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Dropbox para Salesforce: configuración de administración avanzada

Después de configurar Dropbox para Salesforce con los ajustes estándar, tal vez quieras personalizar tu integración de Dropbox para Salesforce como se describe en este artículo.

Secciones en este artículo:

Usar objetos estándar que no son predeterminados

Objetos estándar que no están en la configuración predeterminada

Para usar objetos que no están incluidos en la configuración predeterminada (Account, Contact, Case, Opportunity y Lead [cuenta, contacto, caso, oportunidad y principal]), sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
  4. Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
  5. Elige el objeto que deseas editar.
  6. Haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
  7. Elige el diseño que quieres editar.
  8. En el cuadro de configuración superior, arrastra y suelta una sección en la página.
  9. Rellena Section Name (Nombre de la sección) y define el diseño como una columna.
  10. Haz clic en OK.
  11. Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta Dropbox for Object o All of Dropbox for Objects en la sección de Dropbox.
    • Dropbox for Object solo ofrece acceso a los registros conectados con el objeto específico de Salesforce.
    • All of Dropbox for Objects ofrece acceso a la carpeta completa de Dropbox de un usuario.
    • Descubre la diferencia entre los dos
  12. Haz clic en Guardar.
  13. Una vez añadidas las páginas de Visualforce , haz clic en el icono en forma de llave inglesa.
  14. En la página de opciones, define las propiedades de Visualforce a 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Show scrollbars (Mostrar barras de desplazamiento).
Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:
  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En la barra de búsqueda situada arriba a la izquierda, busca "ObjectManager".
  4. Elige el objeto que deseas editar y haz clic en Page Layouts (Diseños de página) a la izquierda.
  5. Junto al diseño con el que quieras trabajar, haz clic en la flecha de menú y selecciona Edit (Editar).
  6. En el cuadro de configuración superior, arrastra y suelta una sección en la página.
  7. Rellena Section Name (Nombre de la sección) y define el diseño como una columna.
  8. Haz clic en OK.
  9. Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta Dropbox for Account o All of Dropbox for Accounts en la sección de Dropbox.
    • Dropbox for Account solo ofrece acceso a los registros conectados con el objeto específico de Salesforce.
    • All of Dropbox for Accounts ofrece acceso a la carpeta completa de Dropbox de un usuario.
    • Descubre la diferencia entre los dos
  10. Haz clic en Save (Guardar).
  11. Una vez añadidas las páginas de Visualforce , haz clic en el icono en forma de llave inglesa.
  12. En la página de opciones, define las propiedades de Visualforce a 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Show scrollbars (Mostrar barras de desplazamiento).

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Usar objetos personalizados

En el caso de los objetos predeterminados, primero tendrás que crear una página personalizada de Visualforce:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
  4. Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  5. En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
  6. Añade una Label (Etiqueta) y un Name (Nombre) a tu página de Visualforce.
  7. Reemplaza la indicación de Visualforce con el código previo a estas instrucciones. Habrá que reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto personalizado.
  8. Haz clic en Save (Guardar).

Por último, tendrás que añadir esta página Visualforce al diseño del objeto personalizado siguiendo los mismos pasos que para objetos estándar:

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En Build (Crear), haz clic en Develop (Desarrollar).
  4. Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  5. En la lista de páginas, haz clic en New (Nuevo).
  6. En Label (Etiqueta) y Name (Nombre), añade una etiqueta y un nombre a tu página de Visualforce.
  7. Reemplaza la indicación de Visualforce con el código que sigue a estas instrucciones. Habrá que reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto personalizado.
  8. Haz clic en Save (Guardar).

Por último, tendrás que añadir esta página Visualforce al diseño del objeto personalizado siguiendo los mismos pasos que para objetos estándar: Elige el código a continuación para crear tu vista deseada.

Dropbox for Object

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>
All of Dropbox for Object
<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
  <Dropbox_for_SF:Dropbox AllDropbox="true" />
</apex:page>

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Habilitar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile

Para usar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile, primero tienes que añadir una tarjeta móvil al diseño de página.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
  4. Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
  5. Elige el objeto que deseas editar.
  6. Haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
  7. Elige el diseño que quieres editar.
  8. Desplázate hasta la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles, solo Salesforce1).
  9. En el cuadro de configuración de la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  10. Arrastra y suelta Dropbox Dropbox for Object en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only).
  11. Haz clic en Save (Guardar).

