Plantilla para actas de reuniones y agenda

¿Te ha tocado tomar notas en una reunión? Ya sea una reunión de la junta directiva, una reunión de equipo o una reunión de proyecto, con esta práctica plantilla para tomar notas ya tendrás medio trabajo hecho.

Todos en sintonía

Añade tu propio contenido ¡y listo!

Puedes utilizar esta plantilla prediseñada y gratuita con texto preformateado como guía. Te permitirá anotar la fecha de la reunión, la lista de asistentes, la agenda, los temas que se debaten y las tareas a realizar durante las reuniones.

Invita al equipo al documento

Con esta plantilla basada en la nube resulta muy fácil compartir. No hace falta que la guardes en el disco duro ni que la adjuntes a un correo electrónico. Solo tienes que invitar a los asistentes al documento.

Edita de forma colaborativa en tiempo real

Después de invitar a los miembros al documento de la reunión, los que hayan participado en la reunión podrán ver la notas y añadir comentarios en la plantilla del acta de reunión. Y, si les das permiso de edición, también podrán añadir texto o una foto de la pizarra.

4 trucos para mejorar las notas de reuniones

1. Configura el documento antes de la reunión para poder tomar notas.

No importa que se trate de una reunión formal o informal, esta plantilla se ha diseñado para facilitar la organización y contribuir a que todo el mundo esté al tanto de lo que se va a tratar en la reunión antes de que empiece. Al tratarse de un documento de Dropbox Paper, puedes enlazar actividades de tu calendario y utilizar métodos abreviados del teclado para ahorrar tiempo. 

2. Añade enlaces para tener más contexto

Si ya tienes documentos que contienen información de referencia, añade los enlaces a esos documentos para que tu equipo pueda ponerse al día más rápido. Antes de reuniros, dales contexto compartiendo con ellos las notas que has preparado.

3. Destaca los puntos principales

Para resaltar una nota, añade imágenes o archivos de Dropbox que sirvan como pruebas o ejemplos. Con la aplicación móvil de Paper, puedes hacer fotos de las notas de la pizarra o adhesivas y colocarlas automáticamente en las notas para la reunión.

4. Anota decisiones y tareas

La función de lista de tareas de la plantilla muestra al equipo cuáles son los siguientes pasos y facilita el control de las cosas que quedan por hacer para la siguiente reunión. Para crear de forma rápida casillas de verificación, escribe (“[ ]”) seguido de un espacio. Para asignar tareas, solo tienes que etiquetar a un compañero con "@" seguido de su nombre.  

Dropbox Paper es un espacio de trabajo colaborativo donde los equipos pueden comunicarse y coordinarse en torno al contenido y desde un mismo lugar. Paper ofrece funciones de edición en tiempo real junto a listas de tareas, orden del día y líneas del tiempo. Todo esto facilita la planificación de proyectos, la realización de lluvias de ideas, la asignación de acciones, la celebración de reuniones y los procesos de revisión.

Para utilizar Paper necesitas una cuenta de Dropbox. En este momento, los documentos de Paper no cuentan en tu espacio disponible de almacenamiento y puedes crear todos los que quieras. Puedes acceder a tus documentos de Paper de la web al hacer clic en la pestaña de Paper desde dropbox.com o desde dropbox.com/paper. También puedes utilizar la aplicación móvil de Paper para acceder, crear y editar documentos de Paper.

Sí, con la aplicación móvil de Dropbox Paper puedes trabajar en Paper sin conexión. Te permite crear nuevos documentos, editar los que tengas, añadir comentarios y compartir contenido con los miembros del equipo. Cuando no tengas conexión, podrás acceder a ellos, editarlos y comentar aquellos que estén destacados o sean recientes; o bien crear documentos nuevos. Cualquier cambio que hagas se sincronizará cuando vuelvas a tener conexión.

Que una reunión sea productiva o no depende de cómo se tomen las actas de la reunión para que todo el mundo pueda revisar lo que se ha hablado y esté al día. Y la mejor manera de tomar las actas de la reunión es tener una estructura sólida preparada con anterioridad al inicio de la reunión. Para ello, basta con preparar documento de Paper con el orden del día, añadir enlaces para el contexto y compartirlo con los invitados a la reunión. También puedes aprovechar los elementos de acción y las fechas de vencimiento para las tareas. Puedes añadirlas fácilmente a Paper incorporando @menciones y fechas de entrega.

Es muy fácil. Cuando utilices Paper en la web, puedes aprovechar la plantilla existente al hacer clic en el enlace de "Crear actas de reuniones", en la columna derecha. También puedes crear tu propia plantilla para actas de reuniones y agenda personalizada según tus necesidades al crear el nuevo documento de Paper. Para hacerlo solo tienes que configurar los campos a rellenar y hacer clic en "Crear plantilla" desde el menú de documentos. Esto convertirá tu documento de Paper en una plantilla que puedes utilizar cuando quieras.

Crea tu propia plantilla para las notas de reuniones

¿Quieres personalizar tus notas para la próxima reunión de equipo? Paper te permite crear tu propia plantilla profesional desde cero y añadir los subtítulos y las secciones que quieras a la plantilla para actas de reunión.

Crea y comparte las primeras ideas
del proyecto

Esta plantilla para actas de reuniones está creada con Dropbox Paper, un espacio de trabajo colaborativo en el que los equipos pueden crear y compartir ideas iniciales. Con Paper es más fácil tomar notas en las reuniones, asignar tareas, desarrollar ideas creativas y gestionar proyectos. Si utilizas Paper como eje central de tus proyectos, no es necesario que todos los miembros del equipo compartan un mismo espacio físico para trabajar sincronizados.

plantillas agenda de reuniones de Dropbox