Grupos

Algunos equipos tienen acceso a la nueva estructura de carpetas del equipo. Si ves una carpeta morada con un icono de persona en dropbox.com, eso significa que disfrutas del nuevo espacio de equipo. Más información acerca del espacio de equipo

Si no ves la carpeta morada, entonces tu equipo aún tiene carpetas de equipo estándar. El tipo de carpeta de equipo que tengas puede afectar al uso que haces de los grupos.

Los grupos permiten crear y administrar las listas de miembros que necesitan acceder a la misma información. Cuando se invita a un grupo a una carpeta compartida, se añade de forma automática a todos sus miembros.

Existen dos tipos de grupos:

  • Grupos administrados por la empresa
  • Grupos administrados por usuarios

 

Grupos administrados por la empresa

Grupos administrados
por usuarios

Creación de grupos

Solo los administradores pueden crearlos

Los administradores y miembros del equipo pueden crearlos (si los administradores lo permiten)

Solicitar unirse

Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse

Los miembros del equipo pueden solicitar unirse

Abandonar un grupo

Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por sí mismos

Los miembros del equipo pueden decidir abandonar un grupo

Añadir/eliminar miembros

Los administradores son los únicos que pueden añadir miembros del equipo a un grupo o eliminarlos

Tanto los administradores como los miembros del equipo pueden añadir miembros a grupos o eliminarlos

Transferir propiedad de grupo

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por usuarios, y asignar un nuevo administrador

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por usuarios en un grupo administrado por la empresa para tomar control

Secciones en este artículo:

Crear un grupo

Los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por usuarios para compartir archivos de forma rápida y fácil con otros miembros del equipo. Cuando se añade un miembro a un grupo, se le invita automáticamente a todas las carpetas compartidas con el grupo.

Nota : solo los administradores de Dropbox Business pueden crear un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros o n.º miembros.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Introduce el nombre de tu grupo.
    • Nota: este es el nombre que verán y utilizarán todos los miembros del equipo para invitar al grupo a nuevas carpetas compartidas. Como gestor de este grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.
  6. Haz clic en Crear grupo.

Si no ves el botón Nuevo grupo, es posible que el administrador de tu equipo de Dropbox Business haya restringido la capacidad de tu equipo para crear grupos.

Añadir miembros a un grupo

Si eres responsable de un grupo, puedes añadir o eliminar miembros en cualquier momento.

  • Al añadir un miembro de equipo a un grupo, se activará invitaciones a cada carpeta individual disponible para ese grupo.
  • Los miembros de equipos pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo a menos que un administrador haya inhabilitado esta opción.
  • Los miembros de equipo solo pueden ver a los miembros de los grupos a los que pertenecen.
  • Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo gestionado por la empresa y los miembros de equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.
  5. Haz clic en Añadir miembros.
  6. Introduce el nombre de la persona a la que quieras invitar y haz clic en Añadir miembros.

Eliminar miembros de un grupo

Si eres el gestor de un grupo, puedes eliminar o añadir miembros en cualquier momento.

Nota: solo los administradores pueden eliminar a un miembro de un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) junto al nombre del miembro y selecciona Eliminar usuario.

Al eliminar a un miembro de un grupo, se le elimina de todas las carpetas compartidas y carpetas de equipo a las que el grupo tenga acceso.

Cambiar el nombre de un grupo

En el caso de los grupos administrados por los usuarios, los responsables de grupo pueden cambiar el nombre del grupo en cualquier momento.

En el caso de los grupos administrados por la empresa, solo los administradores pueden cambiar el nombre del grupo.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Haz clic en el grupo que desees editar.
  5. Haz clic en Renombrar grupo.
  6. Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Transferir la gestión de un grupo administrado por usuarios o añadir un responsable

Nota: no se puede transferir la gestión ni añadir un responsable a un grupo administrado por la empresa.

Si deseas permitir a otros usuarios que administren un grupo que ya gestionas, puedes añadirlos como gestores sin que ello afecte a tu estado.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo al que desees añadir un gestor.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como gestor.
  6. Haz clic en Hacer gestor.

Si deseas transferir la gestión, añade primero un responsable y luego elimina tus permisos de gestión o abandona el grupo completamente.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona un grupo.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como gestor.
    • Selecciona Eliminar permisos de gestor para revocar tu estado de gestor y permanecer en el grupo, o
    • Selecciona Eliminar usuario para eliminarte del grupo.

Eliminar un grupo

El modo de eliminar un grupo depende del tipo de grupo que quieras eliminar.

  • Grupo administrado por usuarios: los administradores y responsables de grupo pueden eliminarlo
  • Grupo administrado por la empresa: solo los administradores pueden eliminarlo

Una vez lo hayas eliminado, no podrás deshacer esta acción. Si has eliminado un grupo de forma accidental, tendrás que volver a crear el grupo tal como lo hiciste al principio.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que desees eliminar.
  5. Haz clic en Eliminar grupo.
  6. Haz clic en Eliminar.

Mediante esta acción, se elimina el grupo de forma permanente, pero no se elimina ninguno de los archivos o carpetas al que el grupo tuviera acceso.

Abandonar un grupo administrado por usuarios

Los miembros de los grupos administrados por usuarios pueden abandonar el grupo cuando lo deseen.

Nota: solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que desees abandonar.
  5. Haz clic en Abandonar grupo.

Compartir archivos y grupos

Puedes compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso con un grupo del que no seas miembro. Simplemente comparte una carpeta y, en el campo "Invitar a miembros a compartir esta carpeta", introduce el nombre del grupo con el que la desees compartir.

Establece los permisos de lectura o de edición y, después de hacer clic en Compartir carpeta, se invitará a todos los miembros del grupo.

Los miembros de los equipos pueden crear grupos para dar acceso a varios usuarios a archivos y carpetas a la vez. En este artículo se incluye información sobre cómo gestionar los permisos de acceso a archivos para grupos.

¿Puedo tener distintos permisos en el mismo grupo?

Sí, los propietarios de carpetas y responsables de grupo pueden determinar que los permisos de un grupo o carpeta sean de solo lectura de forma predeterminada y otorgar permisos de edición individuales. Los usuarios con permisos de edición podrán editar el contenido de una carpeta, mientras que los demás no podrán hacerlo.

¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?

A los usuarios se les ofrecen permisos adicionales en vez de retirárselos. En caso de que los permisos de grupos y de usuarios individuales fueran diferentes, el usuario siempre podrá utilizar el derecho que le conceda el nivel de acceso superior a archivos o carpetas.

¿Qué ocurre con los permisos de un usuario si aparece más de una vez en un grupo?

Si hay usuarios incluidos en una carpeta compartida más de una vez debido a la pertenencia a grupos, estos tendrán de manera predeterminada los permisos que les concedan funciones adicionales. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos de edición pero un usuario invitado de manera individual al grupo tiene permisos de solo lectura, entonces el miembro del grupo tendrá los permisos de edición adicionales otorgados al grupo.

Para limitar el acceso de algún miembro del grupo, primero debes eliminarlo del grupo y luego volver a invitarlo a la carpeta compartida de forma individual con el permiso "acceso de lectura". También puedes invitar a cada miembro de manera individual para establecer permisos diferentes de lectura o edición para cada miembro.

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