A continuación, puedes poner los objetos personalizados a disposición de Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero tendrás que habilitar esta función cuando configures la página de Visualforce. Sigue estos pasos para que se puedan ver tus objetos personalizados:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
  4. Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  5. Haz clic en New (Nuevo).
  6. Asigna a tu página una etiqueta y un nombre.
  7. Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas de Lightning).
  8. Copia y pega el código previo a estas instrucciones y reemplaza el texto insert API name con tu nombre para la API del objeto
  9. Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En Build (Crear), haz clic en Customize (Personalizar).
  4. Elige el objeto que quieras modificar en la sección Customize (Personalizar) y haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
  5. Junto al diseño con el que quieras trabajar, haz clic en Edit (Editar).
  6. Desplázate hasta la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles, solo Salesforce1).
  7. En el cuadro de configuración de la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  8. Arrastra y suelta Dropbox Dropbox for Object en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only).
  9. Haz clic en Save (Guardar).

A continuación, puedes poner los objetos personalizados a disposición de Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero tendrás que habilitar esta función cuando configures la página de Visualforce. Sigue estos pasos para que se puedan ver tus objetos personalizados:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En Build (Crear), haz clic en Develop (Desarrollar).
  4. Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  5. En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
  6. Añade una Label (Etiqueta) y un Name (Nombre) a tu página de Visualforce.
  7. Asigna a tu página una etiqueta y un nombre.
  8. Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas de Lightning).
  9. Copia y pega el código mostrado a continuación y reemplaza el texto insert API name con tu nombre para la API del objeto
  10. Haz clic en Save (Guardar).
"<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
</apex:page>

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Buscar el nombre de la API del objeto de Salesforce

Todos los objetos de Salesforce tienen un nombre de API. Si estás trabajando con objetos personalizados, sigue estas instrucciones para buscar el nombre de la API.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Create (Crear).
  4. Haz clic en Objects (Objetos) en el menú desplegable.
  5. Haz clic en el nombre del objeto.
  6. Al hacer clic en la etiqueta del objeto, verás el nombre de la API.

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Crear plantillas de registro de objetos

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas mediante carpetas de plantillas. Estas carpetas vinculan tus registros de Salesforce a las carpetas de tu Dropbox.

Las carpetas que crea Dropbox para Salesforce estarán vacías de manera predeterminada, pero si quieres que contengan estructuras de subcarpetas propias, la función de carpeta de plantillas lo hará por ti.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Comprueba la dirección de correo electrónico asociada a Dropbox para Salesforce.
    • Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox) en tu cuenta de Salesforce y verás la dirección de correo electrónico.
  3. En dropbox.com, abre la carpeta de documentos de Salesforce .
  4. Haz clic en el nombre de la carpeta del objeto con el que quieras trabajar.
  5. Crea una carpeta nueva y llámala "plantilla".
  6. Crea la estructura que quieras añadiendo archivos y carpetas en la carpeta plantilla.
  7. En Salesforce, haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  8. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  9. Marca la casilla Enable Templates (Habilitar plantillas) junto al objeto con el que quieras trabajar.
  10. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Las carpetas de plantillas no son retroactivas. Las estructuras de carpetas creadas antes de la nueva estructura de carpetas de plantillas configurada no se verán afectadas.
  • Para activar la generación de la plantilla en un registro, añade un archivo a la carpeta de Dropbox del registro en la carpeta Salesforce Documents de tu Dropbox.

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Habilitar el cambio de nombre automático

De forma predeterminada, cambiar el nombre de un registro de Salesforce no cambia la carpeta en tu Dropbox. Sin embargo, puedes habilitar el cambio de nombre automático, lo que garantiza que, al cambiar el nombre de una carpeta de Dropbox para Salesforce, se cambie también el nombre de la carpeta de Dropbox.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  3. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  4. Haz clic en Rename (Cambiar nombre) junto a los objetos en los que quieras habilitar el cambio de nombre automático.
  5. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Si perteneces a una carpeta compartida que tenga el cambio de nombre automático habilitado, Dropbox para Salesforce actualizará los nombres de los registros para todos los miembros de la carpeta compartida.
  • El cambio de nombre automático solo se puede configurar para objetos estándar.

