Ver la actividad del equipo con el registro de actividad de Dropbox

En el panel de la consola de administración, puedes encontrar información sobre cómo tu equipo utiliza Dropbox, incluido lo siguiente:

  • Miembros activos: el número de miembros de equipo que han realizado una acción en los últimos 28 días, como acceder a una cuenta o añadir, editar, visualizar o compartir archivos.
  • Almacenamiento: la cantidad de espacio de almacenamiento total usada por tu equipo.
  • Enlaces creados: el número de enlaces compartidos creados por tu equipo.
  • Carpetas compartidas activas: el número de carpetas compartidas con al menos dos miembros y que hayan tenido actividad durante los últimos 28 días.
  • Dispositivos activos: el número de ordenadores y dispositivos móviles conectados a cuentas de Dropbox de miembros del equipo y que hayan tenido actividad durante los últimos 28 días.

Secciones en este artículo:

Cómo ver la actividad del equipo

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Panel.
  4. Encima del gráfico, usa los menús desplegables para elegir el tipo de datos y el periodo de tiempo (la última semana, el último mes o los últimos seis meses) que quieres ver.

Puedes situar el cursor sobre un área o línea de color en el gráfico para ver las estadísticas de un periodo de tiempo específico.

Notas sobre la actividad de equipo:

  • Los datos de uso están disponibles desde agosto de 2014 o desde que el equipo empezara a utilizar Dropbox.
  • Es posible que aparezca un mensaje de "en proceso" al intentar ver fechas para las que aún estamos procesando datos.
  • Si tu equipo de Dropbox Business es nuevo, tus gráficos estarán vacíos porque aún no hay datos que mostrar.
  • Si quieres ver más actividad detallada sobre tu equipo, puedes ver la actividad compartida del equipo.

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Cómo crear un informe de registro de actividad

Los administradores de equipo y de gestión de usuarios pueden crear informes de registro de actividad para su equipo.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en la pestaña Actividad.
  4. Elige información relevante para filtrar los resultados. Puedes filtrar:
    • Por actividad: utiliza el menú desplegable para explorar actividades y filtra la lista por un tipo específico de actividad
    • Por periodo específico: introduce un rango de fechas concreto en el campo Fecha para ver acciones que se realizaron durante un periodo de tiempo específico
    • Por miembro: para ver la actividad reciente de un miembro en concreto del equipo, haz clic en Miembros y, a continuación, introduce el nombre de la persona
    • Por archivo o carpeta: al buscar por palabra clave, se exploran los nombres de archivos o carpetas o la ubicación donde se guardaron
  5. Haz clic en Crear informe.

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¿Qué puedo ver en los registros de actividad?

Cada entrada del registro de actividad muestra:

  • Fecha y hora: la fecha y la hora exactas en que se produjo una acción
  • Miembro: el miembro que inició la acción
  • Actividad: detalles de la propia actividad
  • Ubicación: la ubicación desde la que el usuario inició la acción y la dirección IP del dispositivo que utilizó

En general, las acciones de los miembros del equipo aparecen en los registros de actividad en unas horas. Como mucho podrían tardar veinticuatro horas.

En función del plan de Dropbox Business que tengas, puedes tener algunas o todas las actividades siguientes disponibles en los registros de actividad:

  • Archivos: todas las actividades relacionadas con los archivos, como añadir, modificar, mover y eliminar archivos
  • Uso compartido:todas las acciones relacionadas con el uso compartido, como enviar un enlace a un archivo, unirse a una carpeta o compartir un archivo o carpeta de un miembro del equipo
  • Contraseñas: un miembro del equipo cambia su ajuste de la verificación en dos pasos o contraseña.
  • Grupos: un administrador crea un grupo o ajusta la pertenencia de un grupo.
  • Miembro: alguien se une al equipo o se elimina del mismo.
  • Inicios de sesión: un miembro del equipo accede o no consigue acceder a dropbox.com.
  • Acciones de administración: tú u otro administrador cambiáis la configuración en la Consola de administración, como, por ejemplo, los permisos de las carpetas compartidas.
  • Aplicaciones: un miembro del equipo vincula una aplicación de terceros a su cuenta de Dropbox.
  • Dispositivos: un miembro del equipo vincula un ordenador o dispositivo móvil a su cuenta de Dropbox.
  • Paper: todas las acciones relacionadas con Paper, como compartir documentos de Paper propiedad de los miembros del equipo y la configuración de Paper de todo el equipo.

Si eres administrador de un equipo en un plan Advanced o Enterprise de Dropbox Business, puedes crear un informe de registro de actividad más detallado que muestre la actividad archivo por archivo. Puedes utilizar estos informes para investigar y solucionar problemas, como eliminaciones de archivos accidentales.

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Cómo exportar el registro de actividad

Es posible exportar los resultados de una vista filtrada. En particular puedes:

  • Copiar y pegar resultados filtrados en Excel
  • Enviar una URL de los resultados filtrados a otro administrador
  • Hacer clic en una actividad concreta y añadirla como filtro para un uso futuro

Nota: los resultados filtrados no aparecen incompletos en el navegador. Es decir, puedes desplazarte hacia abajo en tu navegador para ver actividades más antiguas.

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Cómo utilizar los registros de actividad para encontrar archivos eliminados

Hay dos cosas que considerar al buscar un archivo eliminado:

  • Nombre del archivo
  • La carpeta en la que se encontraba el archivo

Si se elimina un único archivo, solo tienes que buscar el nombre del archivo. Si has intentado buscar un archivo pero no lo encuentras, piensa si el archivo se encontraba en una carpeta eliminada.

Si eliminas una carpeta también se eliminan todos los archivos que contiene. Sin embargo, los nombres de esos archivos eliminados no aparecen en los registros de actividad, sino solo el nombre de la carpeta.

Para encontrar un archivo que se encontraba en una carpeta eliminada, busca el nombre de la ruta de la carpeta en el registro de actividad. Por ejemplo: /Marketing/2016/03/01/Project_1.docx.

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¿Por qué veo "Asistencia de Dropbox" o "Sistema de Dropbox" en mi página de actividad?

Dropbox puede actualizar tu cuenta de forma excepcional. Para los administradores de Dropbox Business, estas entradas aparecen en la página Actividad en la Consola de administración. En concreto, los administradores pueden ver una de las opciones siguientes:

  • Asistencia de Dropbox Si te has puesto en contacto con nuestro equipo de asistencia, las acciones que realicemos aparecerán en la página Actividad atribuidas a "Asistencia de Dropbox". Estas acciones pueden incluir invitar o eliminar a miembros del equipo, o invitar al conjunto original de administradores de tu equipo. Sin embargo, el equipo de asistencia de Dropbox no realiza ninguna acción en tu cuenta a menos que esté autorizado para ello.
  • Sistema de Dropbox El sistema de Dropbox podría actualizar tu cuenta de forma excepcional para mantenerla actualizada en cuanto a los nuevos productos de Dropbox. Las acciones que realizamos aparecen en la página Actividad atribuidas a "Sistema de Dropbox". Entre las acciones se incluyen cambiar de nombre o mover carpetas de equipo, o comprobar que tu cuenta de Dropbox Business esté actualizada con los nuevos productos. De lo contrario, "Sistema de Dropbox" no hace nada en tu cuenta a menos que esté autorizado para ello.

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