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Cómo empezar con Dropbox: administradores

¡Enhorabuena por elegir Dropbox Business! En esta guía te presentamos ocho sencillos pasos para configurar tu cuenta. La transición a Dropbox Business ayudará a tu equipo a estar organizado, colaborar más fácilmente y preservar la seguridad de sus datos.

Como administrador, puedes añadir o eliminar miembros del equipo fácilmente, supervisar la actividad de uso compartido y proteger los datos de la empresa. Para que tu equipo colabore de la manera más rápida y satisfactoria posible, te recomendamos completar estos pasos en los próximos 30 días.

¿Hay alguna otra persona que participe en la configuración de tu equipo? Consulta más información sobre cómo añadir o cambiar un administrador.

Notas antes de empezar

1. Ofrece a tu equipo espacio para trabajar juntos

Si el espacio de tu equipo está bien organizado, podrá empezar a sacar el máximo partido de Dropbox Business enseguida. Tu equipo dispone de un espacio de trabajo compartido que funciona como un disco duro. Crea carpetas solo para ciertas personas o para todo el equipo. El ajuste predeterminado da acceso a todo el mundo, pero puedes cambiarlo en cada carpeta. También tendrás tu propia carpeta para archivos personales.

Comparte carpetas del espacio del equipo y guarda tu trabajo personal en el espacio para los miembros.
Comparte carpetas del espacio del equipo y guarda tu trabajo personal en el espacio para los miembros.

Para empezar con tu espacio del equipo:

  • Crea una estructura de carpetas inicial (siempre podrás actualizarla y añadir elementos más adelante). Los espacios del equipo funcionan mejor cuando organizas tus carpetas en función de la estructura de tu organización. Por ejemplo, empieza añadiendo carpetas para cada subequipo, como “Finanzas”, “Ventas” y “Marketing.”
  • Añade algunos archivos de trabajo. Para poner en marcha tu equipo, añade algunos documentos, PDF u hojas de cálculo. Anima a tus jefes de equipo a seguir con tu trabajo.
  • Por otro lado, podría serte útil organizar a tus usuarios en grupos según equipos o departamentos de tu organización.

ballot box with check Configura tu espacio del equipo

2. Comunícate con tu equipo

Mantener a todos sincronizados es fundamental para una implementación satisfactoria. Para que sea lo más fácil posible añadir a miembros al equipo, hemos creado algunas plantillas con los puntos más importantes. Explora esta lista de plantillas de mensajes o crea la tuya propia.

ballot box with check Echa un vistazo a las plantillas

light bulb ¿Sabías que...?

Si algún miembro de tu equipo ha utilizado su dirección de correo electrónico para crear otra cuenta de Dropbox, tiene la opción de migrarla a tu equipo de empresa de Dropbox.

3. Añade gente a tu equipo

En función del tamaño de tu empresa, te podría interesar seleccionar a algunos usuarios a modo de prueba para usar las herramientas de Dropbox antes de implementarlas en todo el equipo. Si tienes menos de 50 empleados, probablemente sea buena idea que todos empiecen a la vez.

Tienes dos opciones para invitar a usuarios a tu equipo:

ballot box with check Introduce direcciones de correo electrónico a través de la Consola de administración (sencillo y recomendado para la mayoría de los equipos)

ballot box with check Utiliza el conector Active Directory o un socio de gestión de identidades (menos común, pero útil para empresas con muchas integraciones activas)

4. Haz que Dropbox sea incluso más fácil de usar con la aplicación para escritorio

Con la aplicación instalada, Dropbox funciona como una carpeta cualquiera de tu ordenador. Arrastra y suelta archivos (o haz clic con el botón derecho del ratón) para moverlos dentro de tu carpeta de Dropbox. Los archivos se subirán automáticamente a Dropbox y podrás acceder a ellos desde cualquier lugar con nuestras aplicaciones móviles y para escritorio o desde el sitio web de Dropbox.

ballot box with check Descarga e instala la aplicación para Mac, Windows o Linux

light bulb ¿Sabías que...?

Los miembros de un equipo de Dropbox Business pueden "emparejar" una cuenta personal con otra de empresa, lo que significa que podrán acceder a ambas cuentas desde el mismo dispositivo.

Ayuda a miembros de tu equipo a conectar o desconectar una cuenta personal.

5. Ahorra espacio en el disco duro con la Sincronización inteligente

La sincronización inteligente es una función de Dropbox que permite a tu equipo ver y acceder a todos los archivos y todas las carpetas de su Dropbox desde el propio escritorio sin ocupar prácticamente espacio en el disco duro. Es la manera perfecta de recuperar gigabytes de espacio sin cambiar el proceso de trabajo de tu equipo. A continuación, puedes elegir si quieres que los archivos nuevos se descarguen automáticamente en los ordenadores de tu equipo o si solo están disponible en línea en un principio.

ballot box with check Revisa ajustes de la Sincronización inteligente

6. Protege tu equipo con ajustes adicionales de seguridad

Aunque Dropbox sigue por defecto algunos de los estándares de cifrado y seguridad comúnmente aceptados, te recomendamos encarecidamente que realices estos pasos adicionales para preservar la seguridad de tu equipo y tus datos cuanto sea posible.

ballot box with check Habilita la verificación en dos pasos (2FA) para todo el equipo

ballot box with check Establece permisos de uso compartido para todo el equipo

ballot box with check Habilita el inicio de sesión único (solo para equipos Advanced)

light bulb ¿Sabías que...?

Puedes usar Dropbox Business para migrar los datos de un servidor a Dropbox

7. Conecta Dropbox a tus aplicaciones favoritas de productividad

Conecta Dropbox con tus aplicaciones conocidas favoritas para minimizar las interrupciones en tu trabajo. Si usas Google Apps, Microsoft Office, Adobe, Slack, Salesforce o Atlassian, posiblemente tengamos una integración para que tu equipo evite alternar entre herramientas y duplicar el trabajo. Echa un vistazo a la lista de nuestros socios y prueba a conectar como mínimo una aplicación de terceros para empezar.

ballot box with check Conecta aplicaciones de terceros

8. Consulta más información sobre Dropbox

Dropbox tiene más cosas que ofrecer además de la sincronización de archivos y carpetas. Aunque esta guía te muestra los pasos más importantes para empezar, tú y tu equipo podéis aprender incluso más con estos cursos de formación autodirigidos:

ballot box with check Echa un vistazo a los cursos

¡Eso es todo! Cuando hayas completado estos pasos, ya estará todo listo para usar Dropbox con tu equipo. Aquí tienes algunos enlaces si quieres consultar más recursos:

ballot box with check Obtén más información sobre Dropbox en el Centro de ayuda

ballot box with check Ponte en contacto con el equipo de asistencia de Dropbox

ballot box with check Comprueba si Dropbox está instalado

 

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