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Configurar la seguridad

Los administradores de Salesforce pueden configurar Dropbox para Salesforce para seguir su modelo de seguridad de Salesforce existente.

Dropbox para Salesforce no sigue el modelo de seguridad de Salesforce de forma predeterminada, lo que significa que cuando compartas la carpeta de documentos de Salesforce, estarás compartiendo todo el contenido de la carpeta. No obstante, Dropbox para Salesforce se adapta al permiso elegido para compartir:

  • Si se elige Read only (Solo lectura), el usuario solo puede ver los archivos.
  • Si se selecciona Read / Write (Lectura/Escritura), el usuario puede añadir, ver, eliminar y restaurar archivos.

Sigue estas instrucciones para configurar la seguridad.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  3. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  4. Marca la casilla Follow Salesforce Sharing (Seguir uso compartido de Salesforce) junto a los objetos que quieres habilitar.
  5. Haz clic en Save (Guardar).
    • Una vez hecho esto, se creará una carpeta privada de documentos de Salesforce que solo el propietario del registro podrá ver.

Notas:

  • Los nuevos ajustes de seguridad no son retroactivos: las carpetas creadas antes de los cambios realizados en tus ajustes de seguridad no siguen las nuevas reglas de seguridad.

Si decides no habilitar la opción predeterminada "Follow Salesforce Sharing" (Seguir uso compartido de Salesforce):

  • Los nuevos archivos se añadirán a la carpeta "Salesforce Documents" (Documentos de Salesforce) en la cuenta utilizada para configurar Dropbox para Salesforce. (Si no estás seguro de qué cuenta está conectada con Salesforce, dirígete a la pestaña de opciones de Dropbox. En la parte superior de la pantalla, debajo de "Dropbox Connection Settings" (Configuración de conexión de Dropbox), podrás ver qué cuenta se conectó primero).
    • La carpeta "Salesforce Documents" (Documentos de Salesforce) se tendrá que compartir con el equipo.
    • De este modo, todo el contenido de Salesforce estará disponible para los usuarios de Dropbox para Salesforce.

Si decides habilitar "Follow Salesforce Sharing" (Seguir uso compartido de Salesforce):

  • Los archivos nuevos se añadirán a la carpeta "Private Salesforce Documents" (Documentos privados de Salesforce) en la cuenta de Dropbox donde se encuentre el registro de objeto en Salesforce.
    • Solo los usuarios de Salesforce que tengan acceso al objeto de Private Salesforce (objeto privado de Salesforce) verán el contenido de Dropbox a través de la integración de Dropbox para Salesforce.

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Restringir el acceso solo a tu equipo

Los administradores de Salesforce pueden gestionar la forma en que el usuario de Salesforce conecta Dropbox a Salesforce especificando un nombre de equipo de Dropbox Business.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  3. Desplázate hasta la sección Dropbox Business y haz clic en Restrict login to Business accounts (Restringir conexión a cuentas de empresa).
  4. Haz clic en Edit (Editar).
  5. En Dropbox Business Access (Acceso para Dropbox Business), marca la casilla Team Members Only (Solo los miembros del equipo).
  6. Haz clic en Save (Guardar).

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Otorgar acceso a los usuarios de Salesforce

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Administration (administración), haz clic en Users (usuarios).
  4. Haz clic en Profiles (Perfiles).
  5. Haz clic en el nombre del perfil que quieres editar.
  6. Desplázate hasta Enabled Visualforce Page Access (Acceso a páginas de Visualforce habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  7. Selecciona todas las páginas que empiecen por “Dropbox_for_SF”.
  8. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  9. Haz clic en Save (Guardar).
  10. En la página de perfil en la que has estado trabajando, desplázate hasta la sección Enabled Apex Class Access (Acceso a la clase de Apex habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  11. Selecciona todas las clases que empiecen por Dropbox_for_SF.
  12. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  13. Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. Ve a la sección Administer (Administrar) en la columna izquierda y haz clic en Manage Users (Administrar usuarios).
  4. Haz clic en Profiles (Perfiles).
  5. Haz clic en el nombre del perfil que quieres editar.
  6. Desplázate hasta Enabled Visualforce Page Access (Acceso a páginas de Visualforce habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  7. Selecciona todas las páginas que empiecen por “Dropbox_for_SF”.
  8. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  9. Haz clic en Save (Guardar).
  10. En la página de perfil en la que has estado trabajando, desplázate hasta la sección Enabled Apex Class Access (Acceso a la clase de Apex habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  11. Selecciona todas las páginas que empiecen por wbdbox.
  12. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  13. Haz clic en Save (Guardar).

