Correo electrónico

¿Cómo se configura el correo como solución para compartir archivos?

Lo positivo de colaborar mediante correo es que toda la infraestructura ya está lista. A parte de que, con toda seguridad, utilizas el correo electrónico, tus miembros del equipo seguro saben utilizarlo para enviarse archivos entre ellos.

Correo electrónico

  • La funcionalidad básica viene incluida en la solución de correo.

Dropbox

  • Regístrate en Dropbox.
  • Descarga la aplicación de Dropbox.

Aunque registrarse en Dropbox es muy fácil, sigue siendo una barrera que superar en comparación con el botón "adjuntar archivo", que se encuentra al final de cada mensaje de correo. Es verdad que tu equipo debe hacer un esfuerzo conjunto para dejar de enviarse mensajes de correo; sin embargo, el esfuerzo compensa enormemente de cara a una colaboración con proyección de futuro.


¿Cómo se comparten archivos con los miembros del equipo?

El correo es una opción factible cuando solo tienes uno o dos documentos estáticos que enviar. Sin embargo, no ofrece posibilidades de actualización de archivos. Es decir, cada vez que desees compartir un cambio nuevo, tienes que volver a enviar el archivo a todos los miembros de tu equipo.

Correo electrónico

  • Escribe un mensaje de correo nuevo.
  • Adjunta un archivo.
  • Envía el mensaje.
  • Repite el proceso cada vez que se modifique el archivo.

Dropbox

  • Crea una carpeta nueva dentro de tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo.
  • Haz clic con el botón derecho en la carpeta, y compártela con miembros del equipo.
  • Coloca el archivo en cuestión en la carpeta compartida de Dropbox de tu ordenador.
  • El archivo aparecerá en las carpetas de Dropbox de los miembros de tu equipo.
  • Cuando alguien modifica el archivo, la copia de los demás se actualiza automáticamente.

La configuración de una carpeta compartida de Dropbox requiere la inversión de un poquito de tiempo, pero solo hay que hacerlo una vez. El resultado es una carpeta igual en apariencia y funcionamiento que cualquier carpeta de tu ordenador, pero con el valor añadido de que se actualiza de forma automática cuando alguien realiza cambios en los archivos. Merece la pena dedicar ese tiempo si tu equipo trabaja con muchos archivos, no solo porque mantiene al tanto a todo el mundo, sino también porque aloja todos los documentos de la empresa en un mismo lugar.

Además, al utilizar una solución especializada para compartir archivos, se establece una separación clara entre la comunicación y la colaboración en documentos. Como Dropbox se encarga de tus archivos, puedes utilizar tu bandeja de entrada para lo que mejor sabe hacer: comunicarse con tu equipo.


¿Cómo se comparten archivos con clientes?

El proceso de compartir archivos con tu equipo o con clientes es igual cuando utilizas el correo electrónico. En ambos casos, solo tienes que adjuntar un archivo y enviar el mensaje. Esto puede terminar poniendo en peligro la seguridad si envías por error un adjunto a la dirección de correo equivocada (o incluso peor, a la lista de distribución equivocada).

Correo electrónico

  • Escribe un mensaje de correo nuevo.
  • Adjunta un archivo.
  • Envía el mensaje.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento del menú Compartir enlace a Dropbox para generar un enlace que se pueda compartir.
  • Añade al enlace una contraseña y fecha de caducidad opcional con Dropbox Pro o para empresas.
  • Envía el enlace a tu cliente. Este podrá visualizar o descargar el archivo con cualquier navegador web.

Dropbox permite al usuario diferenciar estos dos grupos. Los miembros del equipo pueden colaborar en una carpeta compartida, además de ofrecer a clientes acceso de solo lectura a archivos y carpetas concretos o a través de enlaces compartidos. Esto le permite a tu equipo aprovechar la potencia de la sincronización automática de archivos a la vez que le sigue permitiendo enviar copias no modificables a gente ajena a la organización.

Las copias de solo lectura se pueden proteger mediante contraseña con Dropbox Pro o para empresas, lo que ayuda a evitar compartir por error documentos confidenciales. Incluso si envías por accidente información que no deseas compartir, puedes inhabilitar rápidamente el enlace y que este no sea accesible.


¿Cómo se comparten archivos grandes?

