La consultoría de comunicación empresarial líder en Latinoamérica utiliza Dropbox Business para colaborar con clientes y para posibilitar que sus empleados trabajen desde cualquier lugar, ahorrando tiempo y dinero.

MZ Group, consultoría de comunicación empresarial

Resultados clave de MZ Group

Incremento de la productividad gracias a la velocidad de la sincronización

Aumento de ahorros en recursos informáticos

Mayor control de la información confidencial de los clientes  

El reto

Optimización de las comunicaciones

Como oficina central para la comunicación corporativa, MZ Group, con sede en São Paulo, ha crecido junto a sus más de 600 clientes hasta convertirse en líder en el sector. Pero, cuando la empresa abrió oficinas en Brasil, así como Asia y los Estados Unidos, los ejecutivos se dieron cuenta de que la tecnología de la oficina estaba obstaculizando trabajar de manera más ágil. Los archivos estaban almacenados en servidores internos, lo que requería una inversión constante en infraestructura, hardware y software. Esto también dificultaba a los equipos de asistencia la colaboración en los mismos documentos en tiempo real. Cuando los empleados tenían que acceder a los documentos de manera remota, utilizaban una conexión de VPN. "Por razones de seguridad y de sistemas internos, la conexión era lenta", comenta Rodolpho Zabisky, director financiero de MZ, que ofrece relaciones de inversión, RR. PP. y comunicación digital, entre otros servicios. “También teníamos muchas copias en conflicto debido a que los empleados accedían a los mismos archivos". Tras probar otras soluciones, MZ optó por Dropbox Business. Según Alex Souza, coordinador informático, la velocidad de la sincronización y la facilidad de uso fueron factores clave. “Solo fue necesario crear las credenciales de inicio de sesión y enviárselas al empleado. La plataforma es fácil de usar y no requiere horas de formación, lo que ahorra tiempo al equipo informático”, explica Alex Souza.

La solución

Trabajo desde cualquier parte

Actualmente, los 250 empleados de MZ usan Dropbox Business para colaborar entre ellos y con sus clientes. Tanto si trabajan en presentaciones, comunicados de prensa, como otros documentos, los empleados pueden compartir enlaces de Dropbox que se actualizan en tiempo real. La insignia de Dropbox permite a varias personas editar el mismo documento sin crear diferentes versiones de forma accidental. “Las notificaciones resultan de gran ayuda cuando tenemos a un equipo trabajando de manera simultánea en el mismo documento, especialmente cuando se introducen comentarios”, dice Zabisky. Cuando terminan de trabajar en un documento, los empleados envían la versión final a clientes a través de un enlace de Dropbox mediante correo electrónico o WhatsApp. “Nuestros clientes están encantados con la integración de WhatsApp con Dropbox”, afirma Souza. Con la aplicación de Dropbox para móviles, los empleados de MZ pueden acceder y compartir archivos más rápido desde cualquier lugar. En vez de malgastar tiempo intentando conectarse a la VPN, pueden centrarse en ofrecer un gran servicio a sus clientes. “Si un cliente te pide un archivo, se lo puedes enviar con el teléfono desde el coche”, dice Zabisky. “Esto es muy útil en Brasil, donde perdemos mucho tiempo en atascos”. La Consola de administración permite a los ejecutivos de MZ asegurarse de que la información confidencial de los clientes se comparte solo con los destinatarios previstos. "Llegamos a la conclusión de que Dropbox era más seguro que otras formas de protección y seguridad de datos”, dice Souza. “No hubiéramos implementado Dropbox si no se garantizara la confidencialidad y seguridad de la información".

“Llegamos a la conclusión de que Dropbox era más seguro que otras formas de protección y seguridad de datos. No hubiéramos implementado Dropbox si no se garantizara la confidencialidad y seguridad de la información".

Alex Souza, coordinador informático, MZ Group

LOS RESULTADOS

Ahorro en tiempo y dinero

Al implementar Dropbox, MZ ha aumentado su eficiencia, lo que libera tiempo a los empleados para centrarse en las cuentas de clientes. Alex calcula que, en total, los empleados ahorran casi 1000 horas a la semana mediante el acceso a sus archivos desde Dropbox en vez de mediante el antiguo sistema de VPN. “Y eso solo en cuanto a la VPN", dice Souza. “Se han producido otros ahorros en la organización”. MZ dice que los ahorros informáticos derivados del uso de Dropbox se acercan a números de seis cifras al año gracias a no tener que invertir en nuevos servidores, así como en licencias de VPN y otro software de copias de seguridad. “Al principio, nuestra elección por Dropbox no estuvo motivada por la reducción de costes, sino más bien por la movilidad de nuestros empleados”, dice Zabisky. “Pero este proyecto ha resultado muy ventajoso para nosotros desde un punto de vista económico”. Con más de 600 clientes y siendo líder entre las empresas de cotización oficial de Brasil, MZ no podía permitirse dejar de operar si se producía algún desastre. Durante un corte eléctrico de tres horas, gracias a Dropbox Business, los empleados pudieron seguir trabajando. “Con Dropbox, los empleados siguen trabajando con sus portátiles o desde sus teléfonos, y la empresa no para ni un segundo”, explica Souza.

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