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Crear tu propia estructura de nombres de carpeta

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas que refleje tu configuración de Salesforce en Dropbox. No obstante, los administradores pueden modificar la estructura predeterminada o las convenciones de nomenclatura de las carpetas creadas por objeto.

La convención de nomenclatura estándar de los objetos de contacto es Nombre, Apellidos, aunque se puede cambiar el orden a Apellidos, Nombre. Si aplicas este cambio, la nomenclatura se configurará como hayas elegido durante su creación.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
  4. Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
  5. Elige el objeto que deseas editar.
  6. Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
  7. Haz clic en New (Nueva).
  8. En Data Type (Tipo de datos), selecciona Formula (Fórmula).
  9. Haz clic en Next (Siguiente).
  10. Escribe "custom Dropbox Path" (ruta de Dropbox personalizada) en el cuadro Field Label (Etiqueta de campo).
  11. Introduce “Custom_Dropbox_Path" (Ruta_de_Dropbox_personalizada) en el cuadro Field Name (Nombre de campo).
  12. Selecciona Text (Texto) en Formula Return Type (Tipo de respuesta a fórmula) y haz clic en Next (Siguiente).
  13. Introduce tu fórmula y haz clic en Next (Siguiente).
  14. Selecciona el cuadro Visible junto a los perfiles a los que quieres conceder acceso de edición.
  15. Haz clic en Next (Siguiente).
  16. Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Customize (Personalizar).
  4. Selecciona Contacts(Contactos).
  5. Haz clic en Fields (Campos).
  6. Desplázate hasta la lista Contact Custom Fields & Relationships (Relaciones y campos personalizados de contactos) y haz clic en New (Nuevo).
  7. En Data Type (Tipo de datos), selecciona Formula (Fórmula).
  8. Haz clic en Next (Siguiente).
  9. Escribe "custom Dropbox Path" (ruta de Dropbox personalizada) en el cuadro Field Label (Etiqueta de campo).
  10. Introduce “Custom_Dropbox_Path" (Ruta_de_Dropbox_personalizada) en el cuadro Field Name (Nombre de campo).
  11. Selecciona Text (Texto) en Formula Return Type (Tipo de respuesta a fórmula) y haz clic en Next (Siguiente).
  12. Introduce tu fórmula y haz clic en Next (Siguiente).
  13. Selecciona el cuadro Visible junto a los perfiles a los que quieres conceder acceso de edición.
  14. Haz clic en Next (Siguiente).
  15. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Estos cambios no son retroactivos, solo se aplican a nuevas carpetas.
  • Puedes usar este proceso con todos los objetos estándar y personalizados. También puedes añadir campos, texto, números o fechas para personalizar aún más tus rutas de carpeta.

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Añadir Dropbox a Formatos de publicador

Puedes permitir el acceso a la interfaz de Dropbox en Chatter. Para ello, solo tienes que añadir Dropbox como acción rápida en Formato de publicador.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
  3. En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en User Interface (Interfaz de usuario).
  4. Haz clic en Acciones globales.
  5. Haz clic en Formatos de publicador.
  6. Elige el objeto que deseas editar.
  7. Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
  8. En la columna Acciones, haz clic en Editar junto a la entrada de Formato de publicador.
  9. Arrastra y suelta Dropbox desde la sección Acciones rápidas en la sección Formato de publicador .

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en Acciones globales.
  5. Haz clic en Formatos de publicador.
  6. En la columna Acciones, haz clic en Editar junto a la entrada de Formato de publicador.
  7. Arrastra y suelta Dropbox desde la sección Acciones rápidas en la sección Formato de publicador .

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