Dropbox para Salesforce: configuración de administración avanzada

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Secciones en este artículo:

Configurar la seguridad

Los administradores de Salesforce pueden configurar Dropbox para Salesforce para seguir su modelo de seguridad de Salesforce existente.

Dropbox para Salesforce no sigue el modelo de seguridad de Salesforce de forma predeterminada, lo que significa que cuando compartas la carpeta de documentos de Salesforce, estarás compartiendo todo el contenido de la carpeta. No obstante, Dropbox para Salesforce se adapta al permiso elegido para compartir
:

  • Si se elige Read only (Solo lectura), el usuario solo puede ver los archivos.
  • Si se selecciona Read / Write (Lectura/Escritura), el usuario puede añadir, ver, eliminar y restaurar archivos.

Configura la seguridad ahora:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En el menú desplegable, haz clic en Dropbox.
  3. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  4. Marca la casilla Follow Salesforce Sharing (Seguir uso compartido de Salesforce) junto a los objetos que quieres habilitar.
  5. Haz clic en Save (Guardar).
    • Una vez hecho esto, se creará una carpeta privada de documentos de Salesforce que solo el propietario del registro podrá ver.

Notas:

  • Los nuevos ajustes de seguridad no son retroactivos: las carpetas creadas antes de los cambios realizados en tus ajustes de seguridad no siguen las nuevas reglas de seguridad.

Crear subcarpetas

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas mediante carpetas de plantillas. Estas carpetas vinculan tus registros de Salesforce a las carpetas de tu Dropbox.

Las carpetas que crea Dropbox para Salesforce estarán vacías de manera predeterminada, pero si quieres que contengan estructuras de subcarpetas propias, la función de carpeta de plantillas lo hará por ti.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Comprueba la dirección de correo electrónico asociada a Dropbox para Salesforce.
    • Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox) en tu cuenta de Salesforce y verás la dirección de correo electrónico.
  3. En dropbox.com, abre la carpeta de documentos de Salesforce .
  4. Haz clic en el nombre de la carpeta del objeto con el que quieras trabajar.
  5. Crea una carpeta nueva y llámala plantilla.
  6. Crea la estructura que quieras añadiendo archivos y carpetas en la carpeta plantilla.
  7. En Salesforce, haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  8. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  9. Marca la casilla Enable Templates (Habilitar plantillas) junto al objeto con el que quieras trabajar.
  10. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Las carpetas de plantillas no son retroactivas. Las estructuras de carpetas creadas antes de la nueva estructura de carpetas de plantillas configurada no se verán afectadas.
  • Para activar la generación de la plantilla en un registro, añade un archivo a la carpeta de Dropbox del registro en la carpeta Salesforce Documents de tu Dropbox.

Habilitar el cambio de nombre automático

De forma predeterminada, cambiar el nombre de un registro de Salesforce no cambiará la carpeta en tu Dropbox. No obstante, puedes habilitar el cambio de nombre automático si lo prefieres. El cambio de nombre automático garantiza que, al cambiar el nombre de una carpeta de Dropbox para Salesforce, se cambie también el nombre de la carpeta de Dropbox.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En el menú desplegable de opciones, haz clic en Dropbox.
  3. Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  4. Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
  5. Haz clic en Rename (Cambiar nombre) junto a los objetos en los que quieras habilitar el cambio de nombre automático.
  6. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Si perteneces a una carpeta compartida que tenga el cambio de nombre automático habilitado, Dropbox para Salesforce actualizará los nombres de los registros para todos los miembros de la carpeta compartida.

Restringir el acceso solo a tu equipo


Los administradores de Salesforce pueden gestionar la forma en que el usuario de Salesforce conecta Dropbox a Salesforce especificando un nombre de equipo de Dropbox Business.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. En el menú desplegable de opciones, haz clic en Dropbox.
  3. Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
  4. Desplázate hasta la sección Dropbox Business y haz clic en Restrict login to Business accounts (Restringir conexión a cuentas de empresa).
  5. Haz clic en Edit (Editar).
  6. En Dropbox Business Access (Acceso para Dropbox Business), marca la casilla Team Members Only (Solo los miembros del equipo).
  7. Haz clic en Save (Guardar).

Crear tu propia estructura de nombres de carpeta

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas que refleje tu configuración de Salesforce en Dropbox. No obstante, los administradores pueden modificar la estructura predeterminada o las convenciones de nomenclatura de las carpetas creadas por objeto.

