Dropbox Business consigue que el trabajo de campo del Instituto alemán de política del desarrollo sea más rápido

Instituto alemán de política del desarrollo, organización de investigación

Resultados clave del Instituto alemán de política del desarrollo

Colaboración global rápida y sencilla

Menor necesidad de recurrir al equipo de asistencia informática

Control informático simplificado para un equipo global

EL RETO

Limitación de investigación sin fronteras

El Instituto alemán de política del desarrollo/Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) es uno de los principales comités de expertos en desarrollo global y cooperación internacional de todo el mundo. El DIE desarrolla conceptos relevantes para políticas, asesora a ministros, gobiernos y organizaciones internacionales, y hace frente a problemas de política actual. Sus accionistas con la República Federal Alemana y estado de Renania del Norte-Westfalia. Dos tercios de los trabajadores del Instituto son investigadores que trabajan en tres grupos de campo distintos y suelen realizar investigaciones de campo en los países en vías de desarrollo. Antes de usar Dropbox Business, los equipos recopilaban y guardaban los datos de su trabajo de campo en memorias USB, lo que dificultaba poder compartir datos con otros miembros del equipo que no estaban en la misma ubicación. Al mismo tiempo, los equipos perdían datos por culpa de los virus y tenían una visión más limitada de la variedad de versiones de documentos y formatos de archivos. El Instituto intentó sustituir la solución de memoria USB con la implantación del software de código abierto iFolder, que configuró el equipo informático pero se alojaba en una ubicación externa. La solución era complicada, exigía el uso de bastantes recursos informáticos e impedía la colaboración entre equipos. La sincronización también presentaba problemas que solían acabar en pérdida de datos y era más difícil incluir a los socios externos que no tenían acceso al software. “La solución de software de código abierto tenía sus limitaciones. El servidor solía generar muchos errores y teníamos que invertir mucho tiempo y dinero en arreglarlo”, declara Vitaliy Isaakov, miembro del equipo informático del Instituto alemán de política del desarrollo. Empezaron a buscar una alternativa. Muchos de sus socios colaboradores en países en vías de desarrollo utilizaban Dropbox Business y los socios del Instituto conocían bien el producto. La decisión de implementar Dropbox Business se tomó teniendo en cuenta varios factores: permitía el fácil acceso a los datos a través de Internet, independientemente del tipo de dispositivo que utilizara el empleado; pueden trabajar varios equipos en el proyecto/carpeta; se podía trabajar sin conexión y seguir sincronizando datos; y disponía de suficiente capacidad de almacenamiento. Como señala Vitaliy: “Los investigadores guardan muchos datos; por tanto, la capacidad era un factor decisivo para nosotros y Dropbox Business es una aplicación muy generosa en cuanto a capacidad de almacenamiento”.

“Los científicos que trabajan en grupos y proyectos están mucho mejor conectados ahora. Todo el mundo tiene acceso a las versiones más recientes. Ahora trabajan con mucha más rapidez”.

Vitaliy Isaakov, informático del Instituto alemán de política del desarrollo

LA SOLUCIÓN

Colaboración potente con un ancho de banda bajo

El Instituto lleva usando Dropbox Business desde 2014. Los investigadores acceden a la aplicación para colaborar con otros compañeros en determinados proyectos de investigación. Ahora es mucho más fácil compartir datos con socios de colaboración externa en los países en vías de desarrollo, y además, ya habían trabajado anteriormente con Dropbox Business. La sincronización de Dropbox Business también funciona con anchos de banda muy reducidos, lo que es importante para aquellos compañeros que se dedican al trabajo de campo en países en vías de desarrollo con conexiones a Internet de mala calidad. Incluso si no hay ninguna conexión, pueden guardar datos y sincronizarlos en cuanto el dispositivo vuelva a conectarse a Internet”. Además de para el trabajo de campo, los profesores del programa de formación del Instituto usan Dropbox para divulgar materiales de cursos y, además, recogen los trabajos realizados por sus graduados universitarios y jóvenes profesionales.

“La sincronización de Dropbox Business también funciona con anchos de banda muy reducidos, lo que es importante para aquellos compañeros que se dedican al trabajo de campo en países en vías de desarrollo con conexiones a Internet de mala calidad. Incluso si no hay ninguna conexión, pueden guardar datos y sincronizarlos en cuanto el dispositivo vuelva a conectarse a Internet”.

Vitaliy Isaakov, informático del Instituto alemán de política del desarrollo

LOS RESULTADOS

Control informático remoto

La implementación de Dropbox Business también ha mejorado la capacidad del equipo informático en el Instituto alemán de política del desarrollo. Los usuarios obtienen una cuenta de Dropbox Business, el departamento instala el software y no se necesita ningún servicio de mantenimiento. Además, el departamento de informática puede difundir rápidamente las actualizaciones de software a través de una carpeta compartida en Dropbox Business. “Como administrador, puedo compartir una carpeta con varios usuarios que pueden descargar software desde ella e instalarlo. Eso resulta especialmente útil para aquellos investigadores que tengan que desplazarse con frecuencia”.

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