Plantilla para actas de reuniones y agenda

Ya sea para la reunión mensual de la junta directiva, el punto de planificación semanal o una sesión de lluvia de ideas, aprovecha esta intuitiva plantilla para tus actas de reunión y ya tendrás la mitad del trabajo hecho.
Plantilla para actas de la reunión con la lista de asistentes, una agenda y los puntos de discusión

Todos en sintonía

Añade tu propio contenido ¡y listo!

Puedes utilizar esta plantilla prediseñada y gratuita con texto preformateado como guía. Te permitirá anotar la fecha de la reunión, la lista de asistentes, la agenda, los temas que se debaten y las tareas a realizar durante las reuniones.

Invita al equipo al documento

Con esta plantilla basada en la nube resulta muy fácil compartir. No hace falta que la guardes en el disco duro ni que la adjuntes a un correo electrónico. Solo tienes que invitar a los asistentes al documento.

Edita de forma colaborativa en tiempo real

Después de invitar a los miembros al documento de la reunión, los que hayan participado en la reunión podrán ver la notas y añadir comentarios en la plantilla del acta de reunión. Y, si les das permiso de edición, también podrán añadir texto o una foto de la pizarra.

4 trucos para mejorar las notas de reuniones

Plantilla de notas de reunión de Dropbox Paper
1. Configura el documento antes de la reunión para poder tomar notas.

No importa que se trate de una reunión formal o informal, esta plantilla se ha diseñado para facilitar la organización y contribuir a que todo el mundo esté al tanto de lo que se va a tratar en la reunión antes de que empiece. Al tratarse de un documento de Dropbox Paper, puedes enlazar actividades de tu calendario y utilizar métodos abreviados del teclado para ahorrar tiempo. 

2. Añade enlaces para tener más contexto

Si ya tienes documentos que contienen información de referencia, añade los enlaces a esos documentos para que tu equipo pueda ponerse al día más rápido. Antes de reuniros, dales contexto compartiendo con ellos las notas que has preparado.

3. Destaca los puntos principales

Para resaltar una nota, añade imágenes o archivos de Dropbox que sirvan como pruebas o ejemplos. Con la aplicación móvil de Paper, puedes hacer fotos de las notas de la pizarra o adhesivas y colocarlas automáticamente en las notas para la reunión.

4. Anota decisiones y tareas

La función de lista de tareas de la plantilla muestra al equipo cuáles son los siguientes pasos y facilita el control de las cosas que quedan por hacer para la siguiente reunión. Para crear de forma rápida casillas de verificación, escribe (“[ ]”) seguido de un espacio. Para asignar tareas, solo tienes que etiquetar a un compañero con "@" seguido de su nombre.  

Crea y comparte las primeras ideas
del proyecto

Esta plantilla para actas de reuniones está creada con Dropbox Paper, un espacio de trabajo colaborativo en el que los equipos pueden crear y compartir ideas iniciales. Con Paper es más fácil tomar notas en las reuniones, asignar tareas, desarrollar ideas creativas y gestionar proyectos. Si utilizas Paper como eje central de tus proyectos, no es necesario que todos los miembros del equipo compartan un mismo espacio físico para trabajar sincronizados.

Varios usuarios compartiendo ideas y recursos visuales en una reunión

Preguntas frecuentes

Para tomar notas en una reunión lo primero que tienes que hacer es centrarte en lo verdaderamente importante del encuentro y plantearte cómo debes transmitir de forma ordenada esa información a otras personas. Cuando las actas de reunión se redactan de forma efectiva, todo el mundo pueda revisarlas para saber de qué se ha hablado y estar al día. La mejor manera de tomar las actas de una reunión es tener una estructura sólida preparada con anterioridad al inicio de la reunión. Para ello, solo tienes que empezar con esta plantilla para actas de reuniones que tienes disponible en Dropbox para crear tu propio documento con la agenda de la reunión y la lista de participantes. Luego, a lo largo de la reunión, puedes añadir lo que se esté hablando específicamente y quién lo ha dicho. Al final, podrás añadir elementos de acción y fechas de vencimiento. Todo esto lo podrás combinar con las @menciones y añadiendo los enlaces necesarios para el contexto. Por último, ya tendrás el documento listo para compartirlo con los asistentes a la reunión. 

Con Dropbox y Paper, es muy fácil crear una plantilla para actas de reuniones. Tienes la opción de utilizar la plantilla para actas de reuniones que ya tienes disponible en Paper. O bien puedes crear una personalizada para llevar las reuniones o tu agenda. Solo tienes que crear un documento nuevo. En la esquina superior derecha de tu documento de Paper, verás tres puntos que indican varias opciones que puedes elegir. Haz clic en los tres puntos y ve a la opción Crear con plantillas. Con esta opción, tu documento de Paper se convierte en una plantilla a medida que puedes reutilizar una y otra vez para mantener tus actas organizadas y evitar tener que volver a empezar desde cero.

Llevar un registro de las actas de las reuniones es muy fácil con Dropbox. Una de las mejores maneras de crear este registro es generando un buen sistema de archivado para todas las actas de reuniones y para otros documentos importantes. De este modo tanto tú como tu equipo podréis ver y compartir los archivos de manera simple y fácil. Crear un sistema de archivado para las actas de tus reuniones es también una gran forma de ayudar a tu equipo a colaborar más eficazmente. Los miembros del equipo pueden interactuar con más facilidad gracias a las actas al tener la posibilidad de añadir comentarios al documento para aclarar información que se incluye en ellas o agregar otros elementos importantes. 

Puedes organizarlas mejor si las separas por temas. Lo más probable es que tus reuniones de trabajo se puedan clasificar en diferentes tipos. Quizás tengas reuniones bianuales de la junta directiva, reuniones mensuales o trimestrales de intercambio de ideas, reuniones semanales individuales, entrevistas con candidatos a puestos de trabajo, o tal vez sesiones de estudio profesionales en las que necesites tomar nota minuciosamente. Crea una carpeta que se llame "Reuniones" dentro de Dropbox y luego genera un subsistema de tipos de reuniones para saber siempre dónde buscar las actas más importantes, sin importar de qué tipo de reunión se trate. 

Saca todo el partido a tus actas de reuniones con Dropbox

Ten en cuenta que no todo el contenido está disponible en todos los idiomas.

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