La convención de nomenclatura estándar de los objetos de contacto es Nombre, Apellidos, aunque se puede cambiar el orden a Apellidos, Nombre . Si aplicas este cambio, la nomenclatura se configurará como hayas elegido durante su creación.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Customize (Personalizar).
  4. Selecciona Contacts(Contactos).
  5. Haz clic en Fields (Campos).
  6. Desplázate hasta la lista Contact Custom Fields & Relationships (Relaciones y campos personalizados de contactos) y haz clic en New (Nuevo).
  7. En Data Type (Tipo de datos), selecciona Formula (Fórmula).
  8. Haz clic en Next (Siguiente).
  9. Escribe "custom Dropbox Path" (ruta de Dropbox personalizada) en el cuadro Field Label (Etiqueta de campo).
  10. Introduce “Custom_Dropbox_Path" (Ruta_de_Dropbox_personalizada) en el cuadro Field Name (Nombre de campo).
  11. Selecciona Text (Texto) en Formula Return Type (Tipo de respuesta a fórmula) y haz clic en Next (Siguiente).
  12. Introduce tu fórmula y haz clic en Next (Siguiente).
  13. Selecciona el cuadro Visible junto a los perfiles a los que quieres conceder acceso de edición.
  14. Haz clic en Next (Siguiente).
  15. Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

  • Estos cambios no son retroactivos, solo se aplican a nuevas carpetas.
  • Puedes usar este proceso con todos los objetos estándar y personalizados. También puedes añadir campos, texto, números o fechas para personalizar aún más tus rutas de carpeta.

Añadir Dropbox a Formatos de publicador

Puedes permitir el acceso a la interfaz de Dropbox en Chatter. Para ello, solo tienes que añadir Dropbox como acción rápida en Formato de publicador:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en Acciones globales.
  5. Haz clic en Formatos de publicador.
  6. En la columna Acciones, haz clic en Editar junto a la entrada de Formato de publicador.
  7. Arrastra y suelta Dropbox desde la sección Acciones rápidas en la sección Formato de publicador .

Desinstalar Dropbox para Salesforce

Puedes desinstalar Dropbox para Salesforce cuando quieras. Si has vinculado Dropbox para Salesforce a diseños de página, o has creado activadores o páginas personalizadas de Visualforce, deberán eliminarse antes de realizar la desinstalación.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Restablece Dropbox para Salesforce.
  3. Inicia sesión en el sitio web de Dropbox.
  4. Elimina la carpeta de documentos de Salesforce.
  5. Vuelve al sitio web de Salesforce y haz clic en Setup (Configurar).
  6. En la sección Build (Crear), haz clic en Installed Packages (Paquetes instalados).
  7. Busca Dropbox para Salesforce y haz clic en Uninstall (Desintalar).
    • Elige si deseas guardar temporalmente una copia de los datos de la aplicación de Dropbox para Salesforce (durante 48 horas).
  8. Sigue las instrucciones que aparecerán en la pantalla y, a continuación, haz clic en Uninstall (Desinstalar).

Habilitar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile

Para usar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile, primero tienes que añadir una tarjeta móvil al diseño de página.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En Build (Crear), haz clic en Customize (Personalizar).
  4. Haz clic en Contacts (Contactos).
  5. En Contacts (Contactos), haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
  6. Junto a Contact Layout (Diseño de contacto), haz clic en Edit (Editar).
  7. Desplázate hasta Mobile Cards (Salesforce1 only) (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles, solo Salesforce1).
  8. En el cuadro de configuración de la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
  9. Arrastra y suelta Dropbox for Salesforce – Mobile en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) .
  10. Haz clic en Save (Guardar).

A continuación, puedes poner los objetos personalizados a disposición de Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero tendrás que habilitar esta función cuando configures la página de Visualforce. Sigue estos pasos para que se puedan ver tus objetos personalizados:

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En App Setup (Configuración de la aplicación), haz clic en Develop (Desarrollar).
  4. Haz clic en Pages (Páginas).
  5. Haz clic en New (Nueva).

A continuación, crea la página de Visualforce:

  1. Asigna a tu página una etiqueta y un nombre.
  2. Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps (Disponible para aplicaciones móviles).
  3. Copia y pega el código mostrado a continuación y reemplaza el texto insert API name con tu nombre para la API del objeto, como:
  4. "<apex:page standardController=“insert API name” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
    <Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
    
  5. Haz clic en Save (Guardar).
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