La empresa de desarrollo web utiliza Dropbox Business para colaborar mejor en cosas como formularios sanitarios y presentaciones; y los desarrolladores pueden seguir trabajando incluso de viaje.

Resultados clave de Mobify

Visibilidad y control administrativos mejorados

Incorporación sencilla y amplia adopción por parte del usuario

Colaboración desde cualquier lugar en cualquier dispositivo

El reto

Pruebas y errores

Con grandes cerebros técnicos entre su personal, Mobify siempre ha funcionado sin un departamento informático formal. Esto se debe a que utiliza grandes productos que no requieren mucha asistencia. Algunas aplicaciones, como Dropbox, se convierten en elementos fijos dado el gran uso que se hace de ellas.Aunque las cuentas de Dropbox Basic y Pro era populares entre los empleados, suponían un reto logístico. Para establecer una herramienta de gestión de archivos corporativa y controlar mejor el acceso a los archivos, la empresa empezó a usar una solución similar a Dropbox. Desafortunadamente, esta decisión se convirtió en un pesadilla. Kyle Young, ingeniero de sistemas, recuerda: “Recibimos quejas de que los documentos no se sincronizaban y de que algunos se eliminaban. Nadie lograba familiarizarse con la solución". La empresa decidió que no tenía mucho sentido pagar por una solución que no funcionaba. Después de descubrir que Dropbox Business cumplía todos sus requisitos de seguridad y control corporativo, Mobify se mostró encantado y pronto volvió. “Todos recordaban qué bien funcionaban las opciones de sincronización y uso compartido con Dropbox”, comenta Young. “No se perdía ningún archivo y eso era justo lo que querían los usuarios. La solución para empresas también cumplía todos nuestros criterios. Cualquiera que trabaje en tecnología tiene expectativas superiores en cuanto a las herramientas que utiliza, y Dropbox Business es verdaderamente la única herramienta que las alcanza en lo que respecta al uso compartido de archivos. Inicialmente, los equipos de cada oficina tenían servidores de almacenamiento NAS y acceso VPN a los archivos. No obstante, las conexiones VPN pronto demostraron ser problemáticas. Como describe el director global de servicios informáticos, Nithin Veeraarasu: “El acceso remoto era un problema constante, sobre todo para nuestro equipo de ventas. Intentaban obtener información de la VPN a través de conexiones 3G, lo que no era una situación ideal. Empezamos a experimentar muchas dificultades al intentar sincronizar los documentos y mantener el control de las versiones”. Además de los problemas de conectividad y de versiones, los usuarios de Mac, que constituyen el 35 % de la plantilla, experimentaban conflictos de SO cuando intentaban usar la VPN. Los problemas de montaje complicaban el proceso de expansión y consumían una cantidad desproporcionada de tiempo y energía del equipo informático de NewVoiceMedia.

"Cualquiera que trabaje en tecnología tiene unas expectativas superiores en cuanto a las herramientas que utiliza, y Dropbox Business es verdaderamente la única herramienta que las alcanza en lo que respecta al uso compartido de archivos".

Kyle Young, ingeniero de sistemas, Mobify

La solución

Adopción rápida y sencilla

Se tardó apenas una semana en integrar a los 85 empleados de Mobify en Dropbox Business. Puesto que los usuarios ya conocían Dropbox, y les gustaba, configurarlo fue muy sencillo. Así fue como se puso fin a todos los problemas que presentaba la solución anterior. Young describe Dropbox Business como “muy intuitivo”, y añade: “Lo que nos importa es la productividad y la velocidad de los equipos. Nos queremos centrar en nuestro punto fuerte: el valor de nuestro negocio, no la gestión informática. Dropbox Business nos ayuda a conseguirlo”. Dropbox Business permite a Mobify recuperar el control sobre los documentos de la empresa, diferenciando entre archivos de trabajo y personales, pero permitiendo a los empleados acceder a sus cuentas de Dropbox personales. Los problemas de sincronización de la solución anterior, como la desaparición de una plantilla de contrato de ventas en medio de una negociación, son cosa del pasado. Según Young: “Antes dedicaba varias horas a la semana a solucionar problemas. La incorporación y expulsión de miembros, así como la configuración de permisos con nuestra antigua solución, parecían un sistema bizantino en comparación con Dropbox Business”. Ahora Young permite a los propietarios de contenido gestionar sus propios permisos para los archivos mientras él se ocupa de las prioridades de desarrollo de los productos. Como ávido defensor de Dropbox Business, Young explica lo siguiente: “En Mobify, preferimos soluciones como Dropbox Business que no requieren que las gestionemos. El tiempo que recuperamos se puede invertir directamente en nuestro producto”.

“En Mobify, preferimos soluciones como Dropbox Business que no requieren que las gestionemos. El tiempo que recuperamos se puede invertir directamente en nuestro producto”.

Kyle Young, ingeniero de sistemas, Mobify

LOS RESULTADOS

Conquista de la colaboración

Mobify guarda los documentos para toda la empresa en Dropbox Business, como los datos de los planes de cobertura sanitaria y las diapositivas de las reuniones semanales, pero los departamentos individuales también utilizan Dropbox Business para compartir de manera más íntima. Por ejemplo, lo diseñadores de desarrollo de productos comparten archivos con diseñadores de marketing para poder incluirlos en material promocional. “Dropbox Business funciona muy bien para crear una mentalidad de tipo ‘gremio’. Así, diseñadores de distintos equipos pueden comunicarse y colaborar”, explica Young. En lo que se refiere a la colaboración externa, los enlaces compartidos de Dropbox Business permiten a Mobify enviar material de forma sencilla a su socio de marketing en Seattle, y el equipo de servicios especial comparte esbozos del desarrollo de los productos con clientes. “Dropbox Business es fundamental para compartir documentos actualizados”, comenta David Fay, estratega de marketing de contenido. Cuando los empleados de Mobify tienen que viajar, las funciones de Dropbox Business como la sincronización, el acceso sin conexión y la intuitiva aplicación para móviles, les ayudan a permanecer conectados y productivos. Fay lo explica: “A veces estamos en un avión o en una habitación de hotel y rápidamente tenemos que montar un documento. Con Dropbox Business, todo está ahí, en orden, en el momento adecuado, y esto nos permite crear material rápidamente y avanzar con el trabajo”. Los empleados de Mobify, ya estén en mitad de producción o en la carretera intentando conseguir nuevos clientes, pueden contar con Dropbox Business. La facilidad y fiabilidad que proporciona son los motivos por los que Mobify lo eligió desde el principio y en última instancia.

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