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Grupos de Dropbox

¿Quieres utilizar Dropbox con tu equipo? Más información sobre los planes de Dropbox Business

Puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos. Comparte una carpeta o un archivo con un grupo para otorgar acceso automáticamente a todos los miembros del grupo. Existen dos tipos de grupos:

  • Grupos administrados por la empresa
  • Grupos administrados por usuarios

 

Grupos administrados por la empresa

Grupos administrados
por usuarios

Creación de grupos

Solo los administradores pueden crearlos

Los administradores y miembros del equipo pueden crearlos (si los administradores lo permiten)

Solicitar unirse

Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse

Los miembros del equipo pueden solicitar unirse

Abandonar un grupo

Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por sí mismos

Los miembros del equipo pueden decidir abandonar un grupo

Añadir/eliminar miembros

Los administradores son los únicos que pueden añadir miembros del equipo a un grupo o eliminarlos

Ambos administradores y gestores de grupo pueden añadir miembros a un grupo o eliminarlos

Transferir propiedad de grupo

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por usuarios, y asignar un nuevo administrador

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por usuarios en un grupo administrado por la empresa para tomar control

Secciones en este artículo:

Cómo crear un grupo

Crear un grupo administrado por usuarios

Los miembros de un equipo pueden crear grupos gestionados por usuarios si su administrador lo permite

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros o N.º miembros.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Introduce el nombre de tu grupo.
  6. Haz clic en Crear grupo.

Crear un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores de Dropbox Business pueden crear un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Introduce un nombre de grupo.
  6. Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.
  7. Haz clic en Crear.

Volver al menú

Cómo añadir miembros a un grupo

Cuando se añade un miembro a un grupo, se le invita a todas las carpetas compartidas con el grupo.

Añadir miembros a un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden añadir o eliminar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. 

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.
  5. Haz clic en Añadir miembros.
  6. Introduce el nombre de la persona a la que quieras invitar y haz clic en Añadir miembros.

Notas:

  • Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo administrado por los usuarios a menos que un administrador haya inhabilitado esta opción.
  • Los miembros de equipo solo pueden ver a los miembros de los grupos a los que pertenecen.

Añadir miembros a un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.
  5. Haz clic en Añadir miembros.
  6. Introduce el nombre de la persona a la que quieras invitar y haz clic en Añadir miembros.

Volver al menú

Cómo eliminar miembros de un grupo

Eliminar miembros de un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden eliminar o añadir miembros en cualquier momento.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) junto al nombre del miembro y selecciona Eliminar usuario.

Al eliminar a un miembro de un grupo, se le elimina de todas las carpetas compartidas y carpetas de equipo a las que el grupo tenga acceso.

Eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Selecciona el nombre del grupo del que desees eliminar miembros.
  5. Haz clic en la X junto al nombre del miembro que quieras eliminar.
  6. Haz clic en Eliminar.

Volver al menú

Cómo modificar el nombre de un grupo

Cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Haz clic en el grupo que desees editar.
  5. Haz clic en Renombrar grupo.
  6. Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden modificar el nombre de un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Selecciona el nombre del grupo que quieras modificar.
  5. Haz clic en Editar grupo.
  6. Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Volver al menú

Cómo añadir o cambiar un administrador de grupo

Solo los grupos administrados por los usuarios pueden añadir un administrador de grupo o cambiarlo. Los administradores de grupos pueden editar o eliminar los grupos administrados por los usuarios. También pueden añadir o eliminar miembros en el grupo. Un grupo puede tener varios administradores.

Añadir o cambiar un administrador de grupo para un grupo administrado por usuarios

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo al que desees añadir un gestor.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como gestor.
  6. Haz clic en Hacer gestor.

Si deseas transferir la gestión, añade primero un responsable y luego elimina tus permisos de gestión o abandona el grupo completamente.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona un grupo.
  5. Haz clic en el icono ... (tres puntos) que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como gestor.
    • Selecciona Eliminar permisos de gestor para revocar tu estado de gestor y permanecer en el grupo, o
    • Selecciona Eliminar usuario para eliminarte del grupo.

