El Festival utiliza Dropbox Business para agilizar el proceso de selección del mejor trabajo de cada año en cine independiente y lo muestra en uno de los festivales de cine más famosos del mundo.

Resultados clave del Festival de Cine de Sundance

Aumento de la colaboración entre empleados, cineastas y medios

Ahorro significativo de tiempo en el procesamiento de las películas inscritas

Más seguridad para películas inéditas

EL RETO

Del DVD al formato digital

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh y Darren Aronofsky son solo algunos de los muchos directores famosos que tuvieron su gran oportunidad en el Festival de Cine de Sundance. Dirigido por el Instituto Sundance, fundado por Robert Redford, el Festival de Cine de Sundance resulta en sí una herramienta de descubrimiento de talentos emergentes que tiene un gran valor para la industria. Antes de que 50 000 aficionados al cine se reúnan en Park City, Utah, cada año en enero, los programadores del Festival tienen que filtrar las 12 600 películas entregadas y elegir 200 ganadoras en solo unos meses. Y la tecnología no siempre ha sido popular en este proceso. Los programadores solían enviar hojas de cálculo de Excel con información sobre las películas inscritas como documentos adjuntos de correo, con la consiguiente confusión en cuanto a cuál era la versión más reciente. Los organizadores del festival intercambiaban constantemente películas en DVD y en unidades USB, pero ninguno de estos dos métodos era una forma segura de enviar películas que aún no habían salido a la luz. “No sabíamos si los programadores habían recibido las películas adecuadas a tiempo, o si las habíamos enviado a la dirección correcta”, comenta Adam Montgomery, jefe sénior de la programación. Los organizadores del festival empezaron a usar sus cuentas personales de Dropbox para trabajar, lo que supuso que el traslado a Dropbox Business resultase una solución fácil para el Festival. “Ahora que contamos con una herramienta que todos los usuarios conocen y adoran, podemos empezar a cambiar la forma en la que la gente trabaja”, explica Justin Simmons, director de TI.

LA SOLUCIÓN

Un nuevo guión para la colaboración

Actualmente, los programadores del Festival colaboran mediante carpetas compartidas de Dropbox. El servicio facilita a los evaluadores la tarea de ver las 25 películas semanales gracias a una integración que carga cada vídeo compartido mediante Dropbox en el reproductor de vídeo Vimeo. Los archivos de Excel con el estado de visualización de cada película se guardan en carpetas compartidas, con lo que sus múltiples usuarios pueden editarlos y añadir comentarios, asegurándose de que todos trabajan en la versión más reciente. “De esta forma, sé que la información de esos documentos se va a actualizar en tiempo real”, comenta Montgomery.

Antes de iniciar la descarga de una película, la función de previsualización de archivos permite a los programadores confirmar rápidamente que han recibido el archivo correcto. Cuando se selecciona una película como finalista, los equipos de programación y de exhibición pueden recopilar fácilmente clips de directores para mostrarlos en el Festival. “Utilizamos las solicitudes de archivos de Dropbox para ponernos en contacto con directores de cines y panelistas, y ellos colocan la versión editada en la carpeta adecuada”, explica Holden Payne, director técnico de exhibición y producción. Durante el Festival, el personal no tiene ni un segundo y ya no tiene que enviar archivos por correo a cada periodista. Con los enlaces de Dropbox a kits de prensa y a otros recursos, todo es mucho más fácil.

Preservar la seguridad de los datos es una prioridad, ya que el Festival tiene entre manos trabajo que es confidencial hasta su estreno, dice Montgomery. Con Dropbox, los empleados del Festival pueden otorgar acceso a carpetas solo a los programadores adecuados. “Es muy fácil cambiar los permisos o restablecerlos cuando es necesario”, dice Montgomery.

LOS RESULTADOS

La atención en las películas

La solución ha permitido a los empleados del Festival dedicar más tiempo a estrenar cine original, como las películas posteriormente galardonadas con un Oscar Boyhood (Momentos de una vida) y Whiplash, y menos tiempo a ocuparse de aspectos logísticos. “Gestiono miles de archivos que tienen un tamaño de dos a cuatro gigabytes”, comenta Montgomery. Dropbox Business nos ha dado la oportunidad de mover esos datos de manera rápida, eficiente y segura. Realmente no sé cómo lo hacíamos antes”. La red del Festival de colaboradores externos, que incluye alrededor de 12 000 directores de cine, ya conoce la solución, lo cual resulta una ventaja al trabajar con tanta gente diferente. “Es muy raro que alguien utilice otro servicio que no sea Dropbox”, dice Montgomery. “Es la vía estándar para compartir datos de la comunidad”. Gracias al aumento de la productividad, “podemos centrarnos en preparar el mejor programa de películas independientes posible”, comenta Montgomery.