El estudio de diseño digital utiliza Dropbox Business para simplificar y mejorar la colaboración entre sus trabajadores en remoto.

Resultados clave de UNITiD

Más tiempo para la creatividad y la innovación

Productividad aumentada

Flujos de trabajo móviles flexibles

El reto

Implementación de una estructura para la innovación

La creatividad y la innovación son las fuerzas conductoras que impulsan a las aplicaciones e interfaces de UNITiD. Pero una colaboración eficaz también es vital para mantener al día los proyectos. Con equipos de propietarios de negocios, diseñadores interactivos y visuales, redactores y diseñadores técnicos repartidos entre varias ubicaciones, la empresa debe adoptar un enfoque muy disciplinado en cuanto a la gestión de proyectos. “Utilizamos un método ágil para la gestión de proyectos que es muy iterativo y colaborativo”, explica Matthijs Collard, fundador de UNITiD. “Todos los equipos trabajan estrechamente con sus clientes para comprender la perspectiva del usuario final, desarrollar estructuras, crear simulaciones gráficas, producir y probar prototipos operativos y crear el producto final. Recopilamos información durante todo el proceso para perfeccionar nuestro diseño y aumentar la calidad y utilidad de nuestra solución”. La gestión de varios frentes de comentarios suponía un reto en cuanto al control de versiones. Por este motivo, UNITiD buscó una solución para compartir archivos basada en la nube que permitiera a los miembros del equipo acceder rápidamente a los archivos más recientes. Después de evaluar varios productos, la empresa decidió implementar Dropbox por su facilidad de uso, fiabilidad y simplicidad. A medida que crecía el negocio de UNITiD, también lo hacían sus requisitos de almacenamiento de archivos. Cuando la empresa supo que Dropbox había lanzado una nueva solución diseñada expresamente para empresas, la adoptó inmediatamente. “Es cuestión de confianza”, explica Collard. “Cuando aparece una solución como Dropbox Business de una empresa en la que confiamos, no lo dudamos”. Puesto que la mayoría de los empleados ya estaban familiarizados con Dropbox, la transición a la solución para empresas se llevó a cavo con rapidez y sin incidentes. “La integración de nuestro personal existente en Dropbox Business no nos llevó nada de tiempo”, explica Collard. “Y las nuevas integraciones aprenden todo lo que necesitan saber en una sesión de 30 minutos en la que repasamos la estructura de carpetas de la empresa y damos consejos para la sincronización”.

“Es cuestión de confianza. Cuando aparece una solución como Dropbox Business de una empresa en la que confiamos, no lo dudamos”.

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

La solución

Aumento de la productividad gracias a la eliminación de límites

Dropbox Business ha resuelto la necesidad cada vez más acuciante de espacio de almacenamiento que tenía UNITiD y, además, ha aportado una mayor flexibilidad a los flujos de trabajo. Dropbox Business permite conectar más de 300 000 aplicaciones, por lo que la plantilla puede acceder a través de su cuenta de Dropbox a prácticamente cualquier tipo de archivo y compartirlo. Cuando se introducen modificaciones, Dropbox Business actualiza automáticamente todas las copias de un archivo, lo que facilita mucho más la gestión de las versiones de los archivos. Por ejemplo, UNITiD utiliza una aplicación llamada InVision para crear prototipos operativos de nuevos diseños. Su integración con Dropbox significa que los prototipos se actualizan continuamente cuando se guarda un archivo en Dropbox Business; no es necesario subir los archivos. “Si nuestros diseñadores cambian un prototipo con InVision”, explica Collard, "Dropbox Business sincroniza todos los documentos de diseño, pantallas y archivos de origen relacionados. Nos permite ganar tiempo y nunca falla".La aplicación de Dropbox Business para móviles también permite a los equipos distribuidos de UNITiD estar al tanto de las modificaciones y demandas de trabajo diarias. Por ejemplo, si un trabajador hace fotos para documentar capturas de pantalla preliminares e ideas escritas en pizarras durante una sesión de trabajo, puede almacenarlas y acceder a ellas cuando quiera con Dropbox Business. “Cuando soltamos las fotos en Dropbox Business, podemos utilizar un teléfono móvil para verlas en el tren, en casa esa noche o en un avión al día siguiente”, comenta Collard.

“Aproximadamente el 90 por ciento de nuestros proyectos requieren la colaboración de los clientes y otras partes. Dropbox Business permite trabajar fácilmente con socios externos y protege los datos a la vez”.

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

LOS RESULTADOS

Protección de la seguridad y progreso más sencillo

La protección de los archivos es tan importante como un acceso flexible. Para impedir que usuarios no autorizados puedan acceder a los archivos, los empleados de UNITiD utilizan la verificación en dos pasos y se toman muy en serio la monitorización de los enlaces compartidos. “Aproximadamente el 90 por ciento de nuestros proyectos requieren de colaboración con clientes y otras partes”, explica Collard. “Dropbox Business permite trabajar fácilmente con socios externos y protege los datos a la vez”. Mientras tanto, las funciones de copia de seguridad y recuperación de la solución proporcionan una red de seguridad en caso de producirse fallos. “Uno de nuestros compañeros eliminó por error "Todos los archivos" en el Finder de Mac, que estaba sincronizado con Dropbox”, recuerda Collard. “Se borró todo. Pero, afortunadamente, Dropbox Business nos permitió restaurar fácilmente todos los archivos eliminados”. Con Dropbox Business, UNITiD puede centrarse en completar diseños rompedores y apartar su atención de tanta gestión de archivos. Collard lo resume así: “Lo mejor sobre Dropbox Business es que no tienes que fijarte en dónde está cada cosa. Siempre está ahí. Sencillamente, funciona”.

La mejor solución de almacenamiento y uso compartido para tu empresa