilizando Dropbox y Dropbox Paper.

Resultados clave de Designit

16 oficinas globales

588 usuarios activos de Paper

Más de 175 proyectos de clientes entregados con Paper

EL RETO

La unión de equipos internacionales

Cada día, Designit explora la forma en que las personas piensan, se comportan e interactúan con su entorno. La empresa de diseño estratégico utiliza estos conocimientos para ayudar a marcas ambiciosas a crear productos, servicios y espacios de alto impacto que gusten a la gente, porque lo que les importa a las personas les importa a las empresas.

El enfoque de Designit de centrarse en las personas se refleja en su cultura. En el corazón de Designit está el énfasis en la experiencia de los empleados, la flexibilidad y la colaboración. En 2015, eso es lo que allanó el camino para que Dropbox se convirtiera en el estándar de colaboración de la empresa. Después de descubrir que muchos empleados ya usaban cuentas personales de Dropbox, Designit compró una cuenta empresarial que ahora tiene casi 1000 usuarios. “Intentamos adoptar las herramientas que los empleados prefieren utilizar”, comenta Kjersti Lund, directora ejecutiva global. “Lo consideramos un aspecto fundamental para garantizar el bienestar de los empleados”.

No obstante, a medida que evoluciona la tecnología, también lo hacen los empleados. Designit, con empleados repartidos por 16 oficinas, quería una solución sencilla que permitiera a los equipos separados trabajar en el mismo contenido en tiempo real.

Recurrieron a Dropbox Paper, que pronto se convirtió en un elemento imprescindible para la colaboración en la empresa. “Todos usamos Paper en Designit”, afirma Morten Thomsen, director de TI global. “Y lo curioso es que nunca se lo presentamos a nadie. Sabemos utilizarlo porque es sencillo y funciona exactamente como debería".

“Cuando voy a contrarreloj, utilizo Paper porque me permite trabajar rápido. Hay muchos productos que son parecidos, pero Paper es muy intuitivo”.

LA SOLUCIÓN

Coordinación de contenidos en Paper

En Designit, más de 550 empleados utilizan Dropbox Paper de forma activa para trabajar en proyectos de equipo en tiempo real y optimizar los flujos de trabajo. De esta manera, se ha reducido considerablemente el tiempo dedicado a tareas administrativas, como el envío de contenido por correo electrónico o las reuniones informativas de equipos sobre proyectos. Estos son dos ejemplos de cómo los equipos de Designit utilizan Dropbox Paper.

El equipo de investigación sobre diseño

El equipo de investigación sobre diseño depende más de Paper durante las primeras fases de un proyecto. En estas etapas, el enfoque se centra en aprender lo máximo posible sobre el reto al que se enfrenta el cliente. "Coordinar la investigación y procesar los datos que necesitamos para comprender realmente los retos de nuestros clientes requiere ser minuciosos”, explica James Bailey, investigador principal de diseño. “Paper facilita trabajar con datos y destacar los puntos más importantes”.

En concreto, características como el procesamiento rápido de enlaces de Dropbox en capturas de pantalla aceleran todo el proceso para el equipo de James. “Ahorra mucho tiempo: haces una captura de pantalla, pegas el enlace y, pum, aparece directamente en el documento. Me encanta”. Además, el equipo de diseño utiliza la herramienta de resaltado para destacar las citas clave de las entrevistas, que luego se agrupan por temática. Las tablas se utilizan para comparar las respuestas de los distintos entrevistados, y los emojis ofrecen pistas visuales.

El equipo de marketing

El equipo de marketing de Designit tiene la tarea de difundir la voz sobre la empresa y su perspectiva sobre el diseño a una audiencia global lo más amplia posible. Esto hace que el equipo sea responsable de todo, desde redes sociales y casos de éxito de clientes hasta el contenido de su blog de liderazgo de pensamiento en Medium. Paper sirve tanto como contenedor para ese contenido a medida que se desarrolla como un lugar flexible para la coordinación de proyectos. “Paper consiste en compartir, lo cual da visibilidad a las actualizaciones de nuestros proyectos”, comenta Nicole Okumu, directora de marketing de Designit. “Cada una de nuestras 16 oficinas gestiona su propio contenido, por lo que Paper hace que todo sea transparente, y aporta autonomía a nuestras oficinas a distancia”.

El equipo de marketing también utiliza Paper para gestionar la planificación semanal de las redes sociales. En cada uno de estos documentos, se organizan elementos clave del contenido, como la fecha de publicación, el texto del contenido, la intención temática y las imágenes, junto con las tareas diarias y los elementos de acción de cada publicación. Cuando llega el momento de que una publicación vea la luz, el estratega digital del equipo copia el contenido del documento y lanza la publicación. “Paper es lo primero que realmente se quedó en nuestro equipo como reemplazo a la coordinación mediante correo electrónico”, comenta Okumu. “No tiene los problemas de control de versiones y facilita la creación de un enfoque homogéneo y a partir de plantillas donde todo está en un solo lugar”.

“Nuestro equipo trabaja continuamente en distintos países, zonas horarias y oficinas. Hoy en día hay muchas soluciones que pueden dar respuesta a esto, pero ninguna lo consigue con tanta fluidez como Dropbox y Dropbox Paper”.

LOS RESULTADOS

Una única solución para todos

El equipo de marketing de Designit va camino de crear más de 100 recursos de marketing en Paper este año. Al reducir la dependencia del correo electrónico y eliminar los problemas del control de versiones, Paper ayuda a los equipos de Designit a mantenerse en sintonía.


Este arduo trabajo es posible gracias al equipo de TI de Designit, que gestiona la implementación de Dropbox Enterprise. Aluden a la reducción de obstáculos para la colaboración como el beneficio más importante de Dropbox. “Nuestro equipo trabaja continuamente en distintos países, zonas horarias y oficinas”, comenta Thomsen. “Hoy en día hay muchas soluciones que pueden dar respuesta a esto, pero ninguna lo consigue con tanta fluidez como Dropbox y Dropbox Paper”.


Escucharles decir que no supone una gran carga, ni siquiera para una cuenta con casi 1000 usuarios. “Nuestros usuarios consideran que Dropbox es muy fácil de usar”, afirma Anh Le, administradora global de TI. “Sencillamente, apenas tenemos que ofrecer asistencia”.