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Esta empresa de fabricación de ERP en la nube ha duplicado su número de empleados en los últimos dos años y utiliza Dropbox Business para colaborar de manera más sencilla en diferentes ubicaciones y dispositivos.

Resultados clave de Plex Systems

Arquitectura de tecnología de la información flexible y rentable

Menor tiempo de respuesta a los clientes a través de dispositivos móviles   

Colaboración más sencilla y potente en distintas ubicaciones   

EL RETO

Eliminando barreras para crecer rápido

Dirigida por fundadores con experiencia en plantas de producción, Plex Systems ayuda a más de 400 fabricantes a gestionar mejor el inventario y los envíos incorporando esos procesos clave a la nube. Con sede en Míchigan, la empresa ha duplicado su tamaño en los últimos dos años, lo que les hizo pensar que necesitaban actualizar sus herramientas internas para mantener el ritmo de su crecimiento. Los empleados de diferentes ubicaciones dependían del correo electrónico para colaborar, lo que a veces se convertía en una “pesadilla de gestión de archivos" de versiones diferentes del mismo documento, comenta Chris Pesola, director de tecnologías de la comunicación. “Necesitábamos una manera mejor de colaborar en diferentes geografías y dispositivos”, explica. Como proveedor de soluciones en la nube, Plex evaluó varias soluciones de colaboración. Pero Dropbox Business destacó como claro favorito principalmente debido a su facilidad de uso. Después de mudarse de un entorno basado en PC a otro donde todas las plataformas eran bienvenidas, la empresa necesitaba un servicio que funcionara eficientemente en todos los dispositivos. “Queríamos que la solución elegida fuera lo suficientemente fácil para que no se le pudiera resistir nada”, dice Pesola. “Eso es muy difícil al implementar cualquier tecnología”.

“Buscábamos lo que podía ser más cómodo para la gente en cuanto a interfaz de usuario, seguridad e implementación. Tenía que funcionar bien con Mac, PC, smartphones y todo lo anterior. La respuesta siempre era la misma, Dropbox.”

LA SOLUCIÓN

Que los usuarios trabajen con sus herramienta preferidas

Dropbox Business mantiene la productividad de los empleados porque pueden utilizar sus aplicaciones favoritas desde cualquier lugar. “A nuestros usuarios les encanta poder abrir documentos nativos de Microsoft Office desde la Web”, dice Pesola. El departamento de marketing ahora colabora en presentaciones de PowerPoint con la insignia de Dropbox, que permite a los empleados ver quién más ha accedido a los archivos y actualizar a la versión más reciente cuando se realizan cambios. Los miembros del equipo de finanzas ahora envían contratos a los representantes de ventas como enlaces compartidos o mediante carpetas compartidas. De este modo, a los representantes les resulta fácil acceder s los documentos y compartirlos para cerrar acuerdos con clientes, a veces desde dispositivos móviles.

“Si un cliente potencial se pone en contacto con un vendedor y dice que está listo para firmar, tiene los contratos al alcance de la mano”, dice Pesola. La Consola de administración ayuda a Plex a mantener su entorno BYOD seguro, pues la empresa controla los inicios de sesión o los usos sospechosos. Si un empleado pierde un dispositivo o abandona una empresa, el equipo técnico puede transferir los archivos o borrar de manera remota el dispositivo.

“Tenemos que estar preparados para afrontar cambios constantes en la dinámica de la competencia y en nuestro entorno empresarial. Resulta difícil imaginar cómo podríamos gestionar las operaciones y los procesos de expansión actuales sin una plataforma de colaboración como Dropbox Business”.

LOS RESULTADOS

Reducción de costes y mejora de la productividad

Con Dropbox Business, Plex dice que está mejor capacitada para adaptarse al crecimiento futuro. El límite de almacenamiento para discos duros locales y dispositivos ha disminuido, lo que supone una reducción de la inversión a largo plazo de la empresa en hardware. “El impacto inmediato de no tener que ampliar nuestra arquitectura de back-end asciende a un número de seis cifras”, afirma Pesola. Para ventas y marketing, se ha reducido el tráfico de correo electrónico debido al uso de carpetas compartidas. Esto permite a los empleados centrarse en su trabajo y en las necesidades de los clientes en vez de dedicar tiempo a averiguar cuál es la versión más reciente de un archivo. Y con acceso a contratos y materiales clave mediante Dropbox desde sus dispositivos móviles, los representantes de ventas pueden responder de manera más rápida a los clientes. En resumidas cuentas, los representantes cierran más acuerdos y aumentan los ingresos de la empresa.