Mazars Spain utiliza Dropbox Business para implementar flujos de trabajo colaborativos que capacitan a su personal y mejoran las relaciones con el cliente en toda España.

Mazars Spain

Los resultados principales de Mazars

Productividad general mejorada

Empleados más felices

Servicio al cliente de la mejor calidad

El reto

De operar en silos a colaborar con una plataforma integrada y coherente

Mazars Spain, una de las empresas de auditoría y consultoría más grandes del mundo, tenía un problema. Tanto sus más de 600 empleados como sus unidades de negocio operaban en silos funcionales desde siete ciudades españolas distintas. Cada sede trabajaba desde sus propios servidores in situ, con recursos que almacenaban a nivel local, y gestionando la comunicación con el cliente por correo. La falta de interoperabilidad entre sedes ralentizaba la productividad, lo cual bloqueaba el crecimiento y provocaba un impacto negativo en la experiencia de cliente.

En un ámbito que resulta muy familiar a los responsables de TI dentro del espacio de trabajo actual, entró en juego David Marcelino. Como director general de información que desafía las convenciones habituales en su estrategia TI, David pone a las personas (y no a la tecnología) a la vanguardia de su enfoque. Al crear una hoja de ruta tecnológica totalmente opuesta a lo que había con anterioridad, David piensa en equipos y actividades en vez de en tecnología. Esta es la historia de cómo David Marcelino arregló el problema que tenía Mazars con Dropbox Business.

La evaluación

Adoptar un enfoque de TI orientado a las personas

Le dieron total libertad y el apoyo de sus superiores para "arreglar un espacio de trabajo que no funcionaba". En este contexto, David pudo dar vida a la solución ideal para Mazars Spain y así impulsar el negocio.

"Empecé con una hoja de papel y un boli", explica David. "Hablé con las partes interesadas de toda la empresa, y me recorrí toda España para averiguar qué necesitaban para poder trabajar como quieren trabajar".

Fue durante la fase de investigación cuando identificó la verdadera hoja de ruta para la empresa. "Tuvimos que cambiar de estrategia", dijo David.

"Necesitábamos priorizar el trabajo y los proyectos basados en las personas que trabajan en ellos, y no la tecnología, además de desarrollar un plan claro para conseguir un cambio que apoyara esta visión".

Diseñar una estrategia centrada en las prioridades correctas

Tras desarrollar una lista de prioridades por parte de los equipos de la empresa, David tuvo que empezar a ordenarlas. "Al preguntar a la gente, en vez de tratar de adivinar lo que estaba mal, pudimos entender mejor los problemas que necesitaban resolverse. Después decidimos centrarnos en flujos de trabajo que capacitaran a las personas y que permitieran dejar atrás la colaboración por correo", comenta David. "Nuestras principales prioridades fueron la productividad de los empleados, la interacción con los clientes y la minimización del riesgo de pérdida de datos".

Al reconocer el tamaño del reto al que se enfrentaba, David ideó un plan tecnológico a tres años para transformar la empresa. El primer paso fundamental era presentar una plataforma que alimentara la colaboración entre equipos e unidades de negocio individuales. Esa plataforma era Dropbox Business.

La solución

Colaborar desde cualquier parte

"Compartir conocimientos y colaborar desde diferentes ubicaciones en un entorno seguro es algo incalculable en términos de crecimiento", dice David. "Capacitar a nuestra gente para que aporte su propio know-how al grupo y trabajar juntos de forma más efectiva ha acelerado la resolución de problemas y ha mejorado el compromiso de los empleados y cómo interactuamos con nuestros clientes".

Trabajar con toda la empresa
para fomentar la adopción

Llevar a cabo un cambio tan radical en las operaciones fue un gran paso para Mazars. Con la idea de alcanzar el consenso en la empresa, David se ganó el apoyo del director de Recursos Humanos para mostrar las ventajas de pasarse a un espacio de trabajo inteligente basado en la nube como parte fundamental de la empresa, y para garantizar que las soluciones estaban alineadas con la cultura de la empresa".

David explicó cómo el hecho de apostar por Dropbox Business acabaría con los silos entre sedes y equipos", dice el director del departamento de Recursos Humanos. "Después, creó un plan de comunicación para educar a nuestros empleados y generarles entusiasmo con este cambio inminente. Empezar este proceso con antelación y destacar el valor que se conseguiría con la adopción generalizada significaba que tendríamos una rápida aceptación y que los que suelen ser los primeros en adoptar tecnologías estuvieran de nuestra parte".

LOS RESULTADOS

El futuro de Mazars Spain

"Antes, teníamos empleados que malgastaban cientos de horas semanales buscando entre sus correos informes de predicciones o diferentes versiones de un mismo contrato", dice el líder del departamento de RR. HH. "La diferencia con Dropbox Business ha sido muy transformadora", continúa. "Los clientes estaban más contentos, la productividad mejoró. Y ahora podemos darle a la gente la libertad de trabajar desde donde quieran, con las herramientas que prefieran. El futuro se presenta muy positivo".

Con Dropbox Business en el centro de todo, Mazars ha podido centralizar herramientas, equipos y contenido. Ha hecho posible que los empleados se reúnan y colaboren desde cualquier lugar. Tal y como explica David, "Dropbox Business nos ha permitido unir todas nuestras sedes en una plataforma integrada y coherente. Como resultado, somos más productivos, nuestros empleados son más felices y nuestros clientes consiguen el servicio que esperan".

Los planes de futuro de David para Mazars Spain son muy emocionantes y estimulantes. "Al adoptar un enfoque orientado a las personas en nuestra estrategia TI hemos capacitado a la gente para generar un valor empresarial verdadero", dice David. "La innovación mejora, la productividad mejora, la interacción con los clientes mejora. Y estamos eliminando el caos y la complejidad de aquello que nos impedía crecer".