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Cómo eliminar un grupo

Eliminar un grupo es una acción permanente. Si has eliminado un grupo de forma accidental, tendrás que volver a crear el grupo tal como lo hiciste al principio. Cuando se elimina un grupo, no se eliminan los archivos o carpetas a los que el grupo tiene acceso.

Eliminar un grupo administrado por usuarios

Los administradores de grupos pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que desees eliminar.
  5. Haz clic en Eliminar grupo.
  6. Haz clic en Eliminar.

Eliminar un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Selecciona el nombre del grupo que quieras eliminar.
  5. Haz clic en Eliminar grupo.
  6. Haz clic en Eliminar.

Volver al menú

Cómo abandonar un grupo

Los miembros de los grupos administrados por loso usuarios pueden abandonar el grupo cuando lo deseen. Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.

Abandonar un grupo administrado por usuarios

  1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que desees abandonar.
  5. Haz clic en Abandonar grupo.

Volver al menú

Cómo compartir una carpeta con un grupo

Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso con un grupo del que no seas miembro.

Compartir una carpeta con un grupo

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Sitúa el cursor sobre la carpeta que quieres compartir.
  3. Haz clic en el botón azul Compartir que aparece.
  4. En el campo "Invitar a miembros a compartir esta carpeta", introduce el nombre del grupo con el que quieras compartir.
  5. Configura los permisos de lectura o edición.
  6. Haz clic en Compartir carpeta

Se invitará a la carpeta a todos los miembros del grupo.

¿Pueden los miembros de un grupo tener distintos permisos para una carpeta compartida?

Sí, los propietarios de carpetas y responsables de grupo pueden determinar que los permisos de un grupo o carpeta sean de solo lectura de forma predeterminada y otorgar permisos de edición individuales. Los usuarios con permisos de edición podrán editar el contenido de una carpeta, mientras que los demás no podrán hacerlo.

¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?

A los usuarios se les ofrecen permisos adicionales en vez de retirárselos. En caso de que los permisos de grupos y de usuarios individuales fueran diferentes, el usuario siempre podrá utilizar el derecho que le conceda el nivel de acceso superior a archivos o carpetas.

¿Qué ocurre con los permisos de un usuario si aparece más de una vez en un grupo?

Si hay usuarios incluidos en una carpeta compartida más de una vez debido a la pertenencia a grupos, estos tendrán de manera predeterminada los permisos que les concedan funciones adicionales. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos de edición pero un usuario invitado de manera individual al grupo tiene permisos de solo lectura, entonces el miembro del grupo tendrá los permisos de edición adicionales otorgados al grupo.

Para limitar el acceso de algún miembro del grupo, primero debes eliminarlo del grupo y luego volver a invitarlo a la carpeta compartida de forma individual con el permiso "acceso de lectura". También puedes invitar a cada miembro de manera individual para establecer permisos diferentes de lectura o edición para cada miembro.

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Configuración de administración para grupos

Controlar quién puede crear un grupo

Los administradores de Dropbox Business pueden decidir si los miembros de equipo podrán crear grupos administrados por usuarios. De forma predeterminada, los miembros de equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios.

Nota: solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden utilizar solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Grupos.
  5. Selecciona No junto a Grupos administrados por usuarios.

Modificar los grupos de un equipo

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Grupos.
  4. Selecciona el nombre del grupo que quieras modificar.

Ver y administrar los grupos de un miembro de un equipo concreto

Como administrador de tu equipo de Dropbox Business, puedes ver y administrar los grupos de todos los miembros individuales del equipo. Esto puede ser útil para la integración de nuevos empleados, ya que podrás añadirlos fácilmente a los grupos adecuados, así como cuando un empleado cambie de rol y tengas que ajustar su pertenencia a algún grupo.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Haz clic en Miembros.
  4. Haz clic en el nombre del miembro del equipo cuya cuenta desees ver.

Debajo de Pertenencia a grupos, verás una lista de todos los grupos a los que ese miembro pertenece.

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