Monitorizar la actividad compartida del equipo

Si eres administrador de equipo o administrador de gestión de usuarios de un equipo de Dropbox Business, puedes realizar un seguimiento del uso compartido de los datos tanto dentro como fuera de la empresa. Dropbox registra todas las acciones compartidas internas y externas, como la creación de carpetas compartidas, la creación de enlaces compartidos, el uso compartido de documentos de Paper y las modificaciones en los permisos de las carpetas y los enlaces compartidos.

Cómo ver la actividad compartida

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral.
  3. En la página Actividades, las actividades compartidas aparecerán junto a otro tipo de actividades. Para mostrar únicamente las actividades compartidas, selecciona Compartiendo en el menú desplegable.

La página Actividades muestra un resumen de las actividades más recientes del equipo. No muestra todas las acciones realizadas por el equipo. Puedes generar un informe de actividad completo para un periodo determinado haciendo clic en Crear informe completo en la pestaña Actividad. También puedes ver la actividad compartida reciente de un miembro específico del equipo haciendo clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda y, a continuación, haciendo clic en el nombre del miembro en la lista.

¿Qué ocurre si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?

Si alguien desconocido se une a una carpeta compartida, los administradores podrán consultar esta información y también ver quién envió la invitación a esa persona desde la pestaña Actividad .

¿Qué tipo de actividades se registran?

Se registran actividades relacionadas con las carpetas compartidas cuando alguien:

  • crea una carpeta compartida,
  • invita a alguien a una carpeta,
  • se une a una carpeta,
  • elimina a alguien de una carpeta,
  • modifica la función de otra persona en una carpeta,
  • transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona,
  • deja de compartir una carpeta,
  • cambia los permisos de carpeta compartida,
  • cambia los permisos generales de carpeta compartida en la consola de administración.
  • mueve una carpeta compartida desde una cuenta de Dropbox de trabajo a una cuenta personal (o viceversa), especialmente cuando en la configuración a nivel de carpeta y en la configuración a nivel de equipo se permite compartir elementos fuera del equipo.

Se registran las actividades de archivo relacionadas con el uso compartido cuando un archivo:

  • se añade
  • se descarga
  • se modifica
  • se previsualiza
  • se elimina
  • se elimina de forma permanente
  • se restaura (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se devuelve un archivo a su ubicación original)
  • se revierte (cuando un archivo se revierte a una versión previa a una serie de modificaciones)
  • cambia de nombre
  • se mueve (cuando un archivo se desplaza de una carpeta a otra)
  • se copia
  • se recupera (cuando la cuenta de alguien se revierte a un momento anterior en el tiempo, así como los archivos afectados)

Se registran actividades de enlace compartido cuando:

  • un miembro del equipo crea o comparte un enlace,
  • un usuario ajeno al equipo crea o comparte un enlace desde una carpeta compartida de la que es propietario un miembro del equipo,
  • se crea o comparte un enlace a través de una aplicación de terceros,
  • un miembro del equipo elimina un enlace,
  • un miembro del equipo cambia la visibilidad de un enlace,
  • un miembro del equipo establece una contraseña o fecha de caducidad para un enlace,
  • un administrador cambia los permisos generales relativos a enlaces compartidos en la consola de administración,
  • alguien abre o guarda archivos desde un enlace compartido por un miembro del equipo.

Las actividades de solicitud de archivos se registran cuando:

  • Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
  • Un miembro del equipo recibe archivos en una solicitud de archivos.

Se registran actividades de uso compartido de Paper cuando:

  • Un documento o una carpeta de Paper se comparte o se deja de compartir con un miembro del equipo.
  • Un documento o una carpeta de Paper propiedad del equipo se comparte o se deja de compartir con una persona ajena al equipo.
  • Un miembro del equipo ve un documento de Paper.
  • Una persona ajena al equipo ve un documento de Paper.
  • Un miembro del equipo se menciona en un documento de Paper.
  • Una persona ajena al equipo se menciona en un documento de Paper propiedad del equipo.
  • La opción para compartir predeterminada de los documentos de Paper cambia.
  • Los permisos se cambian para un miembro de un documento de Paper.
  • Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicita acceso a un documento de Paper.

Las actividades como abrir un enlace o añadir archivos a una cuenta de Dropbox solo se incluyen en el registro de actividad completo. Se registrará un evento siempre que un usuario, sea o no miembro del equipo, abra el enlace o lo añada a su Dropbox.

El registro de actividades compartidas no anota el hecho de que un miembro abandone o añada una carpeta compartida, ya que el miembro aún tiene acceso a la carpeta y puede añadirla en cualquier momento.

Visualizar la actividad compartida en el panel de administración

Si quieres obtener información detallada sobre la actividad compartida de tu equipo a lo largo del tiempo, echa un vistazo al panel de administración. Muestra datos estadísticos del uso general, como el número de enlaces compartidos creados y el número de carpetas compartidas activas. Más información sobre el panel de administración

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