FTP

¿Cómo se configura el FTP?

Configurar un servidor FTP y enseñar a los miembros del equipo a utilizarlo puede ser un proceso complicado. Por ejemplo, hay que definir el tipo de acceso a shell y de permisos del sistema de archivos que tiene cada cuenta FTP. Además, cada uno de los miembros del equipo debe aprender a utilizar un programa cliente de FTP.

FTP

  • Compra un servidor FTP.
  • Inicia sesión en el panel de administración del servidor.
  • Crea un cuenta FTP para cada usuario.
  • Instala un cliente de FTP en el ordenador de cada usuario.

Dropbox

  • Regístrate en Dropbox.
  • Descarga la aplicación de Dropbox.

Empezar a utilizar Dropbox es rápido y sencillo. Los archivos se almacenan en la nube, de modo que no hay que interactuar nunca con ningún servidor. Y como la configuración de software es mínima, tu equipo puede centrarse en las tareas importantes en lugar de pelearse con programas complicados de FTP.


¿Cómo se comparten archivos con los miembros del equipo?

El proceso manual que caracteriza al FTP implica numerosas interacciones entre los miembros del equipo. Cada vez que alguien modifica un archivo, este tiene que volver a subirse al servidor FTP para compartirlo. Y todos los miembros que quieran la última versión del archivo tienen que volver a descargarlo. Si tu equipo modifica con frecuencia los archivos compartidos, es fácil que esto se convierta en un obstáculo.

FTP

  • Abre tu software de FTP.
  • Introduce la URL del servidor, el puerto y el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta FTP.
  • Conéctate al servidor.
  • Utiliza el explorador de archivos del software de FTP para buscar el archivo en tu ordenador.
  • Sube el archivo al servidor.
  • Indica a los miembros de tu equipo que inicien sesión en el servidor FTP y que descarguen el archivo en sus ordenadores.
  • Repite el proceso cada vez que se modifique el archivo.

Dropbox

  • Crea una carpeta nueva dentro de tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo.
  • Haz clic con el botón derecho en la carpeta, y compártela con miembros del equipo.
  • Coloca un archivo en la carpeta compartida de tu ordenador. El archivo aparecerá de forma automática en las carpetas de Dropbox de los miembros de tu equipo.
  • Cuando alguien modifica el archivo, la copia de los demás se actualiza automáticamente.

Con Dropbox, después de configurar una carpeta compartida, la colaboración es totalmente automática. Todo el mundo tendrá su propia copia "en vivo" y editable del archivo, y sus actualizaciones aparecerán como por arte de magia en los ordenadores de todo el mundo cada vez que se introduzca un cambio. ¿Te preocupan los conflictos?


¿Cómo se comparten archivos con clientes?

Con FTP, poner archivos a disposición de los clientes manteniendo la seguridad puede resultar complicado. Si no quieres que modifiquen los documentos, sus cuentas FTP deben tener acceso de solo lectura. Y, probablemente, tampoco querrás que vean todos tus archivos internos. Esto requiere que el administrador del sistema configure con mucha atención los permisos del sistema de archivos del servidor FTP.

FTP

  • Solicita al cliente que instale el software de FTP en su ordenador.
  • Crea una cuenta FTP para tu cliente. Esto puede ser delicado:
    • Necesita tener permisos de solo lectura.
    • Solo debe tener acceso a determinados archivos.
  • Proporciona a tu cliente los datos de inicio de sesión FTP y la ruta al archivo en el servidor.
  • Tu cliente puede entones descargarse los archivos necesarios, al igual que los miembros de tu equipo.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho en cualquier archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento de menú Compartir enlace a Dropbox para generar un enlace para compartir.
  • Envía el enlace a tu cliente. Puede visualizarse o descargarse con cualquier navegador web.

