Centralizar los datos de la empresa con carpetas de equipo

Las carpetas de equipo son la mejor manera de construir la estructura central de los datos de tu empresa en Dropbox. Las carpetas de equipo las pueden crear los administradores, y son el lugar propiedad de la empresa donde se comparten archivos con miembros del equipo y contribuidores externos que trabajan en los mismos proyectos.

En este artículo aprenderás a:

  • Crear carpetas de equipo
  • Gestionar la configuración de sincronización de las carpetas de equipo
  • Establecer permisos de acceso para usuarios concretos

Las carpetas de equipo se comparten primero con grupos de Dropbox, que incluyen miembros que tienen funciones similares (p. ej., grupo de finanzas). Luego, el administrador que creó la carpeta de equipo establece el nivel de acceso adecuado (lectura o edición) para cada grupo.

Cualquier subcarpeta creada en una carpeta de equipo se compartirá automáticamente con estos grupos. Las subcarpetas también se pueden compartir con miembros del equipo individuales y personas fuera del equipo. Como con los grupos, el administrador puede establecer permisos de lectura o edición de miembros individuales en las subcarpetas.

Sigue estos pasos para comenzar con los grupos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpeta del equipo.
  4. Haz clic en Crear carpeta de equipo.
  5. Dale un nombre a tu carpeta de equipo.
  6. Añade un grupo (o unos grupos) que necesiten acceso a la carpeta de equipo y decide si el grupo debe tener acceso de lectura o de edición.
    • Puedes ir a la página de grupos para crearlos.
    • Todos los miembros de un grupo tienen acceso a la carpeta de equipo y a su contenido.
    • Recuerda: las carpetas de equipo deben estar compartidas con grupos de Dropbox, no con usuarios individuales. A continuación, vamos a tratar el tema de cómo compartir subcarpetas de las carpetas de equipo con usuarios individuales que se encuentren dentro o fuera de la empresa.
  7. Para crear una subcarpeta (una carpeta dentro de la carpeta de equipo), haz clic en la carpeta de equipo para abrirla.
  8. Haz clic con el botón derecho y selecciona Carpeta nueva.
  9. Asigna un nombre a la subcarpeta.
  10. Después de crear la subcarpeta, sitúa el cursor sobre ella y haz clic en Administrar acceso.
    • Puedes compartir subcarpetas con usuarios individuales o con otros grupos, y también puedes cambiar sus permisos a Acceso de edición o Acceso de lectura.
  11. Verifica que los permisos de acceso sean correctos.
  12. Para centralizar los datos de tu empresa, recomienda a los miembros del equipo que muevan las carpetas compartidas de las que sean propietarios a una carpeta de equipo.
    • Cualquier propietario de una carpeta compartida puede mover una carpeta compartida de su propiedad a la carpeta de equipo. Mediante este paso, los propietarios de carpetas compartidas transfieren la propiedad de sus archivos a la empresa.

Las carpetas de equipo en acción

Para ilustrar el uso de las carpetas de equipo, vamos a explicar cómo las utilizaría una empresa hipotética. Imagina que al gerente de un equipo de marketing le asignan planear una serie de eventos durante el año. Cada evento requiere que haya diferentes personas y equipos implicados. Aun así, el gerente desea que todos los archivos relativos a los eventos estén organizados en un único lugar. Lo que necesita es una carpeta de equipo.

En nuestro ejemplo, el gerente crearía una carpeta de equipo llamada "Equipo de eventos" y la compartiría solo con el grupo Equipo de eventos.

La empresa está organizando un evento de ventas, así que el gerente de marketing crea una subcarpeta llamada "Evento de ventas 3T" dentro de la carpeta de equipo "Equipo de eventos". Comparte la subcarpeta "Evento de ventas 3T" con el grupo Equipo de ventas. El grupo Equipo de ventas solo puede ver la subcarpeta "Evento de ventas 3T", y no el resto de contenido de la carpeta de equipo "Equipo de eventos". Echa un vistazo a esta ilustración:


Añadir equipo de ventas

Por último, el gerente del equipo de marketing revisa qué equipos tienen acceso a qué archivos en la carpeta de equipo "Equipo de eventos". En la siguiente ilustración, la subcarpeta "Evento de ventas 3T" está compartida automáticamente con el grupo Equipo de eventos. ¿Por qué? Porque el grupo Equipo de eventos es miembro de la carpeta de equipo a la que pertenece la carpeta "Evento de ventas 3T". El grupo Equipo de eventos hereda el acceso a "Evento de ventas 3T". El grupo Equipo de ventas también tiene acceso de lectura a "Evento de ventas 3T".


Cambiar permisos a acceso de lectura
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