El correo electrónico se queda corto cuando se trabaja con archivos grandes. Debido a las limitaciones técnicas del correo, si tu archivo es demasiado grande, directamente no podrás enviarlo como adjunto. Si el servicio de correo del destinatario tiene un límite de adjuntos inferior, es posible que ni si quiera pueda recibir tu archivo.

Correo electrónico

  • Los límites de tamaño de archivo varían en los distintos servidores de correo
  • Los archivos grandes se tienen que volver a enviar al completo cada vez que se realiza algún cambio.

Dropbox

La mayoría de los servidores de correo no permiten archivos adjuntos de más de 25 MB y algunos imponen límites en la cantidad total de datos que se puede enviar desde una cuenta individual. La solución más sencilla es subir tu archivo a un servidor o a un sistema para compartir archivos en la nube (como Dropbox). Incluso cuando los archivos no superan este limite, puede resultar un retraso tener que esperar a que se carguen si necesitas compartir modificaciones a menudo.

Dropbox también se asegura de subir solo las partes del archivo que se hayan cambiado, por lo que es más eficiente que el correo.


¿Cómo se gestionan las versiones antiguas de archivos?

El correo electrónico no está diseñado para registrar las revisiones de archivos, pero a veces se convierte en un sistema de versiones improvisado para empresas que no han implementando soluciones más especializadas. Normalmente, esto supone tener que buscar en diferentes conversaciones de correo y confiar en que todos hayan utilizado la misma convención de nomenclatura.

Correo electrónico

  • El correo electrónico no permite que haya distintas versiones de un mismo archivo, aunque tu bandeja de entrada sí contiene un registro rudimentario del historial de cada archivo.
  • En estos casos se suele incluir un número de versión en el nombre del archivo cada vez que se envía.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento Ver versiones anteriores para mostrar el historial de un archivo.
  • Selecciona la versión deseada y haz clic en Restaurar.

Con Dropbox, el sistema de versiones de archivos está estructurado y funciona de forma automática. Al contrario que la solución basada en correo, Dropbox relaciona versiones antiguas de un archivo con las versiones nuevas. Esto hace que ver el historial de un archivo sea mucho más intuitivo. Y, como Dropbox se encarga de todo esto sin la intervención del usuario, nunca tendrás que preocuparte del control de versiones a no ser que tengas que restaurar la copia antigua de algún archivo.

El correo electrónico suele ser una opción "aceptable" para equipos pequeños, pero una solución de versiones oficial no solo es más práctica, también es más segura. Como es fácil eliminar mensajes y es posible que tu servidor de correo introduzca cuotas de almacenamiento, este tipo de solución se hace realmente necesaria. Y si eliminas un mensaje que incluía un archivo adjunto, esa versión del documento se habrá perdido para siempre. Si tu equipo no tiene cuidado, esto puede resultar en la pérdida de datos.


¿Cómo se accede a los archivos desde dispositivos móviles?

El uso del correo electrónico para compartir archivos en dispositivos móviles tiene las mismas ventajas y desventajas que su uso en un ordenador de sobremesa. Por una parte, si tu equipo usa dispositivos móviles para trabajar, probablemente ya tenga configurado el acceso al correo electrónico. Sin embargo, la actualización de los documentos sigue siendo un problema.

Correo electrónico

  • Abre la aplicación de correo electrónico en tu dispositivo móvil.
  • Busca el mensaje que contiene el archivo.
  • Descarga el archivo y edítalo en la aplicación deseada.
  • Cuando hayas terminado, envía los cambios por correo electrónico a tu equipo.

Dropbox

  • Descarga la aplicación de Dropbox para móviles.
  • Inicia sesión en tu cuenta y previsualiza tus documentos desde la propia aplicación de Dropbox para móviles.
  • Con aplicaciones para móviles conectadas a Dropbox, como Microsoft Office, cualquier cambio que realices se sincronizará en todos tus dispositivos.

La mayor ventaja que Dropbox ofrece frente al correo electrónico en un dispositivo móvil es que proporciona un sistema de archivos sencillo. En lugar de ojear tus mensajes en busca de un documento adjunto, Dropbox te permite organizar tus documentos en una estructura conocida de carpetas y archivos. La aplicación de Dropbox para móviles permite previsualizar fácilmente la versión más reciente de cada archivo, con lo que evita tener que enviar un adjunto a la bandeja de entrada cada vez que se hace la más mínima modificación.