Con Dropbox, mantener separados los archivos del equipo y los de clientes es mucho más fácil. Los enlaces para compartir son completamente independientes de las carpetas compartidas de Dropbox de tu equipo, lo que significa que tus clientes solo pueden acceder a los archivos que tú decidas. Como no se necesita software adicional, tus clientes podrán recibir los archivos sin tener que aprender a usar un nuevo sistema. También tienes la opción de añadir contraseñas y fechas de caducidad a los enlaces si utilizas Dropbox Pro o Dropbox Business. Y puedes revocar el acceso a un documento cuando quieras con solo inhabilitar el enlace.


¿Cómo se colabora con otras personas en el mismo archivo?

Cuando trabajan en el mismo archivo diferentes personas, pueden surgir conflictos: ¿cuáles son las modificaciones finales? Imagina que dos usuarios están modificando el mismo documento. Uno termina de actualizarlo y sube el archivo al servidor FTP. Más tarde, el segundo usuario hace lo mismo y borra todo el trabajo realizado por el primer usuario.

Los servidores FTP y Dropbox abordan este problema de una forma muy diferente.

FTP

  • Los servidores de FTP no ofrecen soluciones a los conflictos.
  • La copia más reciente del archivo sobrescribe el trabajo de los demás.
  • Las soluciones giran en torno a "controlar" archivos para que solo una persona pueda editarlos a la vez.

Dropbox

  • Cuando se produce un conflicto, Dropbox guarda ambas copias del archivo.
  • Esto permite ver las modificaciones de ambos usuarios y decidir cómo deben fusionarse.

Con los servidores de FTP, los conflictos son peligrosos. La única forma de evitar este tipo de error humano es implementando un flujo de trabajo que solo permita a un usuario editar un archivo a la vez.

Las copias en conflicto de Dropbox actúan como una red de seguridad para evitar la pérdida de datos. Dropbox te avisará cuando se produzca un conflicto, así que nadie tiene que preocuparse de controlar archivos ni de sobrescribir los datos de otra persona.


¿Cómo se gestionan las versiones antiguas de archivos?

Los servidores de FTP cuentan únicamente con la copia actual de cada archivo. No disponen del historial del archivo, con lo que se pueden perder datos. Por ejemplo, si un usuario elimina información y vuelve a subir el documento al servidor, esa información se habrá perdido para siempre.

FTP

  • Los servidores de FTP no admiten distintas versiones de archivos.
  • Una solución habitual es copiar el archivo y darle un nombre que incluya el número de la versión.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento Ver versiones anteriores para mostrar el historial de un archivo.
  • Selecciona la versión deseada y haz clic en Restaurar.

Si tus archivos residen en Dropbox, todos los cambios guardados quedan registrados. En caso de que se eliminen datos importantes, podrás recuperarlos fácilmente. Al igual que compartir archivos, es una acción automática. No te acuerdas del control de versiones hasta que necesitas una copia antigua de un archivo.


¿Cómo se accede a los archivos desde dispositivos móviles?

Los servidores de FTP presentan las mismas limitaciones en los dispositivos móviles que en los ordenadores. En el dispositivo móvil también necesitas un programa de FTP y debes sincronizar manualmente los archivos cada vez que alguien los modifica.

FTP

  • Instala un software de FTP en tu dispositivo móvil.
  • Conéctate a tu servidor de FTP y descarga el archivo.
  • Descarga y sube el archivo de forma manual cada vez que quieras compartir un cambio con tu equipo.

Dropbox

  • Descarga la aplicación de Dropbox para móviles
  • Inicia sesión en tu cuenta. Previsualiza tus documentos desde la propia aplicación de Dropbox para móviles.
  • Con aplicaciones para móviles conectadas a Dropbox, como Microsoft Office, cualquier cambio que realices se sincronizará en todos tus dispositivos.

Dropbox está disponible en la mayoría de dispositivos móviles, incluidos los teléfonos y tablets iOS, Android y Windows. También es posible acceder a tus archivos desde el sitio web de Dropbox. Con la aplicación de Dropbox para móviles, puedes examinar archivos, editarlos con aplicaciones de terceros y crear enlaces para compartir con tus clientes.