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Resultados clave de Reel World

Interacción eficiente entre el personal y los clientes 

Flujos de trabajo de proyectos más eficientes 

Garantía de un almacenamiento seguro de los archivos

El reto

En sintonía con la tecnología más avanzada

Aunque ReelWorld empezara siendo una empresa formada entre dos amigos en un apartamento de Seattle, ha crecido tanto que incluso ocupa un lugar destacado en su sector; gran parte de sus ingresos proceden de colaboraciones con gigantes como Clear Channel. Al igual que la empresa ha ido creciendo a lo largo de los años, también ha aumentado su necesidad de contar con la tecnología más avanzada y con políticas formalizadas en el ámbito de la informática. Hace cuatro años, ReelWorld empezó a usar Dropbox para compartir y almacenar archivos, en gran parte porque no se necesitaban herramientas de hardware ni infraestructuras adicionales in situ. “Nuestro objetivo era sacar los datos fuera”, explica Mike Meyer, jefe del departamento de asistencia. “Queríamos evitar perder cualquier cosa en situaciones catastróficas como incendios o robos”. ReelWorld también valoraba cómo gestionaba Dropbox las cargas de datos de manera adaptativa, “adáptandose al ancho de banda” durante las subidas y descargas. Y funcionaba en diferentes plataformas informáticas, algo muy valioso para una empresa basada en Mac en un sector donde prevalecen los PC. Cuanto más dependía ReelWorld de Dropbox (y, a la larga, de Dropbox Business), más iba descubriendo lo bien que se adaptaba Dropbox a sus necesidades en continua evolución. Como bien dice Meyer: “Todos los pequeños cambios que ha implementado Dropbox desde que empecé con ReelWorld marcaban una gran diferencia con respecto a otros servicios en la nube. Ya llevamos un largo camino recorrido, y estamos seguros de que todo va a ir mejorando cada vez más”.

“Trabajar en diferentes zonas horarias puede ser complicado. Si tenemos que enviar un archivo al Reino Unido a las tres de nuestra zona horaria, allí ya es medianoche. Pero Dropbox Business lo sincronizará todo hasta la mañana siguiente, cuando la persona destinataria encienda su ordenador”.

La solución

Uso compartido y producción en sintonía

Dropbox Business se ha convertido en una pieza fundamental de los flujos de trabajo y la realización de proyectos de ReelWorld. “Los equipos administrativo y de ventas dependen de Dropbox Business”, afirma Meyer. Entre otros usuarios frecuentes de Dropbox se incluyen compositores y escritores, cantantes, productores de sonido, así como el equipo que gestiona la administración del contenido. Todo el contenido, desde documentos de administración y finanzas hasta las voces grabadas de los cantantes y las sintonías mezcladas, se comparten mediante Dropbox Business. “Antes teníamos que grabar CD para compartir archivos MP3 o WAV”, recuerda Meyer. “Dropbox Business nos permite facilitar el contenido con mayor rapidez. También funciona como una excelente herramienta de transporte y un archivo”. El departamento de producción de la empresa mantiene dos archivos distintos en Dropbox Business: una biblioteca con 16 000 archivos de audio utilizados para proyectos activos y una colección de sesiones y archivos que no son necesarios en el momento, pero que se guardan por si hicieran falta en el futuro. Como dice Meyer: “El hecho de que Dropbox Business nos permita sacar la información fuera de nuestros ordenadores locales y acceder a ella desde cualquier otro equipo siempre que lo necesitemos lo convierte en una herramienta de valor incalculable”. Otro valor que ofrece Dropbox Business a ReelWorld es la capacidad de colaborar de forma sencilla con socios externos. Cuando la empresa busca contratistas, solo tiene que compartir carpetas para poder mantenerlos totalmente sincronizados con el personal interno. ReelWorld utiliza enlaces compartidos de Dropbox Business. Según Meyer: “Utilizamos los enlaces de Dropbox Business para enviar versiones preliminares de las sintonías y que el cliente pueda hacerse una idea de cómo van a quedar antes de terminarlas”.

“Dropbox Business es la navaja suiza de los servicios en la nube. Tiene multitud de accesorios que podemos manipular y utilizar para hacer muchas cosas. Es una solución de almacenamiento de facto, y eso no va a cambiar en mucho tiempo”.

LOS RESULTADOS

Si es móvil, mejor

Con empleados y contratistas repartidos por Seattle, Reino Unido y otras ubicaciones a lo largo de EE. UU. y Europa, ReelWorld depende en gran medida del acceso remoto a archivos que proporciona Dropbox Business. No importa dónde están los destinatarios; si los archivos se sincronizan de manera fiable, en ReelWorld pueden mantener la atención y productividad. Añade Meyer: “Trabajar en diferentes zonas horarias puede ser complicado. Si tenemos que enviar un archivo a Reino Unido a las tres en nuestra zona, allí ya es medianoche. Pero Dropbox Business lo sincronizará todo la mañana siguiente cuando la persona destinataria encienda su ordenador”. El acceso a los archivos desde móviles y el almacenamiento en la nube son importantes durante los días laborables normales de ReelWorld, pero son de vital importancia para proteger a la empresa frente a “situaciones catastróficas” tan temidas antes. Tal y como atestigua Meyer: “Cuando le robaron el ordenador a un empleado, pudimos acceder de manera remota a los archivos y destruirlos, algo excelente. Nuestra regla de oro es guardar todo en Dropbox Business para que, en caso de desastre, podamos recuperar todo y volver al estado original rápidamente”. Ejemplos como este son solo algunos de los motivos por los que ReelWorld se ha mantenido fiel a Dropbox Business durante todos estos años. Como Meyer declara: “Dropbox Business es la navaja suiza de los servicios en la nube. Tiene multitud de accesorios que podemos manipular y utilizar para hacer muchas cosas. Es una solución de almacenamiento de hecho, y eso no va a cambiar en mucho tiempo”.