Crea y organiza el espacio de tu equipo

Es hora de configurar carpetas para facilitar que todo el mundo encuentre lo que busca. En esta guía encontrarás prácticas recomendadas y unos cuantos ejemplos para que puedas crear un lugar simple y organizado en el que guardar los archivos de tu equipo.

Averigua cómo funciona tu equipo

Antes de empezar a crear carpetas, tómate tu tiempo para comprender los flujos de trabajo de tu equipo. Crear una estructura escalable y una nomenclatura para tu equipo se traducirá en un ahorro de trabajo de mantenimiento a largo plazo. Hazte estas preguntas:

  • ¿Suelen trabajar tus usuarios de forma independiente o en equipo?
  • Respecto a los archivos, ¿suelen trabajar en ellos una sola persona o con varios usuarios los que contribuyen editando?
  • ¿Tienes planeado compartir a menudo los archivos con personas externas al equipo de Dropbox Business?
  • Si Dropbox reemplaza a un sistema anterior, ¿quieres copiar la estructura de carpetas?
  • ¿Cómo prefieren agrupar los archivos los diferentes departamentos?

Configura grupos para simplificar el uso compartido

Los Grupos te permiten compartir carpetas con una lista preseleccionada de personas al momento. Puedes configurar un grupo para cualquier departamento cuyos miembros suelan compartir archivos entre ellos. Lo bueno de los grupos es que te permiten compartir carpetas rápidamente con un departamento en vez de tener que invitar a los miembros a que se unan uno a uno. A medida que se van uniendo nuevos miembros, al añadirlos automáticamente a los grupos les concedes acceso a las carpetas compartidas de su departamento.

Crear una carpeta nueva en el espacio del equipo compartido con un grupo de Desarrollo de negocio.

Organízate mejor con nombres de carpeta estandarizados

Una vez que estableces tu estructura y grupos, habla con tu equipo sobre cómo deberían llamarse los archivos y carpetas. Establecer una nomenclatura efectiva facilitará que todo el mundo encuentre lo que busca, especialmente a medida que vaya creciendo el número de archivos en tu espacio de equipo. Echa un vistazo a estos consejos:

  • Las carpetas mensuales deberían nombrarse en formato AAAA-MM, de forma que aparezcan en orden cronológico.
  • Si organizas por cliente, y utilizáis códigos de cliente en tu empresa, utilizar el código como prefijo en el nombre de la carpeta de cada uno de ellos facilitará que todo el mundo encuentre lo que busca.
Haz clic en la subcarpeta de marketing, cambia el nombre a la carpeta superior para que se llame Diseño, arrastra hasta ella dos archivos

Gestiona quién ve cada archivo

Las carpetas creadas en tu espacio de equipo son visibles para todos los miembros, pero eso no implica que todo el mundo tenga acceso a ellas. Desde la Consola de administración, los administradores pueden añadir o eliminar a personas y grupos de las carpetas y elegir si quieren que las carpetas puedan editarse o sean de solo lectura.

Haz clic en Gestionar para ver quién tiene acceso a la carpeta y para añadir miembros con acceso de lectura o edición.

Utiliza las carpetas para controlar el acceso

La carpeta azul con el icono de edificio

Carpeta del equipo

Esta se comparte automáticamente con todos los miembros, pero puedes controlar quién tiene acceso de lectura o edición y compartirla con personas externas al equipo.

La carpeta azul con el icono de menos

Carpeta limitada

Estas carpetas se crean cuando invitas a personas específicas o a grupos a una carpeta que esté ubicada dentro del espacio del equipo. Solo las personas o los grupos que tú decidas pueden ver o editar el contenido.

Carpeta morada con el icono de una persona

Carpeta del miembro del equipo

​​Cada miembro del equipo tiene una carpeta con contenido que es privado de forma predeterminada. Estas carpetas llevan el nombre del usuario, y son ellos los que pueden decidir si compartir archivos y carpetas dentro de las mismas.

Carpeta azul con el icono de dos personas

Carpeta compartida

Esto permite a los usuarios compartir contenido en su carpeta de miembro. Cuando se les invita, los usuarios pueden añadir contenido a su carpeta de miembro para mantenerla privada, o bien a una carpeta de equipo para mantener a los demás al día.

El mantenimiento de tu espacio de equipo

Estos consejos te resultarán muy útiles una vez que hayas invitado a los miembros y conseguido que estos añadan contenido al espacio de equipo:

  • Mueve los proyectos completados a las carpetas de archivado. Después, aprovecha laSincronización inteligente de Dropbox para marcarlas como "Solo en línea" y liberar espacio de los discos duros de los miembros del equipo.
  • Los administradores pueden iniciar sesión como un miembro del equipo para acceder a los permisos de cualquiera de las carpetas que el usuario haya compartido.
  • Actualiza la pertenencia a los grupos cuando los usuarios cambian de equipo.
  • Revoca el acceso a los datos de la empresa  suspendiendo o borrando a miembros del equipo que hayan dejado la empresa. 
Marca varios archivos y selecciona Sincronización inteligente > Solo en línea, de forma que no ocupen espacio en el disco duro.

Veámoslo con un ejemplo

Aquí hay una estructura de carpetas inspirada por los ejemplos compartidas por los clientes de Dropbox Business. Los iconos azules de persona son miembros del equipo, mientras que los iconos grises de persona se corresponden con profesionales externos.

Jerarquía de carpetas para toda la empresa con carpetas organizadas por departamento, clientes y proyectos, que muestra quién tiene acceso a qué